5. Verantwortung
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Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.
Verantwortlich für Nachhaltigkeitsfragen ist die Geschäftsführung. Ein Nachhaltigkeitsteam hat an der Gestaltung der vorliegenden DNK-Erklärung mitgewirkt und begleitet dauerhaft den Prozess, um Änderungspotenziale aufzuspüren und die Umsetzung zu realisieren. Darüber hinaus werden alle Mitarbeiter in den Prozess mit einbezogen. Jede Idee ist willkommen und wird entsprechend gewürdigt (vgl. Kriterium 8).
6. Regeln und Prozesse
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Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.
Die Geschäftsführung steuert die Prozesse und wird von einem Nachhaltigkeits-Kernteam unterstützt. Weitere Mitarbeiter werden sukzessive eingebunden. Die DNK-Erklärung macht die Nachhaltigkeitsleistungen sichtbar und dient als Grundlage für die Weiterentwicklung des Nachhaltigkeitsmanagements. (Haus-)Messen werden genutzt, um Nachhaltigkeitsfragen zu kommunizieren und sich mit Geschäftspartnern/Kunden auszutauschen. Die in Kriterium 7 genannten Indikatoren dienen künftig als Grundlage für die Entwicklung weiterer Ziele (Verbräuche etc.).
item hat ihre Nachhaligkeits- und Unternehmensstrategie in Form von Verfahrensanweisungen in den laufenden Geschäftsprozess implementiert.
Das integrierte Managementsystem, mit dem Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001, dem Arbeitsschutzmanagementsystem nach ISO 45001 und das momentan werdende Umweltmanagementsystem nach ISO 14001, stellt sicher, dass alle Prozesse dokumentiert und bei Bedarf angepasst werden. Regelmäßige interne Qualitätsmanagement Schulungen/Meetings für die Mitarbeiter stellen sicher, dass jeder am Geschäftsprozess Teilhabende seine Anliegen zu diesem System beitragen kann, um es kontinuierlich zu verbessern.
Dieses System wird regelmäßig sowohl durch interne Audits überprüft. Somit wird eine kontinuierliche Weiterentwicklung sichergestellt.
Einen weiteren wichtigen Grundstein unserer Nachhaltigkeitsstrategie stellt zudem der verantwortungsvolle Umgang mit Ressourcen dar.
7. Kontrolle
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Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.
Indikatoren
Im Folgenden sind ausgewählte Indikatoren genannt, die eine Steuerung und Kontrolle der Nachhaltigkeitsziele ermöglichen:
- Kraftstoffverbrauch in Liter
- Anzahl Kfz
- Durchschnittsalter der Automobilflotte
- Gefahrene Kilometer
- Verbrauch pro Kfz
- Verbrauch pro 100 km
- Kraftstoffverbrauch l/MA
- Gasverbrauch (kWh)
- Verbrauch je MA
- Stromverbrauch (kWh)
- Verbrauch je MA
- Papierverbrauch
- Tonerverbrauch
- Anteil weiblicher Mitarbeiter
- Arbeitsunfälle
- Weiterbildungen – Anzahl/Stunden
Die Verbräuche werden in dem Energieauditbericht DIN EN 16247-1, erstellt durch eine unabhängige Institution, unternehmensintern jährlich erfasst, analysiert und kommuniziert, um daraus mögliche Ziele und Strategien abzuleiten. Aufgrund der Unternehmensstruktur sind die entsprechenden Prozesse zwischen der Geschäftsführung und den involvierten Mitarbeitern effizient gestaltbar.
Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7
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Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:
a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.
Alle Prozesse werden auf Änderungspotenziale im Sinne der Nachhaltigkeit geprüft (vgl. Kriterium 1). Die Mehrdimensionalität der nachhaltigen Entwicklung ist dabei Orientierung und Anspruch bei item.
Es herrscht eine familiäre Arbeitsatmosphäre, die kreative Prozesse fördert und gemeinsame Schritte in Richtung Nachhaltigkeit ermöglicht. Vgl. zudem Allgemeine Informationen.
8. Anreizsysteme
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Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.
Vergütungssystem
Ein Vergütungssystem, das sich unmittelbar an Nachhaltigkeitszielen orientiert, gab es im Berichtsjahr nicht. Nachhaltigkeitsziele waren im Berichtsjahr kein Bestandteil der Evaluation durch die Geschäftsführung. Im kommenden Berichtszeitraum wird eine Verankerung derartiger Anreize etabliert werden. So ist eine Förderung einer emissionsarmen Anreise der Mitarbeiter zum Arbeitsplatz im kommenden Berichtszeitraum denkbar. Kriterien für die Bewertung einer emissionsarmen Anreise werden im Dialog mit den Mitarbeitern festgelegt, da die Anreise in der Regel mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln erfolgt und eine Vergleichbarkeit somit erschwert wird (zu Fuß, Fahrrad, E-Bike, ÖPNV, ggf. Elektroauto etc.). Als nicht-monetärer Anreiz ist z.B. die Beteiligung am Nachhaltigkeitsmanagement durch die Mitarbeiter sowie die entsprechende Schulung zu nennen (vgl. Kriterien 5 und 16). Im kommenden Berichtszeitraum wird zudem geprüft, ob ein vom Unternehmen bereitgestelltes E-Bike für alle Mitarbeitenden Anreiz für den Wechsel auf umweltfreundliche Anreisen schafft.
Leistungsindikatoren zu Kriterium 8
de
Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:
a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.
b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.
Eine gesonderte Vergütungspolitik existiert für Anreize zur Nachhaltigkeitsentwicklung bisher nicht.
Die Geschäfsführer sind Anngestellte des Unternehmens, Ihre Vergütung besteht aus einem Grundgehalt und einem Prämienanteil.
Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:
a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.
Dieser Wert wird aufgrund der unterschiedlichen Strukturen in den jeweiligen Ländern nicht erhoben. Das Unternehmen hat in Deutschland ein Vergütungssystem auf Basis der marktüblichen Gehaltsstrukturen eingeführt (iGS = item Gehaltssystem). Dieses berücksichtigt die gesetzlichen Vorgaben (Mindestlohn) ebenso wir regelmäßigen Überprüfungen der Gehaltsstruktur und individueller Leistungsentwicklung.
9. Beteiligung von Anspruchsgruppen
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Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.
Anspruchsgruppen im Überblick
Die folgenden Anspruchsgruppen wurden im Rahmen einer Sitzung des Nachhaltigkeitsteams ermittelt. Eine bestimmte Methode kam dabei nicht zu Einsatz, da die Anzahl der zu bestimmenden Gruppen übersichtlich ist:
- Gesellschafter
- Mitarbeiter
- Geschäftspartner
- Kunden
- Soziale Einrichtungen
- Regionale Verwaltungen an den Sitzen des Unternehmens
- Austausch mit den Anspruchsgruppen
Aufgrund der Größe des Unternehmens gestaltet sich der Austausch mit den Mitarbeitern unmittelbar im Rahmen des Arbeitsalltags. Die Mitarbeitenden an allen Standorten haben die Gelegenheit, auch anonym ihre Fragen, Anregungen und Beschwerden direkt an die Geschäftsleitung zu richten. Die Geschäftsführer stehen darüber hinaus in regelmäßig stattfindenden Gesprächsrunden an allen Standorten zum persönlichen Dialog, auch mit interessierten Gruppen, zur Verfügung. Die Kommunikation mit den Kunden und den Geschäftspartnern erfolgt über den alltäglichen Dialog hinausgehend, z. B. im Zuge der jährlich stattfindenden Hausmessen, Lieferantenbesuche, Kundenbesuche. In diesem Rahmen finden auch Vorträge zu Nachhaltigkeitsfragen statt. Zum Austausch mit den internationalen Geschäftspartnern vgl. die Kriterien 4 und 17.
Leistungsindikatoren zu Kriterium 9
de
Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:
a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.
Im Rahmen der Hausmesse wurde der Wunsch geäußert, die Nutzung des umfangreichen Katalogs als Print- oder Onlinevariante wählen zu können, um Ressourcen zu schonen. Die Abfrage wird im Unternehmensalltag umgesetzt. Die Ideen der Mitarbeiter als unsere wichtigste Anspruchsgruppe neben den Kunden sind willkommen. Für die Sammlung von Mitarbeiteranregungen ist ein Bereich im für jeden zugänglichen Sharepoint eingerichtet.
10. Innovations- und Produktmanagement
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Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.
Gemeinsam innovativ
Die Geschäftsführung von item fördert innovative und partizipative Prozesse. Dies kommt insbesondere in den Kriterien 4, 8 und 12 zum Ausdruck. Die breite Beteiligung an der Nachhaltigkeitsstrategie ermöglicht eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter mit den angesprochenen Nachhaltigkeitsaspekten und Handlungsfeldern. Die ökologischen und sozialen Auswirkungen der Produkte sind ausführlich in Kriterium 4 beschrieben. Die Ermittlung der Auswirkungen erfolgte auf unterschiedlichen Ebenen (Erstellung einer CO2 -Emissionsbilanz, Austausch mit den Geschäftspartnern und Kunden, Teilnahme am DNK-Prozess mit der Beleuchtung der Wertschöpfungskette etc.). Die entsprechenden Innovationen tragen dazu bei, die Auswirkungen zu mindern (vgl. die Kriterien 4, 12 sowie 14 bis 17). Insbesondere in den Kriterien 4 und 17 wird auch die Einbindung der Geschäftspartner und Kunden im Hinblick auf innovative Prozesse genannt. item hat einen unternehmensweiten KVP installiert.
Leistungsindikatoren zu Kriterium 10
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Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.
(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)
Finanzanlagen des Unternehmens sind nicht aktiv. Die Erträge aus der Geschäftstätigkeit werden in Investitionen für die Zukunftssicherung des Unternehmens genutzt. Die Finanzanlagen durchliefen im Berichtsjahr daher keine Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren.