Alle Maßnahmen innerhalb der Organisationsstruktur der REFLECTS GmbH, inklusive der Nachhaltigkeit,  werden von der Leitungsebene des Unternehmens verantwortet und getragen. Unternehmens- und Markenleitlinie bilden den Grundstein für zukunftsfähiges Handeln und beziehen den Aspekt der Nachhaltigkeit nachdrücklich mit ein. Stakeholder werden in Veränderungsprozesse integriert und die Ergebnisse aus Befragungen, Prozessen und Entwicklungen in strategischen Entscheidungen implementiert. Damit wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess in Gang gesetzt, der die Unternehmensführung zu stetiger Überprüfung der durchgeführten Maßnahmen z.B. durch Ermittlung wesentlicher Kennzahlen, veranlasst.

Mitarbeitende werden zu einem regelmäßigen Jour Fixe über relevante Maßnahmen und Veränderungen informiert und können ihren Beitrag z.B. über die eingerichtete Umwelt-E-Mail-Adresse, in Meetings oder in Workshops oder in Teamarbeit zu Einzelprojekten leisten.  Kunden werden im Rahmen von Produktpräsentationen mit nachhaltigen Maßnahmen und Vorhaben vertraut gemacht. Insbesondere auf Messen wird aktiv auf das Engagement der REFLECTS GmbH hingewiesen. Anregungen von Kundenseite werden aufgenommen und engagiert in die eigenen Bemühungen übertragen. So z.B. die Bewertung als Lieferant über Integrity Next oder die Zusammenarbeit mit Nature Office.

Für die REFLECTS Ltd. fanden bereits im Vorfeld zur geplanten Bilanzierung Workshops zur CO₂e-Bilanzierung und –Kompensation statt. Im Zuge der ersten Kompensationen arbeitet die REFLECTS GmbH eng mit der REFLECTS Ltd. zusammen, um die Abwicklung über den Anbieter CLP zu ermöglichen. Nicht zuletzt findet umfangreiche Öffentlichkeitsarbeit in der Presse, auf Social Media-Kanälen und über die eigene Website statt, um für das Thema Nachhaltigkeit zu werben und Aufmerksamkeit zu generieren. Darüber hinaus spielen gesetzliche Vorgaben eine nicht unmaßgebliche Rolle, wenn es um die Frage der Verantwortung innerhalb des Unternehmens geht. An uns herangetragen werden können solche Anforderungen entweder vom Gesetzgeber selbst oder von Institutionen wie der Fachkraft für Arbeitssicherheit, dem Brandschutzbeauftragten, Feuerwehren, Versicherungen oder anderen Stakeholdern. Selbstverständlich halten wir uns an alle Vorgaben und sorgen für die Implementierung von Gesetzen und Richtlinien in unsere Abläufe. Für 2022 haben wir uns außerdem vorgenommen, einen Code of Conduct zu entwickeln. Auch die Nachhaltigkeitsberichterstattung im Rahmen des Deutschen Nachhaltigkeitskodex gehört zur Darstellung unternehmerischer Verantwortung.

Den Rahmen für die Einhaltung unserer Nachhaltigkeitsstrategien bilden:

1. Unser Unternehmens- und Markenleitbild
2. Unsere Umwelt-Leitlinien im Rahmen des Ökoprofit-Umweltmanagements
3. Unsere Richtlinien gegen Korruption
4. Unser Qualitäts- und Risikomanagement
5. Gesetzliche Vorgaben und –bestimmungen
6. Arbeits- und Betriebsanweisungen
7. Workshops und Informationsveranstaltungen

Zukünftig gehören auch ein Code of Conduct sowie eine Health and Safety Policy zu den Dokumenten, die unsere Werte, Grundsätze und Regeln und Prozesse definieren und kommunizieren werden. Umgesetzt wird die Erstellung beider Dokumente für das Jahr 2022.

Nachhaltigkeit ist in allen Bereichen des unternehmerischen Tuns von Belang. Unser Unternehmens- und Markenleitbild definiert unsere Vision, Mission und Positionierung im Markt. Sie benennt unsere Werteebenen, Kompetenzfelder und Erfolgsfaktoren.

Das Unternehmens- und Markenleitbild ist ein strategisches Papier, welches die wesentlichen Strategien, Handlungen und Kompetenzen des Unternehmens richtungsweisend fixiert. Es hat das Ziel, die Entwicklung vom vergleichbaren Unternehmen zur unverwechselbaren Marke zu gewährleisten.

In der Vision beschreiben wir, wo wir als Unternehmen in den nächsten Jahren stehen möchten. Sie bildet die Leitidee und erzeugt das Unternehmensbild. In der Mission haben wir festgelegt, auf welche Art und Weise für die Vision erreichen wollen. Sie schlägt somit die Brücke zwischen der Vision und dem operativen Geschäft. In der Positionierung beschreiben wir, wie die Handlungsfelder des Unternehmens ausgerichtet werden, differenzieren uns gegenüber dem Wettbewerb und bieten darüber hinaus einen hohen Kundennutzen. Im Unternehmens- und Markenleitbild werden außerdem die Werteebenen (Sachlich-funktional, emotional, ästhetisch-kulturell und ethisch-ideell) beschrieben.

Das Leitbild beschreibt den zukünftigen Weg des Unternehmens detailliert. Es berücksichtigt die Erwartungen der Stakeholder, die eigenen Möglichkeiten und die des Wettbewerbs. Es gibt den handelnden Personen innerhalb des Unternehmens einen Rahmen und unterstützt sie bei der täglichen Arbeit. Es sorgt für Transparenz nach innen und für ein professionelles Bild nach außen.

Die Vision: Wir machen uns auf, der anerkannteste und nachhaltigste Multispezialist innerhalb der Werbeartikelbranche zu werden. Wir sind Heimat definierter Produktgruppen und Produktmarken, die durch Professionalität auf allen Ebenen überzeugen.

Die Mission: Unsere Produktgruppen sind liebevoll inszeniert und unsere Produktmarken definiert. Unter Aspekten der Qualität, Design, Nutzen, Preisleitungsverhältnis und Nachhaltigkeit über das flankierende Serviceangebot wie z.B. Veredelung, Konfiguration und optimierte Verpackung begeistern sie weltweit interessierte Werbeartikelkunden. In der zentralen Betrachtung stehen bei uns der Mensch, Maschine, Prozesse, Profitabilität und Nachhaltigkeit. Als verantwortlich handelndes Unternehmen streben wir nach maximaler Mitarbeitenden- und Kundenzufriedenheit. Wir begreifen Mitarbeitende, Lieferanten, Kunden und andere Stakeholder als eine Wertefamilie, die es zu pflegen und erhalten gilt. Als mittelständiges, familiengeführtes Unternehmen, mit internationaler Ausrichtung, setzen wir uns stets ambitionierte Ziele in den Bereichen Flexibilität, Ziel- und Lösungsorientiertheit, der Produkt- und Prozessentwicklung sowie der optimalen technischen Unterstützung.

Die Positionierung: Mit unseren Marken RETUMBLER®, REEVES®, RETIME® & RE98 und Specials“, konzentrieren wir uns inzwischen auf wenige, bewusst ausgewählte Produktgruppen. Unsere Artikelpalette wurde von über 2000 Produkten auf 350 Kernprodukte reduziert. Wir bieten Sortimente an, die hoch attraktiv sind, nachhaltige Lösungen wie Konfigurations- und Verpackungsmodelle sowie einzigartigen Service bereitstellen und von einer optimalen Kundenbetreuung begleitet werden. Wir unterstützen die Verkäufe unserer Kunden besser durch ausgefeilte und individuelle Trademarketingkonzepte. Wir setzen Akzente bei der Digitalisierung und bieten ausgefeilte Kundenservices und –bindungsinstrumente an. Wir erzeugen in Hinblick auf Fragen der Nachhaltigkeit (Langlebigkeit der Produkte, Umwelt, CSR und Ökonomie) ein schlüssiges Gesamtbild und haben einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess etabliert. Wir präsentieren unser Unternehmen, unsere Produkte und Services durch gezieltes Marketing und PR professionell.

 
Unsere Umweltleitlinien sind eine das Unternehmens- und Markenleitbild ergänzende Erklärung über die Unternehmensziele hinsichtlich der Bewahrung der Umwelt.

Wir unterstützen und fördern unsere Mitarbeitenden, entlohnen sie fair und gleichberechtigt und treiben ihre Entfaltung innerhalb des Unternehmens voran.

Mit Januar 2022 beginnt die REFLECTS GmbH zur Vermeidung von Emissionen zum Beispiel damit, CO2e am Standort jeweils rückblickend für ein ganzes Jahr innerhalb definierter Systemgrenzen zu evaluieren und die ermittelten Werte zu kompensieren. Die Reflects GmbH integriert in die Berechnung alle Transporte ab Lieferant zu REFLECTS und auch die von dort zum Kunden. Für UPS-Sendungen wurde ergänzend ein Vertrag für das Programm UPS carbon neutral shipping geschlossen, der ab 1. Januar 2022 gilt. Für zunächst acht Highlight-Produkte erstellt die REFLECTS eine Bilanz über Climate Partner nach Greenhouse Gas Protocol und „Cradle-to-customer plus End-of-Life“ und ergänzt sukzessive die gesamte Produktpalette. Das Ziel: Bis 2023 alle Artikel zu erfassen. Enthalten sind die Emissionen von Rohstoffen, Verpackung, Ein- und Ausgangslogistik, Strom- und Wärmeverbrauch, Entsorgung und Gemeinemissionen. Das Unternehmen nutzt zur Ermittlung der CO2e-Zahlen für den Standort das Qualifizierungsprogramm Ökoprofit sowie das EcoCockpit der Energieeffizienzagentur NRW, das auf Basis des Greenhouse Gas Protocol und nach Ansatz „Cradle to gate“ berechnet. Das unterstützte Projekt ist für beide Bilanzierungen (CCF und PCF) die Roaring 40s Wind Farm (Khandke) Private Limited – Phase II das erneuerbare Energie aus Windkraft produziert und für die Standortbilanz des Jahres 2021 das Wasserkraft-Projekt Kemphole Mini Hydel Scheme. Ab 2022 strebt das Unternehmen die Arbeit mit der NatureO-Datenbank von Nature Office an.

• Mehr zu UPS carbon neutral shipping:

• https://about.ups.com/be/en/our-company/governance/carbon-neutral-credentials.html

• Mehr zum Kompensationsprojekt:

• https://cdm.unfccc.int/Projects/DB/DNV-CUK1263981578.63
• https://www.natureoffice.com/klimaschutzprojekte/wasserkraft/Mini-Hydel-Scheme
• https://www.clpgroup.com/en/about/our-business/assets-and-services/india/khandke-wind-farm.html

Außerdem unterhalten wir ein professionelles Qualitäts- und Risikomanagement und

• stellen so die Qualität unserer Produkte sicher (in puncto Verarbeitung und Materialien)
• stellen alle relevanten Unternehmensprozesse sicher und verbessern diese
• beherzigen die sozialen Standards

Wir arbeiten außerdem mit unserem Partner REFLECTS Ltd. in Hongkong zusammen, wenn es um das Monitoring unserer Lieferanten geht.

Wir haben einen Umweltbeauftragten sowie ein Umweltteam mit Fragen der Umwelt betraut. Mitarbeitende können aktiv bei Umweltbelangen mitwirken. Es wurde eigens dafür eine E-Mail-Adresse umwelt@reflects.com eingerichtet.

In unserer Richtlinie gegen Korruption geben wir die Maßgaben vor, die die Verhinderung von Korruption in den geschäftlichen Aktivitäten der REFLECTS GmbH sicherstellen. Die Anti-Korruptionsrichtlinie gilt für die REFLECTS GmbH und ist für sämtliche Führungskräfte, Mitarbeitende, beauftragte Dritte und Repräsentanten der REFLECTS GmbH bindend. Für 2023 ist das Einrichten eines vertraulichen Meldekanals vorgesehen. Bis dahin geschieht die Kommunikation über eine anonymisierte E-Mail-Adresse.

Seit einigen Jahren unterhalten wir ein professionelles Qualitäts- und Risikomanagement. In Asien prüfen wir gemäß AQL unsere Produkte. Außerdem werden sowohl in Asien als auch in Deutschland stichprobenartige Tests zur Prüfung der Verkehrsfähigkeit unsere Produkte durchgeführt.

Gesetzliche Vorgaben und Bestimmungen werden selbstverständlich eingehalten.

Arbeits- und Betriebsanweisungen geben unseren Mitarbeitenden allgemeine Regeln an die Hand, wenn es um die reibungsfreie und teamfördernde Erledigung ihrer Aufgaben geht.

In Workshops und beim Jour Fixe werden Mitarbeitende zum Thema Nachhaltigkeit informiert. Auch unser Partner REFLECTS Ltd. wird in Workshops über Hintergründe zum Thema Nachhaltigkeit eingebunden.

Die Kontrolle unserer Prozesse erfolgt auf unterschiedlichen Ebenen. Als Indikatoren für Nachhaltigkeit gelten hier vor allem die Daten aus dem Ökoprofit-Tool, über das Kennzahlen im Vergleich zu den Vorjahren erfasst, ausgewertet und für andere Bereiche wie z.B. die CO₂e-Standort-Bilanzierung über das Ecocockpit genutzt werden können. Mittels dieses internen Kennzahlen-Monitoringsystems  haben wir unsere Nachhaltigkeitsbemühungen stets im Blick. Sie bilden außerdem die Grundlage für angedachte Maßnahmen, die im Umweltprogramm eines Jahres niedergelegt werden. In ihnen spiegelt sich der Erfolg von Maßnahmen für den Schwerpunkt Nachhaltigkeit am Standort Köln, die innerhalb eines Jahres durchgeführt wurden.

Darüber hinaus erfassen wir über unsere Arbeit im ASA das Themenfeld Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie über unsere Personalabteilung Personalkennzahlen, die Entwicklung unserer Mitarbeiterzahlen, Fluktuation und Diversität. Im Fokus stehen hier Arbeitsunfälle, bei denen es unser Ziel ist, die Zahl nach wie vor bei Null zu halten, Geschlechter- und Altersverteilung sowie Internationalität.  In jährlichen Mitarbeitenden-Gesprächen gehen wir in den Dialog zu spezifischen Themen und fragen die Mitarbeitenden-Zufriedenheit über SURVIO auch anonymisiert ab. Schulungen und Weiterbildungen erfolgen im Laufe des Jahres sowohl für etablierte Mitarbeitende, als auch für Newcomer. (Siehe auch Leistungsindikatoren 14-16).

Im Bereich Product Compliance und Lieferanten arbeitet das Produktmanagement eng mit unserem Partner in Fernost zusammen (siehe auch  und nutzt zukünfig dabei das Tool Product IP, mit dem eine Überwachung innerhalb des rechtlichen Rahmens zur Produktsicherheit noch einfacher werden wird. (Siehe auch Leistungsindikatoren 10 und 17)

Im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit arbeiten wir mit einem externen Datenschutzbeauftragten zusammen, der uns bei allen Fragen rund um das Thema berät und unterstützt und Schulungen im Hause durchführt.

Handlungsfeld Betrieblicher Umweltschutz:

Über das Ökoprofit-Tool haben wir die Möglichkeit, umweltrelevante Verbrauchs– und Umweltkennzahlen zu erfassen.  Erfasst werden Zahlen zum Energieverbrauch, Dienstreisen, Mitarbeiteranreise und Fuhrpark, Abfall und Wertstoffe, Wasser und Abwasser und Gefahrstoffe.

 

Beispielhafte Auszüge aus den Inhaltsverzeichnissen von Ökoprofit:                





Eine Umweltbeauftragte und ein Umweltteam kümmern sich um sämtliche Belange zum Thema Umweltschutz und binden die Leitungsebene mit ein.

Für die Ermittlung unserer CO₂e-Emissionen am Standort nutzen wir das EcoCockpit der Effizienzagentur NRW, die Datenbank von Climate Partner für unsere ersten CO₂e-Ermittlungen bei Produkten und ab Frühjahr 2022 die Datenbank NatureO von Nature Office.

https://www.natureoffice.com
https://ecocockpit.de/
www.climatepartner.com

Die erste Kompensation von Co2e-Tonnagen findet über den Anbieter CLP statt. Die Berechnung und Kompensation unserer UPS-Sendungen geschieht ab 1.1.2022 über UPS carbon neutral shipping.

https://www.clp.com.hk/en/environment

https://about.ups.com/be/en/our-company/governance/carbon-neutral-credentials.html

Handlungsfeld Prozesse:

Für unsere Arbeitsabläufe existieren Arbeits- und Betriebsanweisungen. Gearbeitet wird mit dem ERP-System, das die Abläufe zur Bearbeitung von Aufträgen außerdem vorgibt und kontrollierbar macht.      

Beispiel Arbeitsanweisung:
Dialogfenster mit OK bestätigen


Übernahmemenge auf die Mustermenge ändern und Zeile markieren:
 
Musterauftrag, wie gewünscht, weiter bearbeiten. Zurück zur Kundenanfrage. (Das Anfrage-Fenster ist noch im Dialogaufrufbaum geöffnet).

Beispiel Flow-Chart für Prozessabläufe:    



Handlungsfeld Gefährdungsbeurteilung, Arbeitssicherheit und Gefahrstoffmanagement:

Betriebsanweisungen werden u.a. auf Basis von Gefährdungsbeurteilungen und Sicherheitsdatenblättern von unserer Fachkraft für Arbeitssicherheit erstellt und regelmäßig überprüft. Der ASA (Arbeitsschutzausschuss) ist hier die verantwortliche Stelle.        

 





Sämtliche firmeninterne Installationen wie Aufzüge, Verschieberegalanlage, Maschinen, elektronische Anlagen, Tore, Überladebrücken, Brandmeldeanlage, RWA und RDA-Anlagen, Brand- und Fluchttüren u.v.m. werden regelmäßig gewartet und geprüft. Für verwendete Gefahrstoffe wird ein Gefahrstoff- und Substitutionsverzeichnis geführt.  



Wo Gefahrstoffe ersetzt werden können, wird substituiert. Auch hier ist die Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Sicherheitsbeauftragte und die ASA-Sitzung in der Verantwortung.

ASA-Sitzungen und Begehungen im Rahmen der Arbeitssicherheit und des Brandschutzes werden quartalsweise durchgeführt und dokumentiert.

Begehungen und Schulungen zum Brandschutz werden durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie durch den externen Brandschutzbeauftragten durchgeführt.

Handlungsfeld Personal:

siehe Kriterium 13. Arbeitnehmerrechte

Handlungsfeld Lieferkette:

siehe Kriterium 13. Arbeitnehmerrechte

Handlungsfeld Gemeinwohl:

siehe Kriterium 18. Gemeinwesen

Handlungsfeld interne Schulungen und Ausbildung:

siehe Kriterium 16. Qualifizierung

Handlungsfeld Gesundheitsschutz:

siehe Kriterium 16. Qualifizierung

Handlungsfeld Produkt:

Für das Produktsourcing stehen unterschiedliche Tools und Datenbank zur Überwachung bis zur Produkreife und die Produktverwaltung zur Verfügung. Hier werden auch Daten zur Nachhaltigkeit der Produkte ergänzt. Für REFLECTS-Marken werden jährlich regelmäßig Tests in Testlaboren durchgeführt. Dabei werden sowohl Einzeltests (z.B. für RoHS) als auch Sammeltests für mehrere Produkte desselben Materials eines Lieferanten durchgeführt.

Die Artikelpalette wurde von ursprünglich über 2000 Produkten auf 350 Kernprodukte gesenkt.

Für die Überwachung der Patentrechte zeichnet ein Patentanwalt verantwortlich. REFLECTS hat für eine Vielzahl von Eigenentwicklungen Patente, Gemeinschaftsgeschmacksmuster, Geschmacksmuster und Gebrauchsmuster angemeldet und Markenrechte eintragen lassen.  

Handlungsfeld Kunden:

Für die Kundenberatung stehen ein Akquiseteam sowie Fachberater zur Verfügung. Informationen zu Produkten erhalten unsere Kunden über den direkten Kontakt mit unserer Kundenbetreuung auf Messen, bei persönlichen Besuchen, fernmündlich oder aber im Mailaustausch. Sie haben ferner die Möglichkeit, Bestellungen auch außerhalb der Geschäftszeiten über den Shop aufzugeben und notwendige Informationen wie z.B. Lagerbestände, Bildmaterial oder Bedienungsanleitungen abzufragen.

Newsletter an Kunden werden wöchentlich versendet. Expertenbriefe vierteljährlich.

Für die einzelnen Marken werden im Verlauf des Jahres eine bedarfsgerechte Anzahl an Katalogen gedruckt. Die Auflagen sind in Anbetracht der Verlagerung auf die Webpräsenz und elektronische Medien und aber auch zum Schutz der Umwelt niedriger als noch in den Jahren zuvor.  

Handlungsfeld Finanzen und Versicherungen:

Für die Erfassung der Finanzdaten wird das ERP System sowie eine Finanzsoftware genutzt.

Im Bereich Finanzen gilt mindestens das Vier-Augen-Prinzip. Rechnungen werden überprüft und abgezeichnet. Die Aufgaben innerhalb der Finanzabteilung sind streng getrennt. Kennzahlen-Ermittlung findet täglich über die Finanzsoftware statt.

Selbstverständlich werden jährlich Finanzziele festgelegt, Finanzparameter regelmäßig auch extern (Steuerberater, Finanzbehörden, Zoll) überprüft und gemäß der gesetzlichen Vorgaben behandelt.

Vorgaben von Versicherungen werden eingehalten und nach den gesetzlichen Bestimmungen oder aber auf Anforderung durch Fachpersonal (z.B. TÜV, Wartungsfirmen) überprüft.

Die Aufbewahrungsfrist gem. §257(1) HGB und §238(1) HGB i. V. m. § 147 (1) AO ist gegeben.

Die Anti-Korruptions-Richtlinie benennt einen Compliance-Beauftragten und Ombudsmann, der sich um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und die der für REFLECTS erstellten internen Richtlinie kümmert. Ab 2023 wird ein anonymer Meldekanal zur Meldung von Verdachtsfällen eingerichtet.  Bis zu diesem Zeitpunkt erfolgen die Meldungen über eine anonymisierte E-Mail-Adresse.

Die Umweltleitlinien der REFLECTS GmbH

Die Rohstoffe, die uns „Mutter Erde“ seit Jahrmillionen auftischt, gehen stetig zur Neige. Gleiches gilt auch für die Aufnahmekapazitäten unseres Planeten für Schadstoffe. Die globale Wirtschaft trägt in erheblichem Maß dazu bei, dass wir uns um die Zukunft unseren Planeten sorgen müssen. Daher hat sich die REFLECTS GmbH dazu entschieden, im Rahmen seiner Unternehmensgrundsätze einen seiner Schwerpunkte auf nachhaltige Entwicklung zu legen.

Nachhaltigkeitsmanagement ist fester Bestandteil der Führungsprozesse und wird innerhalb der Organisation weitergegeben.

Das Leitbild zur Nachhaltigkeit dient unseren Mitarbeitenden in allen Bereichen des Unternehmens als unterstützende Orientierung und Ausgangspunkt ihres Handelns.

Die Nachhaltigkeitsbeauftragte und das Umweltteam berichten direkt an die Geschäftsleitung. In regelmäßigen Gesprächen wird die Wirksamkeit und Weiterentwicklung der Nachhaltigkeitsaktivitäten geprüft.

Die Nachhaltigkeitsziele werden jährlich im Ökoprofit-Umweltprogramm festgelegt.

Bei der Weiterentwicklung der Nachhaltigkeit wirken auch die Nachhaltigkeitsberichterstattung, das Managementsystem und die Gespräche mit Stakeholdern unterstützend.

Die Umweltleitlinien sehen vor:

• Wir erfassen jeweils jährlich wesentliche Umwelt- und Verbrauchs-Kennzahlen über das Ökoprofit-Tool
• Wir verbessern stetig unsere Ökobilanz, indem wir entsprechende Maßnahmen ergreifen und in unserem Umweltprogramm festlegen.
• Wir vermeiden Abfälle durch Recycling, Mehrfacheinsatz, Substitution oder Einsparungen.
• Wir schonen Ressourcen, indem wir diese bewusst beschaffen und ausgleichend damit handeln.
• Wir senken die Luftverschmutzung durch die sukzessive Ermittlung und Reduktion von Emissionsquellen.
• Wir verwenden und verarbeiten unbedenkliche Materialien, wählen Produkte aufmerksam aus und führen ein gezieltes Monitoring von Prozessen durch.
• Wir halten Gesetze und Vorschriften ein und verankern diese fest in den Abläufen unseres Unternehmens.
• Wir fördern das Umweltbewusstsein unserer Lieferanten, Kunden und Mitarbeitende und sonstige Stakeholder durch Awareness-Maßnahmen.
• Das Wohlergehen unserer Mitarbeitenden haben wir stets im Blick

  Wir richten unser Augenmerk stets auf die Lebensqualität der Menschen, die mit und für uns arbeiten – in unserem Unternehmen und im direkten Umfeld. Lieferanten, Kunden, Mitarbeitende sowie andere Stakeholder betrachten wir als eine Wertefamilie. Um ihr Wohl wollen wir uns täglich kümmern. Am Standort Köln setzen wir beispielsweise auf familienfreundliche und gesunde Arbeitsplätze sowie auf ein Onboarding- und Schulungsprogramm für neue und etablierte Mitarbeitende und interne Auszeichnungen nach langjähriger Betriebszugehörigkeit.

Als familiengeführtes, europaweit agierendes Unternehmen denken wir auch global. So beziehen wir die Mitarbeitenden in Asien explizit in unsere Bemühungen ein. Das bedeutet, wir achten darauf, wie die Arbeitsbedingungen bei unseren langjährigen Partnern aussehen. Wir haben das große Glück, seit über 20 Jahren mit unserem Partner REFLECTS® Ltd. zusammenzuarbeiten. Hierdurch können wir einen genauen Blick auf die Arbeitsbedingungen unserer Produktionspartner werfen. Anhand eines Bewertungsbogens führt die REFLECTS Ltd. entsprechende Audits durch. Außerdem wird bei der Auswahl von neuen Lieferanten Wert darauf gelegt, solche zu wählen, die eine Zertifizierung vorlegen können, bei der CSR- und Umweltaspekte abgeprüft werden.  

Seit einigen Jahren unterhalten wir ein professionelles Qualitäts- und Risikomanagement.

Es existieren keine monetären Belohnungen für das Erreichen von Nachhaltigkeitszielen. Nachhaltigkeit ist ein Aspekt des unternehmerischen Handelns bei REFLECTS, der im Unternehmen selbstverständlich gelebt werden soll.

Ziele zur Nachhaltigkeit werden im Umweltprogramm im Rahmen der Erfassung über das Ökoprofit-Tool festgelegt. Mitarbeitende können  über die E-Mail-Adresse umwelt@reflects.com Vorschläge zum Thema Umwelt und Nachhaltigkeit einreichen.

 

zu i. : Mitglieder der Leitungsebene beziehen ein Grundgehalt, ggf. Überstundenvergütungen und erhalten keine sonstigen Geldleistungen wie Boni.
zu ii.: Es wurden keine Anstellungsprämien oder Zalungen als Einstellungsanreiz gezahlt
zu iii.: Es wurden keinerlei Abfindungen gezahlt
zu iv.: Es gab keine Rückforderungen
zu V.: Wir bieten Mitarbeitenden eine betriebliche Altersversorgung an, die nahezu von der Hälfte der Belegschaft auch angenommen und genutzt wird. Ferner gibt es Vereinbarungen zu Urlaubs- und Weihnachtsgeld.

Die Urlaubstage wurden in allen Abteilungen im Jahr 2021 egalisiert und sind für die Gesamtbelegschaft identisch.

Selbstverständlich hält die REFLECTS GmbH die Vorgaben zur Zahlung von Mindestlöhnen an und achtet auf eine leistungsgerechte Zahlung von Gehältern.

Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

Das Verhältnis beträgt 3,5:1. Die Berechnung erfolgte unter Berücksichtigung aller Vollzeitkräfte (Durchschnittsgehalt) und ohne Auszubildende.

Die Mitarbeit und Unterstützung unserer Stakeholder ist uns wichtig. Folgende Gruppen wurden innerhalb unserer Wesentlichkeitsanalyse ermittelt und sind zu berücksichtigen:

Geschäftsführung mit Leitungsebene - Austausch innerhalb der Leitungsebene in einem wöchentlichen Leitungsebenenmeeting sowie im direkten Dialog innerhalb der Abteilungen.

Mitarbeitende - Austausch mit Mitarbeitenden über Mitarbeitergespräche, monatlichen Jour Fixe, Mitarbeiterbefragungen, Initiierung von Aktionen (z.B. zum Energiesparen), Workshops, Teamcoaching, Onboarding-Konzept mit PatInnen, Vorschlagwesen zum Umweltschutz, Austausch über die Personalabteilung.

Kunden und Öffentlichkeit - Austausch über den direkten Dialog, Messen, Presse-Events und Veranstaltungen, viertelährlicher Expertenbrief, Newsletter, Publikation in der Fachpresse, Social Media, Stakeholder-Befragung und Expertenworkshops, Kundenbesuche, Nachhaltigkeits-Website.

Lieferanten - Austausch über unseren Partner REFLECTS Ltd., HK, Lieferantenbefragung, Audits

Versicherungen und Banken - Austausch über unsere Finanzabteilung



Zu Erläuterung zum Austausch mit den Stakeholdern siehe Leistungsindikatoren 9.

Geschäftsführung mit Leitungsebene  

Die Geschäftsführung und Leitungsebene erstellt die Strategie für bestimmte Zeiträume und bestimmt die Positionierung des Unternehmens. Durch sie werden alle notwendigen Investitionen, Produktinnovationen und Werbemaßnahmen sowie die Schulung und den Einsatz von Personal und Betriebsmitteln geplant. Nachhaltigkeit betrifft alle Geschäftsbereiche des Unternehmens und ist Teil sowohl der Markenpositionierung, der Investitions- und Produktplanung, der Weiterbildung und Inhalt von Schulungen. Für den Bereich der Nachhaltigkeit hat die Geschäftsführung außerdem einen Umweltbeauftragten ernannt. Ein Umweltteam unterstützt dessen Arbeit.  

Mitarbeitende  

Die Mitarbeitenden-Kultur wird von Sorge und Engagement getragen. Dazu gehört, dass wir für neue Mitarbeitende und Auszubildende ein Onboarding-Konzept entwickelt haben. Mitarbeitende starten mit einem Kennenlern-Arbeitstag und bekommen eine Onboarding-Mappe an die Hand, in der alle wichtigen Informationen zum Unternehmen und zum Arbeitsplatz enthalten sind. Außerdem stehen jedem neuen Mitarbeitenden und jedem Auszubildenden für ein halbes Jahr ein Pate/eine Patin zur Seite, der/die als Vertrauensperson fungiert und bei schwierigen Themen agieren kann.

In Workshops für Mitarbeitende werden einerseits Fertigkeiten geschult, andererseits Arbeits- und Gesundheitsschutz gewährleistet sowie die Zusammenarbeit und Kundenorientierung gefördert. Nachhaltigkeitsthemen gehören hier unbedingt mit dazu.

Bei einem monatlichen Jour Fixe werden alle Mitarbeitenden unter anderem über alle Neuerungen und Fortschritte zur Nachhaltigkeit informiert.

Außerdem haben Mitarbeitende die Möglichkeit, Vorschläge zum Umweltschutz und zum nachhaltigen Wirtschaften über die E-Mail-Adresse: umwelt@reflects.com kundzutun.

Bei der Neupositionierung der REFLECTS GmbH wurden sie durch Workshops und Befragungen in die Gestaltung mit einbezogen.
Um die persönlichen Belange unserer Mitarbeitenden kümmert sich die Personalabteilung. Hier werden auch Maßnahmen zum Gesundheitsschutz (Erste Hilfe Schulungen, Arbeitssicherheit, Brandschutz, Betriebsarzt, Schutzausrüstung) koordiniert.
Es finden mindestens jährlich Mitarbeitenden-Gespräche statt. Für 2022 ist ein Teamcoaching geplant, in dessen Vorfeld die Mitarbeitenden-Zufriedenheit abgefragt wurde.  

Kunden

Unser Vertriebssystem ist zweistufig, wir unterscheiden daher zwischen Händlern und Industriekunden.

Beim Händler handelt es sich um Wiederverkäufer. Diese Gruppe gliedert sich in klassische Händler, Versand- und Internethändler. Auch Werbeagenturen beschäftigen sich professionell mit Werbeartikeln. Wir vertreiben unsere Produkte ausschließlich über den Händler.

Der Industriekunde steht hinter dem Händler und wird auch als Endkunde bezeichnet, wobei die von ihm eingekauften Werbeartikel i.d.R. kostenlos zu Werbezwecken weitergegeben werden. Allein in Deutschland existieren mehr als eine Million potentielle Industriekunden. Vom DAX-Unternehmen bis zum Kleinstbetrieb sind hier alle Größen vertreten. Unsere Kunden stehen im Zentrum unseres Tuns. Im Rahmen der Neupositionierung des Unternehmens wurden Kundenbefragungen und Experten-Workshops durchgeführt, um die Bewertungen und Erwartungen unserer Klientel in die Beurteilung und Planung mit einzubeziehen.

Das Ergebnis unserer Unternehmens- und Markenleitlinie basiert u.a. auf Befragung unserer Stakeholder und den Ergebnissen von Expertenworkshops, die mit ihnen zum Thema veranstaltet wurden.

Kunden werden von uns sowohl telefonisch und online betreut, als auch auf Messen und bei individuellen Besuchen durch das Sales-Team. Dabei ist uns wichtig, sie auf unsere Fortschritte aufmerksam zu machen und dazu anzuregen, Nachhaltigkeit auch ins eigene Unternehmen zu integrieren. Viele Kunden achten bisher noch eher auf den Preis, als auf die Umwelt. Einige wenige haben sich auf nachhaltige Werbeartikel spezialisiert und warten mit ausgiebigen Kenntnissen auf. Hier befruchten sich die Unternehmen gegenseitig.

Zunehmend werden Anforderungen zur Nachhaltigkeit direkt von Kunden an uns herangetragen. Zum Großteil beziehen sich diese direkt auf das Produkt, für das sich der Kunde interessiert. Artikel, die sich konfigurieren lassen, stoßen daher auf umfangreiches Interesse. Ebenso die Möglichkeit, bestimmte Artikel ohne Umverpackung zu beziehen. Auch Artikel aus umweltfreundlichen Materialien werden zunehmend bevorzugt. Das Ziel, für die gesamte Artikelpalette bis 2023 CO₂e-Bilanzierung und –Kompensation zu ermöglichen, ist ganz im Sinne unserer Kunden.

Kundengesundheit

Die Gesundheit unserer Kunden ist uns wichtig. Und so behandeln wir unsere Produkte streng nach dem Grundsatz, Produktsicherheit zu gewährleisten. Unser Qualitäts- und Risikomanagement schafft dafür die notwendige Basis. In Bezug auf die REACH-Verordnung werden vermehrt Tests durchgeführt. Weitere extern durchgeführte Stichproben-Tests durch anerkannte Prüfinstitute gewährleisten die Sicherheit unserer Produkte. (Siehe auch Handlungsfeld Produkt und 20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten.)

Die REFLECTS Ltd., unser Partner in Hongkong ist außerdem in der Lage RoHS-Tests vor Ort durchzuführen.

Die Maßgaben zur Kundengesundheit werden im Zuge der Produktentwicklungs- und -bestellzyklen angewandt.

Lieferanten  

Unsere Lieferanten befinden sich in Fernost und Europa. Als Mittler zwischen den Lieferanten und uns fungiert in der Regel die REFLECTS Ltd. Sie ist mit unseren Anforderungen vertraut und unterstützt uns bei unserem Bestreben, die Lieferanten-Basis sukzessive zu verbessern. Denn die internationale Beschaffung hat ihre Nachteile. Nicht immer sind Lieferanten dazu bereit, sich unseren Ansprüchen, insbesondere bei der Nachhaltigkeit, zu beugen. Doch nimmt die Awareness bei unseren Lieferanten deutlich zu und wird von uns durch die Mitgliedschaft bei amfori BSCI bekräftigt.  

Gemeinsam mit der REFLECTS Ltd. sind wir in der Lage, unsere Lieferanten zur Zusammenarbeit bei Co2e-Bilanzen zu bewegen und uns Informationen zu liefern. Produkte aus nachhaltigen Materialien werden vermehrt angeboten. Und auch die Zertifizierung von Produktionsstätten ist kein Fremdwort mehr. Nachhaltige Verpackungskonzepte entwickeln wir  in Zusammenarbeit mit unseren Partnern vor Ort. REFLECTS Ltd. unterstützt uns außerdem bei der Kompensation unserer CO₂e-Tonnagen beim Anbieter CLP und Nature Office.  

Produktionsstätten werden von der REFLECTS Ltd. regelmäßig besucht und anhand eines Bewertungsbogens auditiert. Die Ergebnisse bestimmen die Auswahl der Lieferanten für ein Produkt oder Projekt maßgeblich mit.    

Region  

Mit unseren Maßnahmen am Standort Köln unterstützen wir das Nachhaltigkeitsbestreben unserer Region. Die Teilnahme bei Ökoprofit NRW machte außerdem die Zusammenarbeit mit neun anderen Unternehmen aus der Region möglich, die ebenfalls ihren Beitrag leisten wollten. In Workshops und bei gegenseitigen Besuchen konnte man voneinander lernen und sich austauschen.  

In der Corona-Krise haben wir Organisationen aus der Region mit der Spende von Schutzmasken unter die Arme gegriffen.   

Versicherungen und Banken  

Vorgaben von Versicherungen und Banken werden von uns, den gesetzlichen Bestimmungen folgend, eingehalten und ausgeführt. Unsere Finanzabteilung kümmert sich verantwortungsvoll um all diese Bereiche.  

Presse und Öffentlichkeit  

Transparenz ist wichtig. Denn nur so können unsere Stakeholder verstehen, wie wir handeln und mit den Dingen umgehen. Daher veröffentlichen wir unsere Fortschritte zur Nachhaltigkeit auf verschiedenen Plattformen und unter zur Hilfenahme verschiedener Mittel:

1. Nachhaltigkeits-Website – Hier ist eine Überarbeitung und Ergänzung der Inhalte für 2022 geplant.
2. Informationen in Katalogen und Online-Medien, direkt am Produkt
3. Monatlicher Newsletter an Kunden
4. Vierteljährlicher Expertenbrief an Kunden
5. Veröffentlichungen in der Presse
6. Anzeigen
7. Messen und Pressetermine

Innovationen ergeben sich aus Benchmarking mit Wettbewerbern, Kundenkontakt und der Unternehmens- und Markenleitlinie.

Im Zuge der Umstrukturierung des Unternehmens haben wir über 1600 unserer Produkte aus dem Sortiment gestrichen. Das Ziel war, ein markengeprägtes Kernsortiment zu bilden, das nachhaltige Aspekte zwingend berücksichtigt. Dieser Schritt wurde unter anderem durch den Austausch mit Mitarbeitenden und Kunden in Expertenworkshops beeinflusst, die sich eine Konzentration und nachhaltige Ausrichtung des Unternehmens wünschten. So entstanden darüber hinaus Kernmarken, die die Konturierung von REFLECTS als Multispezialisten klar erkennen lassen.

Die Reduktion der Artikelpalette auf rund 350 handverlesene Artikel ermöglichen darüber hinaus

• Leichteres Monitoring der Produktentwicklung und der Produktionsprozesse
• Umfangreiche Betreuung der einzelnen Produkte durch das Produktmanagement
• Reduktion des Lieferumfangs
• Gezieltere Lagerhaltung
• Bessere und gezieltere Werbekampagnen, Kataloge, Programme, Konfigurationen und Angebote rund um das einzelne Produkt
• Vereinfachte Veredelungs- und Konfektionierungsprozesse durch eine überschaubare Palette an Produkten und angepasste Verpackungskonzepte
• Erleichterung des Umwelt-Monitorings für die Produkte
• Vermeidung von CO₂e-Emissionen und Abfall durch Wegfall von Verpackungsmaterial

Wir konzentrieren uns innerhalb der neu etablierten Marken-Range REEVES, RETUMBLER, RETIME, RE98 und Specials auf nützliche, langlebige und Mehrweg-Produkte, die durch zusätzliche Optionen wie Konfigurierbarkeit und alternative Verpackungsoptionen oder die Verwendung entsprechender Materialien nachhaltiger werden.

Für einige Produkte haben wir die Verpackungen verändert. So z.B. für Schlüsselanhänger, bei denen wir von Kunststoff-Tiefzieheinlagen und zusätzlich in Seidenpapier verpackten Artikeln zu Verpackungen komplett aus Papier gewechselt haben. Für einen Schlüsselanhänger bedeutete das eine Einsparung von rund 3 Tonnen CO₂e pro Jahr.

Auch unsere Mehrwegstrohhalme wurde komplett auf eine Papierverpackung umgestellt und die Kunststoffverpackung eliminiert.

Mit unserer Marke RETUMBLER haben wir uns für Mehrweg statt Einweg entschieden. Sie bietet ein attraktives Sortiment an Trinkflaschen und Bechern an. Unsere Thermobecher ersetzen den morgendlichen Wegwerfbecher, Trinkflaschen die beliebte PET-Flasche. Beides hilft dabei, die Müllproduktion zu reduzieren und unsere Ressourcen zu schonen. Im Unternehmen hat jeder Mitarbeitende einen eigenen Firmenbecher mit Einzelnamensgravur erhalten, um das Engagement für Mehrweg zu unterstreichen.

Kosten für Produktentwicklung fließen in erster Linie in 3-D-Drucke, Personal, Design-Leistungen und Tooling. Die Kostenüberwachung zur Produktentwicklung findet im Produktmanagement und im Einkauf statt.

Innerhalb des Produktmanagements werden die einzelnen Markenbereichen jeweils individuell betreut.


Die Idee zu einem Produkt muss folgende Prämissen berücksichtigen:

• Konzeption des Produkts als Werbeartikel mit attraktiven Werbeoptionen
• Unaufwändiges Design und angemessene, möglichst niedrige Tooling-Kosten
•  Optimale Produktionsbedingungen
• Nachhaltigkeitsaspekte werden berücksichtigt (z.B. Recyclingfähigkeit, Materialien, Konfigurierbarkeit, Verpackung)
• Verkehrsfähigkeit und Produktsicherheit gewährleistet
• Alle darüber hinausgehenden gesetzlichen Bestimmungen sind erfüllt
• Transportvolumen ist vertretbar
• Nachhaltige Verpackung/Packing on Demand/Verpackungsoption möglich
• Preislich attraktiv

Beispiel: Entwicklung eines Mehrweg-Kaffeebechers - Einzelteile sollten für eine bessere Recyclingfähigkeit leicht voneinander trennbar sein. Eine umweltfreundlichere Lackierung sollte möglich sein. Statt vieler einzelner, farbiger Becher sollte ein System entwickelt werden, das die Kombinierbarkeit von CI-Farben simpel ermöglichen, um Lagerkapazitäten und Transportkosten sowie Emissionen zu senken. Auf Umverpackung sollte verzichtet werden können.

Das Ergebnis ist der Thermobecher Bayamo:

Der Kunde kann aus drei Grundmodellen wählen, die durch Manschetten und Ringe farbig, entsprechend CI, verändert werden können. Sie ersetzen damit eine Vielzahl an farbigen Einzelbechern. Wir sparen dadurch Lagerkapazitäten, erhöhen den Individualisierungsfaktor durch kombinierbare Farben von Ring und Manschette, ergänzt durch Lasergravur, Tampon- oder UV-Druck. Die Grundmodelle sind zudem pulverbeschichtet, eine umweltfreundlichere Möglichkeit des Korrosionsschutzes sowie der Farbgebung des Produkts.

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Alle Anforderungen wurden erfüllt. Die Verkaufszahlen beweisen, dass das Konzept gerne angenommen wird. Bei der Hälfte der Aufträge wird außerdem tatsächlich durch den Kunden auf die Umverpackung zum Produkt verzichtet. 50 % der Umverpackung fallen also bei diesem Artikel weg.

Für den Kaffeebecher wurde außerdem inzwischen eine CO₂e-Bilanz über Climate Partner erstellt und ermittelt, dass ein Becher beim Ansatz Cradle-to-customer plus End-of-Life 2,81 kg CO₂e verursacht.

Für die Materialbeschaffung und Vorverarbeitung entstehen 1,39 kg CO₂e. Für die Produktion 0,53 kg CO₂e und für die Verteilung und Lagerung 0,28 kg CO₂e. Auf die Entsorgung entfallen 0,22 kg CO₂e und auf die Gemeinemissionen 0,39 CO₂e. Die entstandenen CO₂e-Tonnagen der Verkaufsmengen für ein Jahr werden jeweils rückwirkend kompensiert.

Ähnlich wird inzwischen bei Trinkflaschenmodellen, einem Lautsprecher oder Taschenlampen verfahren.

In der Entwicklungsphase wird eng mit der REFLECTS Ltd. in Hongkong zusammengearbeitet, die uns bei der Umsetzung unserer Ideen in Werkzeuge unterstützt und die Planung und Fertigung des Produkts durch Lieferanten in Fernost steuert.

Bei einigen unserer Artikel arbeiten wir mit nachhaltigen Materialien.  

So bieten wir z.B. für unsere RETIME-Armbanduhren-Sortiment nachhaltige Uhrenarmbänder aus Post-Consumer-Waste an. Artikel, die aus Post-Consumer-Kunststoff hergestellt werden, schließen den Wertstoffkreislauf, indem sie den gebrauchten Kunststoff von den Mülldeponien weg zu den Recycling-Anlagen leiten. Wenn Kunststoffe wiederverwendet und zu neuen Produkten verarbeitet werden, werden im Produktionsprozess keine fossilen Brennstoffe als Rohstoffe benötigt. Zertifiziert ist die Herstellung aus verwendetem Post-Consumer-Kunststoff nach Global Recycled Standard.
          Der Prozess der Produktentwicklung für Standardartikel sieht in der Regel unter Einbindung der Akteure der Wertschöpfungskette so aus:
Bei Armbanduhren und Sonderanfertigungen anderer Art muss individueller verfahren werden, da hier unmittelbar der Wunsch des Kunden zum Produkt umgesetzt wird. Solche Produkte gehen nicht in Serie, sondern werden individuell konzipiert, kalkuliert und produziert. Der Kunde fragt an, erhält ein Angebot und eine grafische Darstellung mit Logo. Erteilt der Kunde den Auftrag, gehen alle Daten nach Fernost. Dort wird ein Muster erstellt und vom Kunden anschließend freigegeben. Nach Freigabe beginnt die Produktion. Anschließend erfolgen die Lieferung an REFLECTS GmbH, die Rechnungsstellung und der Weiterversand zum Kunden. Der Erfolg der einzelnen Produkte und ihrer Verpackungen lässt sich mit Hilfe der Kennzahlen aus dem ERP ermitteln. Aufgrund unseres breiten Portfolios ist eine in die Tiefe gehende Wirkungsanalyse für alle Artikel aus Kapazitäts- und Kostengründen nicht realisierbar.

Das Benchmarking und den Abgleich mit dem Angebot unserer Wettbewerber auf dem Markt übernimmt unser Produktmanagement und ermittelt so Trends, die sich innerhalb der Branche abzeichnen. Auch über Kundenanfragen lassen sich Entwicklungen ablesen.

Produktlebensende

Wer ein Produkt herstellt, muss sich damit beschäftigen, was mit ihm geschieht, wenn es entsorgt wird. Um in dieser Frage den Grad der Nachhaltigkeit zu erhöhen, führen wir die folgenden Maßnahmen durch:

• CO₂e-Bilanzierung für all unsere Produkte bis Ende 2023 (Datenbank NatureO von Nature Office, Climate Partner, Kompensationspartner)
• Veränderung unserer Verpackungskonzepte – Sukzessive Umstellung aller neuen Verpackungen, Angebote von Packing on Demand, Wiederverwendung von Importkartons zum Weiterversand zum Kunden.
• Höhere Recycling-Fähigkeit von Highlight-Produkten durch Konfigurationskonzepte
• Betriebliches Abfallmanagement: Wir lassen Elektro-Artikel, Batterien, Papier, Holz, Metalle verwerten oder recyceln und sind entsprechenden Systemen angeschlossen (GRS, DSD, EAR/WEEE)
• Unsere Kleinmengen an Gefahrstoffen werden von uns ordnungsgemäß über unseren Partner AWB entsorgt.

Mit in den Bereich der Innovationen gehört, dass wir regelmäßig unsere Veredelungsstätten in Köln modernisieren und erweitern.

Es gibt keine Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.