5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Operativ liegt die Koordination der Verantwortung der Nachhaltigkeitsthemen im Stabsbereich Integrierte Managementsystems (IMS) und Unternehmensentwicklung (UE). In diesem Stabsbereich bearbeitet insbesondere die Stabsstelle Klimaschutz entsprechende Aufgaben. Diese Stabsstelle arbeitet eng mit der Energiemanagerin zusammen, die bei F&W Geschäftsführungsbereich 2, in der Organisationseinheit Objektmanagement angesiedelt ist. Im Stabsbereich IMS und UE sind auch das im Aufbau befindliche Compliance-Management und weitere relevante Stabsaufgaben angesiedelt.   

Die kaufmännische Verwaltung trägt über die kaufmännischen Bereiche ökonomische und teilweise soziale Daten (über die Personalabteilung) bei.   

Eine differenziertere Struktur für die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit wird im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie erarbeitet. 

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Das Thema Nachhaltigkeit wird bei F&W durch folgende Regeln und Prozesse im operativen Geschäft gelebt:   
Das Thema Nachhaltigkeit soll bei F&W gelebt werden und wird daher zum einen durch feste Leitfäden in das operative Geschäft integriert sowie zum anderen über eine kontinuierliche Information und Sensibilisierung der Mitarbeitenden für das Nutzerverhalten Teil von F&W. Die Arbeit in den Arbeitsgruppen Klimaschutz sowie Energiemanagement unterstützt diese Integration durch diverse Maßnahmen, Beratungen sowie Informationen. 

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit werden in allen vier der Wesentlichkeitsanalyse zugrundeliegenden Feldern genutzt:   

Soziales
Es findet eine regelhafte, halbjährliche Berichterstattung über das im Jahr 2020 eingeführte Feedbackmanagement statt, das Rückmeldungen wie Beschwerden, Beanstandungen, Anregungen und Lob zu den Dienstleistungen von F&W von den Zielgruppen der Klientinnen und Klienten sowie Bewohnerinnen und Bewohner, aber auch aus dem Umfeld von Anwohnenden und dritten Personen systematisch erfasst und deren Bearbeitung und Ergebnisse dokumentiert. Zusätzlich werden Meldungen zu „Besonderen Vorkommnissen“ vor allem zum sozialen Frieden in den Einrichtungen ausgewertet und überwacht. Ebenfalls wesentlich ist die Belegungsstatistik, die zum Beispiel über Auszüge berichtet.   
 
Umwelt
Es werden Daten zu den Ressourcenverbräuchen von F&W erhoben sowie spezifische Kennzahlen zum Strom-, Wärme- und Wasserverbrauch sowie zu den Abfallmengen festgelegt. Zudem werden in regelmäßigen Abständen energetische Beurteilungen der Gebäudesubstanz in den Einrichtungen durchgeführt.   
 
Energie- und Klimaschutzmanagement wurden im Unternehmen im IV. Quartal 2020 installiert. Es werden derzeit folgende spezifische und absolute Kennzahlen gebildet, um deren Entwicklung zukünftig in Zeitreihen zu beobachten und zu steuern: 

Mitarbeitende
Die Einhaltung der auf die Mitarbeitenden bezogenen Grundsätze wird gewährleistet durch ein abgestuftes Verantwortlichkeitssystem, innerhalb dessen die Führungskräfte im Zusammenwirken mit Fachabteilungen und Interessenvertretungen entscheiden. Sowohl in personalwirtschaftlichen Einzel- als auch Kollektivmaßnahmen erfolgen Entscheidung und Kontrolle nach einem einheitlichen transparenten Muster sowie durch die Beteiligung von etablierten Gremien und Fachabteilungen innerhalb des Unternehmens (Gleichstellungsbeauftragte, Datenschutzbeauftragte, Arbeitssicherheit, Betriebliches Gesundheitsmanagement, Suchtkrankenhilfe und Hilfe in schwierigen Lebenslagen, Personalmanagement, Qualitätsmanagement und Innenrevision) und durch die Beteiligung der Interessenvertretungen Personalrat und Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen. Das System selbst wird laufend überprüft und kontinuierlich verbessert.   
 
Die Erfüllung von Gleichstellungszielen und -strategien erfolgt hauptsächlich auf gesetzlicher Grundlage über das Hamburgische Gleichstellungsgesetz und weitere gleichstellungsrelevante Gesetze wie den Hamburger Corporate Governance Kodex (HCGK), das Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen (FüPoG) sowie das Mutterschutzgesetz (MuschG) etc. Die Gleichstellung ist institutionalisiert durch die Gleichstellungsbeauftragte in Kooperation mit dem Personalmanagement. Im Turnus von vier Jahren erstellen Personalmanagement, Gleichstellungsbeauftragte und Geschäftsführung einen Gleichstellungsplan und setzen diesen gemeinsam um. Innerhalb einer Gleichstellungsperiode werden Kennzahlen zur Unterrepräsentanz in Berufsgruppen erhoben, Geschlechterquoten in Führungspositionen beobachtet und Maßnahmen im Gleichstellungsplan in regelmäßigen Abständen überprüft. Gegebenenfalls werden zusätzlich ergänzende Maßnahmen zur laufenden Anpassung des Gleichstellungsplans ergriffen. Das Unternehmen kommuniziert Gleichstellung über verschiedene Kanäle: Intern über die Stabsstelle Gleichstellung sowie extern im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, z. B. in sozialen Medien.   

Unternehmensführung
Der handelsrechtliche Jahresabschluss stellt das bedeutsamste externe Rechenschaftsinstrument im ökonomischen Rahmen dar. Hinzu kommt die interne Berichterstattung in Gestalt der Quartalsberichte, die dem Aufsichtsrat von F&W regelmäßig vorgelegt werden.  
 
Als kaufmännische Steuerungselemente wurden bei F&W eingeführt:

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Die ethische Haltung der Mitarbeitenden und der Führungskräfte kommt im Unternehmensleitbild und den Führungsgrundsätzen zum Ausdruck, die im Rahmen der Führungskräfteentwicklung zusammen mit allen Führungskräften entwickelt wurden. Ein Verhaltenskodex aus dem Bereich Korruptionsprävention ist in Planung. Weitere Setzungen sind: Das F&W-Gesetz, die Satzung, das Zielbild der Sozialbehörde und das Unternehmenskonzept der Geschäftsführung (inklusive der Darstellung der Wertschöpfungskette) sowie die Zielvereinbarungen für die Geschäftsführung.   F&W ist entsprechend der im Unternehmensleitbild zu findenden Unternehmenswerte,   
  ausgerichtet. 

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Zum aktuellen Zeitpunkt gibt es bei F&W kein Anreizsystem, in dem die Erreichung von Nachhaltigkeitszielen integriert ist. Die Berücksichtigung der Nachhaltigkeitsziele soll in Zukunft durch noch zu definierende Anreize gewährleistet werden.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Tarifliche Vergütung gemäß Tarifvertrag der Arbeitsrechtlichen Vereinigung Hamburg e. V. (TV AVH) und einzelne außertarifliche Vergütungen (s.o.).

Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

Da die Vergütung bei F&W nach der tariflichen Vergütung gemäß Tarifvertrag der Arbeitsrechtlichen Vereinigung Hamburg e. V. stattfindet, wird hier nicht näher auf einen Vergleich der Gehälter eingegangen.

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Im Zuge des Workshops zur Ermittlung der wesentlichen Themen (siehe Kriterium 4) wurden zusätzlich die Stakeholder von F&W ermittelt. Folgende Stakeholder wurden dabei identifiziert:
 

Abbildung 3: Stakeholder von Fördern & Wohnen 
 
 

Diese Stakeholderlandschaft war jedoch nicht Grundlage der nachfolgend dargestellten Stakeholderbeteiligungsformate. Es wird geprüft, obdie ermittelten Stakeholder weitergehend in die bestehenden Instrumente und Formate eingebunden werden.

9.1 Feedbackmanagement
Am 01.08.2020 wurde das zentrale Feedbackmanagement bei F&W eingeführt, das auf dem dezentralen Beschwerdemanagement aufgebaut wurde, das bis dahin existierte. Das zentrale Feedbackmanagement erfüllt seitdem auch Teile der Aufgaben der Hamburger Ombudsstelle für Geflüchtete, die zum 31.03.2020 geschlossen wurde, und ist in seiner Funktion der zentralen Feedbackstelle (ZFS) im zentralen Qualitätsmanagement angesiedelt.
 

Während der Einführung des Feedbackmanagements sowie der Feedback-Sprechstunde wurde Informationsmaterial verteilt, des Weiteren wurde an diversen behördlichen Stellen und online dafür geworben.  
 

Anregungen, Lob, Beanstandungen oder Beschwerden von Klientinnen und Klienten, Anwohnerinnen und Anwohnern, Freiwilligen, Betreuerinnen und Betreuern etc. werden seitdem einheitlich erfasst, verarbeitet und ausgewertet. Das Feedback kann per E-Mail, per Post, über die Internetseite von F&W oder persönlich abgeben werden. Für den persönlichen Kontakt steht dabei nicht nur die Verwaltung in den Einrichtungen von F&W vor Ort, sondern seit dem 01.08.2020 auch die zentrale Feedback-Sprechstunde zur Verfügung.  
 

Halbjährlich tagt ein externer Beirat, um Schwerpunkte zu identifizieren und strukturelle Maßnahmen zu diskutieren. Dieser Beirat setzt sich aus Vertreterinnen und Vertretern der Arbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege Hamburg e. V. (AGFW), den bezirklichen Fachstellen, dem Bündnis Hamburger Flüchtlingsinitiativen (BHFI), der ehemaligen Leitung der Ombudsstelle für Geflüchtete, der Sozialbehörde, F&W (mit beratender Stimme) sowie einer geflüchteten Person zusammen.  
 
Insgesamt wurden seit Einführung des Feedbackmanagements im August 2020 bis 01.03.21 225 Feedbacks erfasst:
  

Zeitraum Q3/2020: 01.08. – 30.09.2020 = 66 Feedbacks (zwei volle Monate)
Zeitraum Q4/2020: 01.10. – 31.12.2020 = 80 Feedbacks (drei volle Monate)
Zeitraum Q1/2021: 01.01. – 01.03.2021 = 79 Feedbacks (zwei volle Monate)  


144 von 225 Feedbacks (64 %) betreffen die Einrichtungen der öffentlich-rechtlichen Unterbringung bei F&W.

9.2 Beteiligungskonzept
Neben dem Feedbackmanagement gilt das Beteiligungskonzept von F&W als starkes Instrument der Partizipation. Das Beteiligungskonzept stellt ein Handlungskonzept zur Stärkung von Beteiligung und Teilhabe der Bewohnerinnen und Bewohner in den Erstaufnahmen und Wohnunterkünften dar.  

Dieses Beteiligungskonzept ist unter breiter Mitwirkung von Mitarbeitenden sowie Klientinnen und Klienten aus den Erstaufnahmen, Wohnunterkünften, der Wohnungsvermietung sowie der Zentrale entstanden. Das Beteiligungskonzept orientiert sich grundlegend an den „Qualitätskriterien für Bürgerbeteiligung“ und legt Standards für gute Beteiligung in den Einrichtungen von F&W fest.  

F&W möchte den Bewohnerinnen und Bewohnern Beteiligung innerhalb ihres direkten Lebensumfeldes anbieten und ihnen darüber hinaus Beteiligungsangebote im Quartier oder Stadtteil nahebringen:  

„Durch eine aktive Öffentlichkeitsarbeit fördern wir die gesellschaftliche Akzeptanz unserer Klientinnen und Klienten. Wir unterstützen ihre Integration in das Umfeld. Dabei treten wir in den Dialog mit den Bürgerinnen und Bürgern und stellen unsere Arbeit transparent dar. Wir vertreten unsere fachliche Position selbstbewusst. In unseren Einrichtungen bieten wir vielfältige Möglichkeiten für aktives bürgerschaftliches Engagement.“ Unternehmensleitbild von F&W  

Die Öffnung der Strukturen in den Einrichtungen für beteiligungsorientierte soziale Arbeit und ein gleichwürdiger Umgang zwischen Bewohnerinnen, Bewohnern und Mitarbeitenden entsprechen dem Leitbild von F&W und setzen die Ziele des Hamburger Integrationskonzepts und des Rahmenprogramms Integrierte Stadtteilentwicklung (RISE) auf praktischer Ebene um. Das Beteiligungskonzept bietet Anregungen und vielfältige Hilfestellungen bei der Etablierung eigener unterkunftsspezifischer Beteiligungsprozesse. Die Bewohnerinnen und Bewohner sollen durch Information sowie Einbeziehung in die und Mitbestimmung an den alltäglichen Prozessen und Entscheidungen in den Unterkünften auch zur Teilhabe außerhalb der Unterkünfte, in den Quartieren und Stadtteilen, ermutigt und befähigt werden.  

In den Einrichtungen von F&W werden bereits verschiedene Formen von Beteiligung praktiziert (aktuell aufgrund der Corona-Pandemie in eingeschränkter Form):  
Austausch und Information
9.3 Leitfaden Klienten-Beteiligung
Der Leitfaden Klientinnen- und Klienten-Beteiligung ist 2017 im Geschäftsbereich Begleitung und Teilhabe partizipativ mit den Klientinnen und Klienten entstanden.  
 

Der Leitfaden regelt, wie Menschen, die bei F&W leben oder betreut werden, mitreden und mitbestimmen können. Dieser Leitfaden ist in einfacher Sprache geschrieben, damit Menschen, die schwierige Wörter nicht gut verstehen oder nicht gut lesen können, diesen ebenfalls verstehen.

9.4 Einbindung der Freiwilligen
Das Engagement von rund 2.400 Freiwilligen, in Abgrenzung zum Hauptamt mit bezahlter Arbeit, nimmt bei F&W einen hohen Stellenwert ein. Mit der zentralen Koordination und Kommunikation mit den Freiwilligen sind rund 11 Mitarbeitende (inkl. Assistenz und Teamleitung) beschäftigt. Zusätzlich gibt es Ansprechpersonen für Freiwillige an den Standorten. Pandemiebedingt waren im Berichtsjahr 2020 nur 10 % - 15 % der registrierten Freiwilligen aktiv, da ein Großteil dieser zur Risikogruppe in der Pandemie gehört und Infektionsschutzverordnungen des Senats Aktivitäten zeitweise untersagten.  

Zur Beteiligung der Anspruchsgruppe „Freiwillige“ gibt es mehrere Instrumente:


Kommunikation
Vor der Covid-19-Pandemie fanden regelmäßige Freiwilligentreffen in den Einrichtungen statt. Seit der Covid-19-Pandemie sind diese Treffen nicht mehr möglich. Es wird daher über regelmäßige Infobriefe und Newsletter der Kontakt zu allen registrierten Freiwilligen aufrechterhalten. Darüber hinaus werden die Einrichtungen bei der Kommunikation mit den Freiwilligen unterstützt. Ergänzt wird die Kommunikation über Social Media. Dazu gehören Beiträge auf Twitter und auf der Homepage zum freiwilligen Engagement.


Anerkennungskultur
Die Anerkennungskultur der Freiwilligenarbeit hat bei F&W eine große Bedeutung. Freiwillige erfahren per Post oder E-Mail regelmäßig Neuigkeiten von der zentralen Freiwilligenkoordination. Dort gibt es, ebenso wie in den jeweiligen Einrichtungen,  feste Ansprechpersonen für Freiwillige. Die Freiwilligen können sich den Hamburger Nachweis über freiwilliges Engagement ausstellen lassen. Die jährliche Dankeschön-Veranstaltung für alle Freiwilligen (pandemiebedingt 2020 digital) ist seit Jahren ein besonderes Zeichen der Anerkennung.


Aktivitäten und Maßnahmen
Während der Covid-19-Pandemie konnten nicht die üblichen öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen für Akquise und Vernetzung in Präsenz stattfinden, wie Sommerfeste in den Einrichtungen, Quartiersveranstaltungen, Freiwilligenbörsen oder das „Forum Flüchtlingshilfe“ der Sozialbehörde. Im Berichtsjahr 2020 wurde versucht, dies über die Teilnahme an der digitalen AKTIVOLI Freiwilligenbörse mit einem virtuellem Infostand, Beratung sowie Gesprächen mit Freiwilligen aufzufangen. Außerdem wurde an den Möglichkeiten des kontaktlosen Engagements gearbeitet, so beispielsweise indem Freiwillige aufgerufen wurden, Bastelmaterial für Kinder in Wohnunterkünften oder warme  Schals für Menschen im Winternotprogramm anzufertigen und dorthin zu schicken.  

Auf der Unternehmenshomepage ist der Bereich Engagement mit einem digitalen Angebotskatalog präsent, der neu gestaltet und um ein Booklet für kontaktloses Engagement ergänzt wurde, um trotz Covid-19-Pandemie den Austausch mit Freiwilligen zu fördern. Diese Flexibilität der Aktivitäten und Maßnahmen zeigt sich auch in den Fortbildungsangeboten für Freiwillige: 2021 ist im Rahmen des Programms der Volkshochschule Hamburg die digitale Veranstaltung „Gelebte Solidarität in Hamburg: Freiwilliges Engagement in Unterkünften für Geflüchtete und Wohnungslose“ geplant.  
 

Zwei besondere Aktivitäten im Jahr 2020 haben die Verbindung zwischen F&W-Klientinnen und -Klienten und der Gesellschaft gestärkt: Über die „Post mit Herz“ gelangten ca. 400 Ostergrußkarten zu Klientinnen und Klienten  von F&W, dazu ein Twitter-Beitrag: Bitte hier klicken. Beim „kontaktlosen sozialen Aktionstag“ in der Unterkunft Kurt-A.-Körber-Chaussee wurden infektionsschutzkonform Ostergeschenke gebastelt und verteilt; auch hierzu ein Twitter-Beitrag: Bitte hier klicken.  

Das Engagement der Freiwilligenkoordination von F&W erfährt viel positives Feedback, vor allem von Freiwilligen: „Es war zu spüren, dass viele Gedanken und Ideen zu einer abwechslungsreichen Veranstaltung geführt haben.“  

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

 Bitte beachten Sie hierfür das Kriterium 2 Wesentlichkeit.

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Innovationsmanagement
Um die Nachhaltigkeit in Bezug auf die Ressourcennutzung beim Einkauf und bei den Nutzerinnen und Nutzern zu verbessern, nehmen die Mitarbeitenden des Beschaffungsmanagements an regelmäßigen Fortbildungsmaßnahmen teil.  

F&W ist durch ständige, auch kurzfristige neue Aufgabenstellungen von der FHH, wie insbesondere durch den Zuzug vieler geflüchteter Menschen nach Hamburg im Jahr 2015 und in Folgejahren sowie in der Corona-Pandemie, in der es um Aufklärungs-, Hygiene- und Quarantänemaßnahmen in ihren Unterkünften ging, zum Finden schneller organisatorischer Lösungen und Ad-hoc-Maßnahmen gezwungen. Die Organisation und Kommunikationsstruktur (u.a. Krisenstäbe) von F&W ermöglichen diese schnellen Lösungen. Zudem gibt es speziell im Bereich Klimaschutz- und Energiemanagement Arbeitsgruppen, die Innovationsideen ein Format geben. Im Rahmen der für 2021 geplanten Klimawoche soll zusätzlich dazu aufgerufen werden, dass die Mitarbeitenden von F&W Maßnahmenvorschläge im Bereich Nachhaltigkeit einreichen. Zusätzlich ist für 2022 ein weiteres generelles Format geplant, in dem Ideen und Entwicklungsvorschläge aus dem Unternehmen gesammelt, geprüft und wo sinnvoll umgesetzt werden.   

Ein Beispiel für eine gelungene Innovation, die von einem Mitarbeitenden initiiert wurde, ist der Aufbau eines zentralen Lagers auch für gebrauchtes Mobiliar von F&W, das zum Beispiel durch Auflösung von F&W-Unterkünften frei wird und nun in diesem zentralen Lager für eine weitere Verwendung gelagert werden kann. Dadurch wird die Einsatzdauer des Mobiliars deutlich erhöht und dementsprechend weniger Neues beschafft.   

Produktmanagement
Die Beschaffung von Nutzgegenständen (exklusive EDV-Geräten) erfolgt über den sogenannten Heiler-Katalog. Dieser Katalog wird vom Beschaffungsmanagement gepflegt. Die Möglichkeit, neue Produkte oder Dienstleistungen in den Heiler-Katalog aufzunehmen, besteht. Dies läuft über einen mündlichen oder schriftlichen Vorschlag an die jeweilige Bereichsleitung oder direkt an das Beschaffungsmanagement unter Nennung der Gründe. In diesem gesamten Beschaffungsprozess gibt es bisher keine verpflichtenden Regelungen zur Einhaltung nachhaltiger Kriterien. Zukünftig soll hier jedoch ein Standard zur Einhaltung von Nachhaltigkeitslabels geschaffen werden (Vgl. dazu Kriterium 4 und 12).  

Ferner wurde Ende 2020 ein Entwurf für eine aktualisierte Beschaffungsrichtlinie für F&W erstellt. Diese enthält Ausführungen zu sämtlichen Abschnitten des Beschaffungsprozesses. Die Kapitel „Allgemeine Grundsätze“ und „Beschaffungsgrundsätze“ sind als Grundlagen für den kompletten Beschaffungsprozess zu verstehen. Im Kapitel „Beschaffungsgrundsätze“, Abschnitt „Umweltaspekte“ wird die Beachtung nachhaltiger Kriterien im Beschaffungsprozess dargestellt. Folgende Grundsätze müssen demnach zukünftig bei einem Beschaffungsvorgang eingehalten werden. 
  1. Die Beschaffungen sind unter Berücksichtigung von Umweltaspekten vorzunehmen.
  2. In diesem Rahmen sind Gesichtspunkte des Umweltschutzes, z. B. nachhaltige Beschaffung, das Hamburgische Abfallwirtschaftsgesetz sowie die Belange des Klimaschutzes zu berücksichtigen. Hiernach ist sowohl bei der Festlegung von Art und Menge des zu beschaffenden Bedarfs, als auch bei der Auftragsvergabe zu verfahren.
  3. In Hamburg ist die umweltverträgliche Beschaffung in § 3b HmbVgG normiert. Eine Konkretisierung und Hilfestellung wird durch den „Leitfaden für umweltverträgliche Beschaffung der Freien und Hansestadt Hamburg“ (Umweltleitfaden) gegeben, der für die Hamburger Verwaltung verbindlich und für F&W empfohlen ist.
  4. Bereits bei der Auswahl des Auftragsgegenstandes sollen von vornherein umweltfreundliche Alternativen bevorzugt werden. In die Leistungsbeschreibung sollen Umweltanforderungen als technische Spezifikationen einfließen. Im Rahmen der Eignungsprüfung darf verlangt werden, dass das Unternehmen bestimmte Normen für das Umweltmanagement erfüllt – soweit diese für die Ausführung des Auftrags relevant sind. Umweltkriterien sollen darüber hinaus als Zuschlagskriterien in die Angebotswertung einbezogen werden. Es ist auch zulässig, Umweltkriterien in die zusätzlichen Bedingungen für die Ausführung des Auftrags einfließen zu lassen. Diese beziehen sich vor allem darauf, dass Vorgaben bezüglich der Art und Weise der Auslieferung der Waren gemacht werden können.
  5. Nach § 3 Hamburgisches Abfallwirtschaftsgesetz (HmbAbfG) haben die Bedarfsstellen, die betreffenden Fachabteilungen und das Beschaffungsmanagement im Beschaffungs- und Vergabewesen umweltverträglichen Produkten den Vorzug zu geben, sofern diese für den vorgesehenen Verwendungszweck geeignet sind und dadurch keine unzumutbaren Mehrkosten (max. 5 %) entstehen. Das Hauptaugenmerk der Prüfung wird hiernach auf die Eignung, Gebrauchsdauer, Reparaturfreundlichkeit und Wiederverwendbarkeit der umweltverträglichen Produkte im Vergleich zu anderen Erzeugnissen zu richten sein. Auch der Gesichtspunkt der Kostenminderung für Entsorgungsleistungen ist dabei zu beachten.

Darüber hinaus finden weitere Ermittlungen zu den sozialen und ökologischen Wirkungen der wesentlichen Produkte/Dienstleistungen aktuell noch nicht statt.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

F&W verfügt über keine Finanzanlagen am Markt und führt dem entsprechend keine Auswahlprüfung nach Umwelt- und sozialen Faktoren durch.