5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Die zentrale Verantwortung für Nachhaltigkeitsthemen liegt bei den Geschäftsleitungen der einzelnen KÖLLA Gesellschaften.  

Auf Projektebene liegt die Zuständigkeit bei Benedikt Wetterau.
Telefon +49 (2131) 66 13 471
E-Mail: benedikt.wetterau@koella.com

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Die KÖLLA-Unternehmensstrategie wurde in enger Anlehnung an das Managementsystem ISO 9.001 entwickelt und im operativen Geschäft verankert. Die noch zu entwickelnde Nachhaltigkeitsstrategie wird später analog implementiert werden.

Die ISO 9.001 fordert die Formulierung von strategischen und operativen Zielen, die qualitativer als auch quantitativer Art sein können. Der Grad der Zielerreichung wird regelmäßig analysiert und das Ergebnis fließt wiederum in die Formulierung der nächsten Ziele und Prozesse ein.  

In unsere Unternehmensstrategie sind die Ergebnisse der Kontextanalyse und der Stärken-Schwächen-Analyse eingeflossen. Daraus wurden kurz- und mittelfristige Ziele abgeleitet und passende Maßnahmen zur Zielerreichung in der Jahresplanung festgelegt.  

Die Umsetzungserfolge werden mit Schlüsselindikatoren gemessen, um den Grad der Zielerreichung zu ermitteln.  

Das Managementsystem von KÖLLA gilt für die gesamte Gruppe und ist die Basis für die Implementierung von Regeln und Prozessen im operativen Geschäft. Es ist prozessorientiert aufgebaut und als Prozesslandkarte elektronisch dokumentiert. Zur Steuerung des Managementsystems stehen folgende Instrumente zur Verfügung: Des Weiteren sind Regeln zur Qualitätssicherung (QS) und zur Lebensmittelsicherheit Teil des Managementsystems.

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Im Rahmen der erstmaligen Berichterstattung nach dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex erheben wir die Leistungsindikatoren des DNK nach GRI-SRS, soweit uns dazu jeweils schon Zahlen vorliegen.  

Zur Steuerung und Kontrolle arbeitet die KÖLLA Gruppe bereits mit diversen Kennzahlen wie beispielsweise Fluktuationsrate, Krankenstand, Anzahl Arbeitsunfälle, Reklamationsrate oder Geschäftspartnerbewertungen. Die Kennzahlen sind noch nicht in der Gruppe vereinheitlicht worden. Dies ist den unterschiedlichen Betriebsgrößen und Entwicklungsstadien der einzelnen Standorte geschuldet.  

Unser Ziel ist eine konsistente Dokumentation und Kontrolle aller Projekte auf Ebene der Gesellschaften. Mit der RACI-Methodik schaffen wir klare Zuständigkeiten für Prozesse und Aufgaben und sorgen für die Nachverfolgbarkeit der Maßnahmenumsetzung.  

Werden Ziele nicht erreicht, werden die Ursachen im Rahmen einer Abweichungsanalyse aufgedeckt. Die Erkenntnisse für notwendige Korrekturen bzw. Verbesserungen werden dokumentiert und dienen als Basis für neue Zielplanungen.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Der Verhaltenskodex der KÖLLA Gruppe beschreibt die geltenden Verhaltensnormen:   Leitbild der KÖLLA Gruppe
In der Mitarbeiter-Fibel KÖLLA 2021 „Ziele, Werte, Wissen, Visionen“ haben wir unser Unternehmensleitbild niedergelegt und uns zu einheitlichen Werten verpflichtet.  

Werte: Unsere Werte sind Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit, Loyalität, Verantwortungsbewusstsein, Engagement, Partnerschaftlichkeit, Respekt, Wertschätzung und Unabhängigkeit.  

Qualität: Qualität bezieht sich auf unsere Produkte, unsere Leistungen und unsere Kommunikation. Wir transportieren nicht nur Waren von A nach B. Wir sichern auch Qualität. Wir handeln effektiv und flexibel. Im eigenen Sinne und im Sinne unserer Kunden und Produzenten. Zudem legen wir Wert auf klare Absprachen und eine gute Kommunikation.  

Unabhängigkeit: Wir sind wirtschaftlich unabhängig und handeln unabhängig. Das macht uns frei in unseren Entscheidungen.  

Tradition: KÖLLA ist seit 1921 am Markt und verfügt über fast 100 Jahre Erfahrung. Unsere Strukturen sind eher familiär und über Jahrzehnte gewachsen, sowohl im Innen als auch im Außen. Wir pflegen seit vielen Jahren partnerschaftliche Beziehungen zu unseren Kunden und Produzenten.

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Zielvereinbarungen sind Teil der Jahresvereinbarungen. Das Erreichen der Ziele wird im Rahmen der Jahresgespräche durch die Geschäftsleitung und weitere Führungskräfte evaluiert.  

Ein Ziel, das bereits seit 2018 in der KÖLLA Gruppe verfolgt wird, ist die Reduktion des Druckerpapiers um jährlich 25%. In der Zukunft ist geplant nach der Implementierung der Nachhaltigkeitsstrategie auch weitere Nachhaltigkeitsziele in die Zielvereinbarungen aufzunehmen.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Angaben zur Vergütungspolitik unterliegen der Vertraulichkeit.  

Außer dem Ziel zur Reduzierung des Papierverbrauchs wurden noch keine weiteren Nachhaltigkeitsziele vereinbart.

Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

Angaben zur Vergütungspolitik unterliegen der Vertraulichkeit.

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Im Rahmen der Umfeldanalyse wurden mit Hilfe der Stakeholderanalyse die für die KÖLLA Gruppe relevanten Stakeholder identifiziert. Unter Stakeholdern verstehen wir alle Personen oder Gruppen, die ein berechtigtes Interesse an der Organisation haben. Dabei haben wir analysiert, welche Ansprüche die Interessengruppen an KÖLLA haben und umgekehrt, welche Ansprüche KÖLLA an die jeweilige Gruppe hat.  

Die für die KÖLLA Gruppe wichtigsten Stakeholder sind:
Für den Dialog mit unseren Stakeholdern nutzen wir verschiedene Formate.  

Mitarbeiter: Mit unseren Mitarbeitern werden persönliche Jahresgespräche geführt. Weitere Dialogformate mit unseren Beschäftigten sind in den Ausführungen im Kriterium 14 beschrieben.  

Kunden/Auftraggeber: Der Austausch mit Kunden findet in persönlichen Gesprächen statt, bei Besuchen vor Ort und telefonisch.  

Lieferanten/Produzenten: Die Anbaubetriebe werden regelmäßig vor Ort besucht. Zudem wird ständig telefonisch Kontakt gehalten.  

Gesellschafter: Der Austausch mit den Gesellschaftern erfolgt regelmäßig persönlich bei Strategietreffen und Jahresgesprächen. Außerdem erfolgt ein Austausch über monatliche Reportings.

Auf der Website sind für alle Stakeholder Informationen über die KÖLLA Gruppe, ihre Leistungen und aktuelle Entwicklungen zugänglich.  

Die Ergebnisse der Dialoge mit unseren Stakeholdern werden im Prozess des Verbesserungsmanagements verarbeitet. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Bedürfnisse unserer Stakeholder strukturiert bearbeitet werden. Dies betrifft auch Themen der Nachhaltigkeit.
Wir nutzen die Ergebnisse aus den Dialogen zur Weiterentwicklung des Nachhaltigkeitsmanagements, siehe dazu Erläuterungen im Leistungsindikator GRI SRS-102-44 Wichtige Themen und Anliegen.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

Von Stakeholdern geäußerte Themen und Anliegen:

Mitarbeiter
Reagiert wurde mit diversen Maßnahmen, wie beispielsweise Teammeetings, regelmäßigen Aufgabenumverteilungen, Vertretungsregelungen, Arbeitszeitmodellen, Perspektivgesprächen, Weiterbildungsangeboten, Motivationshäfen etc.  

Gesellschafter
Die im Leitbild definierten Qualitäten, Werte und Verhaltensnormen sollen über eine Neuauflage der Mitarbeiterfibel an alle Mitarbeiter kommuniziert werden.  

Kunden/Auftraggeber Reagiert wurde mit einer weitergehenden Anpassung der KÖLLA Prozesse an die Kundenstruktur, unter anderem mit einer weiteren Standardisierung der Angebotsabwicklung und verbesserten Prozessen in IT und Logistik. Der persönliche Kontakt und die gute Performance auch bei Lieferengpässen sind Teil des KÖLLA Dienstleistungspakets.  

Endverbraucher/Konsumenten Diese Anliegen der Endverbraucher werden über unsere direkten Auftraggeber aus dem Lebensmittelhandel an uns weitergegeben und von uns fortlaufend berücksichtigt. Beispielweise haben wir uns zum Ziel gesetzt, bei Verpackungen so weit wie möglich auf Kunststoff zu verzichten und Alternativen aus nachhaltigen Rohstoffen einzusetzen.  

Lieferanten/Produzenten Reagiert wurde unter anderem mit täglichen telefonischen Kontakten, frühzeitiger Saisonplanung, regelmäßigen Besuchen vor Ort und weiteren Maßnahmen zur Qualitätssicherung.

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Wir streben nach stetiger Weiterentwicklung und Innovation. Dafür haben wir in unserer Organisation Prozesse zur kontinuierlichen Verbesserung verankert, durch die wir Feedbacks und Verbesserungsvorschläge durch Kunden, Anbaubetriebe/Lieferanten und Mitarbeiter aufnehmen, auswerten und daraus Lösungen entwickeln.  

Entwicklung nachhaltiger Verpackungen
Umfragen zeigten, dass immer mehr Konsumenten Produkte bevorzugen, bei denen keinerlei Plastik verwendet wird. Daher haben wir uns in der KÖLLA Gruppe das Ziel gesetzt, so weit wie möglich Kunststoffverpackungen durch umweltfreundlichere Alternativen zu ersetzen.  

2018 haben wir begonnen, unsere Erfahrungen mit Verpackungsherstellern zu teilen. Eine Vielzahl innovativer nachhaltiger Verpackungslösungen wurde getestet, von denen einige überzeugten und von uns eingesetzt werden:   Innovatives Verwertungskonzept
Zu unserem Produktmanagement gehört auch unser innovatives Konzept der Resteverwertung: Den Produzenten in den Erzeugerländern wird auch die B-Ware abgenommen. Zudem verkaufen wir Reklamationsware und verweigerte Ware. Dies hat den Vorteil, dass erheblich weniger Obst und Gemüse weggeworfen werden.

Die Auswirkungen unserer Produkte und Dienstleistungen auf soziale und ökologische Nachhaltigkeitsaspekte ermitteln wir einerseits qualitativ, beispielsweise im Dialog mit Lieferanten, Abnehmern und Mitarbeitern, und andererseits quantitativ über soziale und ökologische Leistungsindikatoren. Dazu nutzen wir auch erstmals die Leistungsindikatoren des DNK.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

Finanzanlagen werden von uns nicht getätigt.