5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Der Geschäftsführer trägt die operationale Gesamtverantwortung für die Geschäftstätigkeit der GBN und fungiert auch als zentraler Ansprechpartner für das Thema Nachhaltigkeit. So ist im Jahr 2020 für das Berichtsjahr 2019 erstmalig eine Arbeitsgruppe von Mitarbeitern zum Thema Nachhaltigkeit unter der Leitung des Geschäftsführers eingerichtet worden. Nachhaltigkeitsaspekte sollen bei der GBN zukünftig in einem offenen Dialog zwischen Geschäftsführung und Belegschaft erörtert werden. Der Geschäftsführung kommt hierbei auch die Aufgabe zu, den Mitarbeitern die Sinnhaftigkeit und den Mehrwert der vereinbarten Ziele begreifbar zu machen, Vorgaben zu definieren und deren Anwendung und Umsetzung zu kontrollieren.

Gemäß ihrem Leitbild und ihrer Zielformulierungen hat sich die Gesellschaft als eine sozial unverzichtbare und ökologisch vorbildliche Wohnungsgesellschaft in der Stadt Nienburg etabliert. Dies ist nur durch eine einheitliche Ausrichtung aller Verantwortungsbereiche auf die nachhaltigen Unternehmensziele möglich. Das Thema Nachhaltigkeit soll somit auf allen Ebenen der GBN unternehmensübergreifend verankert bleiben.

Durch eine verantwortungsvolle, nachhaltige Unternehmensführung soll Vertrauen bei den Mietern und in der Öffentlichkeit entsprechend der Visionen und Werte des Unternehmens erreicht werden.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Die Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie im Geschäftsalltag orientiert sich zunächst neben gesellschaftlichen Anforderungen auch an dem Ordnungsrahmen aus gesetzlichen und rechtlichen Vorgaben.  

Um Risiken in den Geschäftsprozessen zu vermeiden bzw. frühzeitig zu erkennen ist ein internes Kontrollsystem im Unternehmen implementiert. Dieses umfasst neben organisatorischen Regelungen (Organigramm, Stellenbeschreibung und Betriebsvereinbarungen) auch Funktionstrennungen und Kontrollmaßnahmen in den jeweiligen Geschäftsprozessen der Gesellschaft. Die Gesellschaft hat in diesem Zusammenhang verbindliche interne Regelungen zur Auftragsvergabe (Vergabe von Bau- und Instandhaltungsaufträgen), der Zahlungs- und Rechnungsfreigaben sowie der Verkehrssicherung getroffen.  

Darüber hinaus hat sich die Gesellschaft mit dem installierten Leitbild einen übergeordneten Rahmen im operativen Geschäft auferlegt. Die derzeitigen internen Regelungen, Prozesse und Standards dienen im Geschäftsalltag der Stärkung eines Qualitäts- und Umweltbewusstseins, der sozialen Verantwortung und der Integrität und Fairness der Mitarbeiter. Ergänzend dient hierzu die im Unternehmen bereits implementierte Compliance-Richtlinie und die Wahrung von compliancerelevanten Sachverhalten. Im Rahmen der Compliance-Kommunikation soll ab 2021 eine regelmäßige Schulung der Mitarbeiter erfolgen.    

Durch den Einsatz von Tools für die Portfolioanalyse und das Risikomanagement können Risiken, die sich aus der Nichteinhaltung von nachhaltigen ökonomischen Zielen ergeben, rechtzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen zeitnah ergriffen werden. Mit dem mehrjährigen Wirtschafts- und Finanzplan werden vorab die Auswirkungen von geplanten Geschäftsaktivitäten und Investitionsentscheidungen auf die zukünftige Unternehmensentwicklung im Hinblick auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Folgejahre überprüft. Die Wirtschaftlichkeit geplanter Modernisierungen und Neubauaktivitäten werden bereits in der Planungsphase dieser Baumaßnahmen mit dem Tool „Vollständiger Finanzplan-VoFi“ überprüft.  

Für die interne und externe Kommunikation über Nachhaltigkeitsaktivitäten mit den unter DNK Kriterium 9 genannten Anspruchsgruppen dient der erstmalig erstellte Nachhaltigkeitsbericht für das Jahr 2019.  

Durch das sich im Aufbau befindliche Nachhaltigkeitsmanagement (s. Kriterium 5) sollen zukünftig gesellschaftliche und ökologische sowie soziale Einflüsse berücksichtigt werden. Die daraus abgeleiteten Maßnahmen sollen zukünftig analysiert werden, um zu einer nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft für den Standort Nienburg beizutragen zu können.

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Die nachhaltige, ökonomische Entwicklung ist vom Geschäftsführer und dem Gesellschafter beschlossen und in einer langfristigen Unternehmensplanung verankert. Die Planung beinhaltet Neubau von Wohnungen in Verbindung mit der Erhaltung einer gesicherten Finanzlage, die langfristige Bereitstellung von bezahlbarem Wohnraum für die Bevölkerung in Nienburg sowie die energetische Optimierung des Wohnungsbestandes.  

Um die ökonomische Nachhaltigkeit messen, vergleichen und kontrollieren zu können, erhebt der Geschäftsführer regelmäßig branchenspezifische Kennzahlen in Anlehnung an die Arbeitshilfe Nr. 76 vom Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen e.V. (GdW). Eine regelmäßige Berichterstattung erfolgt im jährlichen Geschäftsbericht der Gesellschaft und umfasst beispielsweise Kennzahlen zu Mieterträgen, Erlösschmälerungen und Mietausfällen, Mieterwechseln, Investitions- und Instandhaltungsausgaben sowie Personal- und Verwaltungskosten. Ferner werden Kennzahlen zur VFE-Lage ermittelt; sie betreffen im Einzelnen die Eigenkapitalquote, den Cashflow nach DVFA/SG, das EBITDA. Darüber hinaus werden diese ergänzt durch Kennzahlen zum Bestand hinsichtlich der miet- und förderungsrelevanten Strukturen. Das Aufsichtsratsorgan wird fortlaufend durch das kennzahlenbasierte Berichtswesen über die aktuelle Entwicklung informiert. Im Risikomanagement der Gesellschaft werden diese Leistungsindikatoren ermittelt, bewertet und hinsichtlich eventueller Zielabweichungen laufend kontrolliert.  

Die soziale Nachhaltigkeit soll zukünftig im Hinblick auf die der Qualität unseres Betriebs- und Arbeitsklimas auf der Grundlage der einschlägigen GRI-Leistungsindikatoren beurteilt und die bisherigen Kennzahlen u. a. durch die Kennzahlen der durchschnittlichen Dauer der Betriebszugehörigkeit, der Personalfluktuation und der Anzahl krankheitsbedingter Fehltage weiter ergänzt werden.  

Unsere Projekte der sozialen Infrastruktur beobachten wir im Rechnungswesen der Gesellschaft durch Quantifizierung des Gesamtausgabevolumens. Das gesellschaftliche und soziale Engagement haben wir zur weiteren Vertiefung detailliert in Kriterium 18 erläutert.  

Für die vorliegende Berichterstattung nach dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex haben wir erstmalig eine Übersicht über relevante Kennzahlen und Indikatoren mit Leistungsindikatoren nach GRI SRS erstellt (vgl. auch Anlage GRI-Leistungsindikatoren dieses Berichts). Die relevanten Kennzahlen wurden für das zugrundeliegende Berichtsjahr 2019 erhoben und sollen zukünftig regelmäßig aktualisiert werden. Hierdurch soll der Fortschritt unseres Nachhaltigkeitsmanagements transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden und eine Erweiterung im Hinblick auf ökologische Leistungsindikatoren integriert werden.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Die GBN bewertet das Wohnen als hohes Wirtschafts- und Sozialgut und richtet daher ihr gesamtes Geschäftsmodell auf ein nachhaltiges und sozial verantwortliches Wirtschaften aus. Die GBN verfolgt in diesem Kontext das Ziel, ein zeitgemäßes Wohnangebot zu angemessenen Preisen, mit energiesparenden Technologien sowie umweltfreundlich unbedenklichen Materialien bereitzustellen, Die wohnbegleitenden Dienstleistungen sollen in allen Altersgruppen für zufriedene Mieter sorgen. In Gestalt einer Betriebsvereinbarung ist der Rahmen für einen fairen und ehrlichen Umgang mit den Mitarbeitern, aber auch mit Mietern, Geschäftspartnern und Behörden definiert, der die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen gewährleistet und Verstößen gegen Unternehmensstandards und Normen vorbeugt.
 
Die Gesellschaft hat ihre Werte, Grundsätze und Normen darüber hinaus Transparent für unsere Stakeholder (vgl. DNK 9) auf der Firmeneigenen Homepage www.gbn-nienburg.de unter der Rubrik "Wer wir sind" veröffentlicht.
 

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Gegenwärtig ist in der Gesellschaft für Führungs- und Mitarbeiterkräfte kein finanzielles oder anderes nicht monetäres Anreizsystem bei der Verfolgung von Nachhaltigkeitszielen installiert. Auch der für die GBN zugrundeliegende Tarifvertrag der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft sieht kein Zielvereinbarungssystem im Kontext zur Nachhaltigkeit vor.  

Finanzielle und nicht monetäre Anreizsysteme sind gegenwärtig nicht geplant. Daher benötigen wir derzeit auch keine Gremien für deren Kontrolle und Evaluation.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Die Gesellschaft hat sich bisher bewusst gegen eine am wirtschaftlichen Erfolg und an bestimmten Nachhaltigkeitszielen angelehnte Vergütung entschieden, da auf Basis des angewandten Tarifvertrages kein expliziertes Zielvereinbarungssystem vorgesehen ist.

Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

Mit der Geschäftsführung wird die Vergütung in freier Vereinbarung festgelegt. Aus Gründen des Datenschutzes haben wir uns dazu entschieden sowohl in unseren Jahresabschlüssen als auch im Nachhaltigkeitsbericht die Schutzklausel nach § 286 Abs. 4 HGB in Anspruch zu nehmen.

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Die wesentlichen Stakeholder-Gruppen der GBN wurden in einem systematischen Prozess im Rahmen der Erarbeitung einer Kommunikationsstrategie identifiziert; sie werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Folgende interne und externe Gruppen wurden hierbei identifiziert:  
Durch die kommunale Gesellschafterstruktur steht die GBN im ständigen Dialog mit der Stadt, den kommunalen Entscheidungsträgern und Behörden. Angebote für Mieter in Versammlungen, Treffpunkten oder besonderen Events stärken den Kontakt zu den Kunden. Anlassbezogene Gesprächsrunden oder Verhandlungen stellen regelmäßig einen Austausch mit Geschäfts- und Dienstleistungspartnern her.

Zukünftig sollen mit dem im Aufbau befindlichen Nachhaltigkeitsmanagement und dessen Weiterentwicklung Ergebnisse aus dem regelmäßigen Dialog mit den Anspruchsgruppen sowie Bedürfnisse, Lösungs- oder Verbesserungsvorschlägen der jeweiligen Stakeholder noch stärker berücksichtigt werden..
 

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

Die GBN steht mit den genannten Anspruchsgruppen auf verschiedenen Kommunikationswegen im ständigen Austausch. Grundsätzliche Informationen zur Unternehmenspolitik, Neubauprojekte und Modernisierungsmaßnahmen, Mitarbeitervorstellung erfolgen über den Internetauftritt und durch die regelmäßig erscheinende Mieterzeitung. Darüber hinaus veröffentlichen wir einen jährlichen Geschäftsbericht.

Die Erwartungen des Gesellschafters, die grundlegend im Gesellschaftsvertrag geregelt sind und in den Unternehmensgremien einer laufenden Überprüfung unterliegen, sind zurzeit vor allem auf die ausreichende Bereitstellung bezahlbaren Wohnraums und die energetische, auf die Reduktion des CO2-Ausstosses ausgerichtete Erneuerung des bewirtschafteten Bestandes ausgerichtet.
 
Einen hohen Stellenwert nehmen für uns unsere Mieter ein. In diesem Zusammenhang soll im dritten Quartal Mieterbefragung durchgeführt werden. Das Ergebnis der Befragungen sollen umfassend analysiert und anschließend Anregungen und Verbesserungsvorschläge soweit möglich umgesetzt werden. Im Mittelpunkt der Mieterinteressen stehen ein verlässlicher, schneller und insgesamt effizienter Vermietungsprozess vom Vertragsabschluss bis zum Auszug.
 

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Innovationen stehen wir grundsätzlich offen gegenüber. Entsprechend den auf Langfristigkeit und Werterhalt ausgerichteten Unternehmenszielen werden neue Techniken und Materialien allerdings erst dann eingeführt, wenn sie sich in der Praxis als dauerhaft bewährt haben. Hierbei orientieren wir uns auch an der Erfahrung und Umsetzung von Innovationen und Produkten bei vergleichbaren Unternehmen der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft. 

Zur Verbesserung der Ressourcennutzung hat die GBN den Schwerpunkt für Produkt- und Dienstleistungsinnovationen auf die Themen Gebäude und Gebäudetechnik sowie die Nutzer gelegt. Im Wohnungsbestand haben wir insbesondere folgende innovative Wohnkonzepte umgesetzt:  
Durch die angebotenen Wohnformen kann ein Mehrwert für den Standort Nienburg erzielt werden. Die Konkurrenzfähigkeit gegenüber anderen Kommunen wird durch das innovative Angebot erhöht (Pflege-WG). Für die Bewohner ergeben sich größere Chancen auf ein besseres Leben und eine Reduzierung von Defiziten.  

Regelmäßige Gespräche mit den Betreibern der sozialen Einrichtungen dienen der Überprüfung, ob der nachgefragte Bedarf zielgerichtet durch die GBN bedient wird; bei Bedarf werden Änderungen vorgenommen. Ökologische Innovationen lassen sich in vielen Fällen über die Überwachung des Verbrauchs, z. B. im Rahmen der Betriebskostenabrechnungen, in ihrer Effizienz überwachen und beurteilen.
 
Darüber hinaus hat die GBN im Bereich der Verwaltung mit einer Digitalisierung der Geschäftsprozesse begonnen. Insbesondere im Kerngeschäft Hausbewirtschaftung wurden hierfür bereits wesentliche Geschäftsabläufe digitalisiert. Das digitale Mieterportal „Meine GBN“ steht hierbei allen Mietern der Gesellschaft rund um die Uhr zur Verfügung.
 
Ferner hat die Gesellschaft im Geschäftsbetrieb eine "grüne Gruppe" von Mitarbeitern eingerichtet, die sich mit Themen wie Verringerung und Vermeidung von Ressourcenverbrauch, Verpackungen, CO2 zur Aufgabe gemacht hat und die internen Innovationsprozesse vorantreibt (Beispiel: Abschaffung von Einzelverpackungen für Milch, Kekse, Zucker, Umstellung von Mineralwasser in Flaschen auf aufbereitetes Leitungswasser, CRM, elektronische Archivierung von Geschäftsunterlagen statt Dokumente in Papier, Öko-Strom im Bürobetrieb und in allen Gemeinschaftszählern in den Mietgebäuden, Mieterzeitung an Geschäftspartner und Interessierte per E-Mail, Blumenwiesen für Insekten, E-Auto).  Erstmaliger Bau eines Gebäudes in Holzrahmenbauweise (Kita zur Reduzierung der grauen Energie).  

Somit schafft die Gesellschaft Werte für die drei Säulen der Nachhaltigkeit: Standortattraktivität und Mietertreue (Ökonomie), Klimaschutz (Ökologie) und Aufenthaltsqualität (Soziales).

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

Auf eine Überprüfung der Finanzanlagen auf Umwelt- und Sozialfaktoren konnte verzichtet werden, da derartige Finanzanlagen nicht vorhanden sind.