5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Alle Themen mit Bezug zu Nachhaltigkeit laufen an einer zentralen Stelle zusammen, der Abteilung Nachhaltigkeitsmanagement. Ökologische und soziale Aspekte entlang der Wertschöpfungskette und am Hauptunternehmensstandort werden nicht mehr von allen Abteilungen unabhängig voneinander behandelt sondern zentral koordiniert. Durch die ganzheitliche und abteilungsübergreifende Betrachtung der Thematik können Probleme viel effizienter erfasst und behandelt werden.

Um die relevanten Themen zu identifizieren werden regelmäßig Stakeholderanalysen durchgeführt, bei denen die positiven und negativen Auswirkungen unserer Geschäftstätigkeiten analysiert werden. Anhand dieses Vorgehensweise werden in Zusammenarbeit mit allen Abteilungen und übergeordnet der Geschäftsleitung Ziele und Maßnahmen definiert, welche in konkreten Handlungsplänen in die Unternehmensaktivitäten integriert werden. Die Maßnahmen werden überwacht, Fortschritte protokolliert und falls nötig Anpassungen an der Strategie vorgenommen. 

Die Verantwortung dieses Prozesses liegt damit sowohl bei der Geschäftsleitung, als auch bei den Verantwortlichen der Abteilungen sowie dem Nachhaltigkeitsmanagement.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Nachhaltigkeitsgedanken werden bei Topstar aktiv in alle Unternehmensentscheidungen mit einbezogen. Durch die seit Firmengründung übermittelten und gelebten Werte ist Nachhaltigkeit ein fester Bestandteil des Geschäftsalltags. 
Die Topstar GmbH ist seit 2008 nach der ISO 14001 zertifiziert und führt regelmäßig verschiedene Kontrollen und Audits durch, sowohl durch unsere eigenen qualifizierten Mitarbeiter als auch durch akkreditierte Prüfinstitute. 
Verschiedene Maßnahmen und Prozesse wie unser seit 2008 jährliche erstelltes Umwelt- und Qualitätsprogramm, unsere Mitgliedschaft seit 2014 und Zertifizierungen unserer Zulieferer durch amfori BSCI (Business Social Compliance Initiative) sowie zahlreiche weitere Aktivitäten bilden den Grundstein unserer Nachhaltigkeitsstrategie, welche sich auf allen Ebenen durch unser Unternehmen zieht.
Zusätzlich gibt der unternehmenseigene Code of Conduct unseren Mitarbeitern Handlungsempfehlungen und Richtlinien vor, welche sich vor allem um die sozialen Aspekte der Nachhaltigkeit sowie ethisch korrektes Geschäftsverhalten drehen. Der Code of Conduct für unsere Lieferanten lehnt an den Kernarbeitsnormen der ILO, den Standards der amfori BSCI und dem Global Compact an. Unsere Lieferanten verpflichten sich dazu, diese Standards in ihren Betrieben und ihrem eigenen Geschäftsverhalten umzusetzen.
Die Maßnahmen und Prozesse sowie ihre Ergebnisse werden in ständigem Kontakt zwischen den Mitarbeitern, den Vorgesetzten sowie der oberen Führungsebene ausgewertet und angepasst.

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

In unserer Umwelt- und Betriebsbilanz sowie unseren Umwelt- und Qualitätszielen sind konkrete Kennzahlen und Leistungsindikatoren definiert. Die jeweiligen Abteilungen haben Zugriff auf diese Prozesse und verfolgen die eigenen Ziele und Fortschritte. Die Nachhaltigkeitsabteilung ist dafür zuständig, dass diese Prozesse einheitlich und zuverlässig und laufen und die Ziele verfolgt werden. Im Rahmen unserer ISO 14001 Zertifizierung werden diese Prozesse und Verläuft kontrolliert und kontinuierlich ausgebaut.

In der Umwelt- und Betriebsbilanz werden alle zum heutigen Stand messbaren, dynamischen Verbrauchsgrößen wie Betriebsstoffe, Rohmaterialien nach Verwendungszweck, Abfälle, Wasser, Strom etc. mit den tatsächlichen Jahresverbrauchsmengen (ppm / parts per million) festgehalten. Daraus lassen sich einfache Abweichungsanalysen erstellen, die zur Beurteilung der der Zielerreichung herangezogen werden.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Menschen sind die Grundlage erfolgreicher Unternehmen, so auch von der Topstar GmbH. Die familiäre Kultur und die enge Beziehung zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und der Geschäftsleitung, sowie die Übertragung dieser Philosophie auf unsere Wertschöpfungskette stehen im Fokus des Unternehmens. Es ist uns ein wichtiges Anliegen, nicht nur die Rechte unserer Mitarbeiter am Hauptunternehmensstandort zu wahren, sondern für die Rechte aller Menschen entlang der Wertschöpfungskette unserer Produkte einzutreten und höchste soziale Standards zu erreichen. Wir sehen die Herausforderungen globaler Lieferketten als Ansporn, um kontinuierlich an Lösungen für ein faires, nachhaltiges Miteinander zu arbeiten.
Der Begriff „Familienunternehmen“ ist nicht nur eine formale Charakterisierung der Topstar GmbH - Familie wird hier in Langenneufnach gelebt. Es ist uns deshalb ein wichtiges Anliegen, die Arbeitsplätze unserer Mitarbeiter nicht nur nach höchsten gesetzlichen Anforderungen, sondern darüber hinaus positiv, angenehm und gesundheitsfördernd zu gestalten. Wir sind uns der großen unternehmerischen Verantwortung gegenüber unseren Mitarbeitern bewusst und nehmen diese sehr ernst.

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Die Vergütungspolitik der Mitarbeiter und Führungskräfte ist aktuell nicht abhängig von Nachhaltigkeitszielen oder Kennzahlen langfristiger Wertschöpfung. Die Prämien und die Gewinnbeteiligung richten sich nach anderen Kriterien aus.
Zukünftig ist es aber durchaus angedacht, Nachhaltigkeitskriterien in das Bewertungssystem mit aufzunehmen. Wann dies in der Praxis umgesetzt wird ist allerdings noch nicht klar.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Die Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und die Führungskräfte kann aus strategischen internen und externen Gründen hier nicht offengelegt werden.
Die Vergütung der Mitarbeiter erfolgt nach Lohn- und Gehaltsgruppen, wobei zusätzlich die individuelle Qualifikation, Tätigkeit und Berufserfahrung berücksichtigt wird. Es ist zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur, dass sich die Mitarbeiter in ständigem Dialog mit ihren Vorgesetzten befinden. Es wird dabei nicht nach diskriminierenden Kriterien differenziert.

Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

Wir haben uns dazu entschieden, das Verhältnis der Jahresgesamtvergütung aus verschiedenen Gründen nicht zu veröffentlichen. Dies würde Probleme und Nachteile für unsere Firma nach sich ziehen.

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Durch eine Stakeholderanalyse sowie die ganzheitliche Betrachtung unserer Unternehmensaktivitäten konnten die relevanten Anspruchsgruppen identifiziert werden.
Diese sind Mitarbeiter, Inhaber, Kunden, Mitbewerber, die Gemeinde Langenneufnach, Fachmedien und Verbände, Gemeinnützige Organisationen, öffentliche und private Institutionen, Kontrolleinrichtungen sowie Gesellschaft und Umwelt regional, national und international.

Mit den wichtigsten Stakeholdern kommunizieren wir täglich oder mindestens wöchentlich und dokumentieren die Ergebnisse in den jeweiligen Strukturen. Der Kundenkontakt wird über unser Customer Relationship Management organisiert, dokumentiert und ausgewertet. Die Ergebnisse werden intern den relevanten Bereichen kommuniziert um beispielsweise Produkte zu optimieren, Marketingaktivitäten auszurichten oder Vertriebsstrategien anzupassen. In ähnlicher Weise wird auch bei der Lieferantenkommunikation vorgegangen. 

Die Ergebnisse dieser Stakeholderkommunikation werden in den jeweiligen Abteilungen und damit auch im Nachhaltigkeitsmanagement in zukünftige Ziele, Strategien und Prozesse integriert.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

Besonders im Vordergrund standen in den letzten Geschäftsjahren die Themen und Anliegen im Bereich Nachhaltigkeit, hauptsächlich durch unsere Mitarbeiter, Kunden, öffentliche und private Institutionen sowie der Gesellschaft allgemein. Um diesen Ansprüchen zu folgen, entschieden wir uns für die Gründung einer eigenen Nachhaltigkeitsabteilung in unserem Unternehmen sowie eine neue Art der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Der Fokus unserer Unternehmensaktivitäten rückt damit immer mehr in Richtung Nachhaltigkeit.
 

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Die Topstar GmbH produziert Bürostühle und Sitzmöbel in Langenneufnach und bezieht Materialien und Bauteile von Zulieferern aus Deutschland, Europa und Drittländern. Soziale und ökologische Chancen und Risiken globaler Wertschöpfungsketten betreffen also auch unsere Geschäftstätigkeiten. Unsere Produkte selbst üben bei der Nutzung keinen negativen Einfluss auf Nachhaltigkeitsaspekte aus, bei der Beschaffung der Materialien und der Verwertung unserer Produkte durch den Endkunden sind wir uns der Risiken bewusst und bemühen uns kontinuierlich um eine Reduzierung dieser möglichen negativen Einflüsse. Bei der Beschaffung wird sich an internationalen Standards orientiert, welche bei der Betrachtung von sozialen und ökologischen Aspekten in unserer Lieferkette klare Richtlinien vorgeben. Bei der Verwertung der Produkte bemühen wir uns schon im Entwicklungsprozess um ein umweltverträgliches Design und die Verwendung von Recyclingmaterialien. Außerdem soll die Zerlegung des Produktes in recyclingfähige Einzelteile in den nächsten Jahren optimiert werden.

Die Nachhaltigkeitsleistung wird im Unternehmen von allen Abteilungen gefördert, besonders von der Abteilung Nachhaltigkeitsmanagement. Diese arbeitet mit den jeweiligen Verantwortlichen gemeinsam an Verbesserungen und Innovationen, die ökologische und soziale Fortschritte bringen sollen. Außerdem können alle Mitarbeiter gleichermaßen durch unser betriebliches Vorschlagswesen, unser Top-Up Programm, Ideen zur Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung einbringen.

Für all diese Themen sind wir auch um Verbesserungsvorschläge und Ideen unserer Kunden jederzeit offen und bemühen uns um die Integration des Feedbacks in unsere Unternehmensaktivitäten.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

Im Geschäftsjahr wurden keine Finanzanlagen einer positiven oder negativen Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen. Dies ist allerdings für die nächsten Geschäftsjahre geplant.