5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Die Verantwortlichkeit für Nachhaltigkeit liegt grundsätzlich bei allen Geschäftsleitern der ROLAND-Gesellschaften. Die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten im Rahmen der Geschäftstätigkeit und die Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen ist nur dann wirksam, wenn die Geschäftsleitungen diese durch einen entsprechenden Tone-at-the-top im Unternehmen verbreiten, unterstützen und das Bewusstsein durch eigene Vorbildfunktion vorantreiben.

Durch die Initiative einzelner Mitarbeiter besteht weiterhin ein interdisziplinäres Corporate Social Responsibility Team, das in Eigenverantwortung die Themen CSR-Aktivitäten, Spenden, Kinderrechte und Umweltmaßnahmen bearbeitet und weiterentwickelt. Die freiwillige Einsatzbereitschaft der Mitarbeiter für die genannten Themen steht bei diesem CSR-Team im Vordergrund, weshalb auch die feste Integration dieses Teams in die Aufbauorganisation der ROLAND nicht vorgesehen ist.

Die Erstellung der nicht-finanziellen Erklärung und der Entsprechenserklärung zum Deutschen Nachhaltigkeitskodex erfolgt durch den Bereich Governance, welcher dem Vorstandsressort von Marc Böhlhoff zugeordnet ist.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Im Governance-System von ROLAND sind Regeln und Prozesse definiert und implementiert, die eine risikoorientierte und verantwortungsbewusste Unternehmenssteuerung auch unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten sicherstellen. Die entsprechenden Vorgaben sind in verschiedenen Leitlinien, Richtlinien und Arbeitsanweisungen verankert.

Für Entscheidungen, aus welchen potentiell wesentliche Risiken entstehen können, sind daher Vorgaben zur Berücksichtigung von Stellungnahmen unabhängiger Governance-Funktionen bei der Entscheidungsfindung vorgesehen, beispielsweise vom Risikomanagement und der Compliance-Beauftragten. Darüber hinaus sind diese wesentlichen Entscheidungen stets einvernehmlich von mindestens zwei Vorständen nach dem Vier-Augen-Prinzip zu treffen. In den Katalog der hierbei relevanten Entscheidungen fallen u.a. die Entwicklung neuer Produkte, die Zeichnung wesentlicher Risiken, Kapitalanlageentscheidungen und die Definition der Geschäfts- und Risikostrategie der ROLAND. Die Wirksamkeit der zu den verschiedenen Sachverhalten definierten Leitlinien wird im Rahmen eines jährlichen Überprüfungsprozesses ausgewertet und der Geschäftsleitung von ROLAND berichtet.

In Bezug auf nicht-wesentliche Sachverhalte werden Vorgaben zur Einhaltung der Werte und Normen von ROLAND sowie zur Erreichung der prozessualen und übergeordneten Ziele in Form von Richtlinien und Arbeitsanweisungen festgelegt. Darunter fallen bei ROLAND u.a. Richtlinien zum Einkauf von Material und Dienstleistungen, zu Geschäftsreisen, zu Dienstwagenregelungen, zur Arbeitssicherheit, zum Umgang mit Geschenken und Einladungen sowie zu Datenschutz- und Informationssicherheitsbelangen.

Durch die Vorgaben des Governance-Systems wird die Geschäftstätigkeit von ROLAND unter Berücksichtigung des jeweils aktuellen Risikoprofils in stabilen Rahmenbedingungen gehalten, um den Fortbestand der Gesellschaften zu sichern. Im Sinne der Nachhaltigkeit soll dabei die Substanz erhalten bzw. ausgebaut und der erzielte Ertrag als Kapital für strategische und operative Entscheidungen genutzt werden.

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Ökonomische Kennzahlen werden in einem umfassenden Planungs- und Controllingsystem erfasst, ausgewertet und an die Geschäftsleitungen berichtet sowie im Rahmen von definierten Formaten veröffentlicht. Der operative Planungs- und Kapitalmanagementprozess wird mindestens jährlich durchgeführt und stellt insoweit auch ein Kontrollinstrument zur Überwachung der ermittelten und ausgewiesenen Planwerte aus den Vorjahren dar. Zur Gewährleistung einer angemessenen Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der verwendeten Daten sind im ROLAND Governance-System spezielle Standards bezüglich Datenqualität, Datenschutz und Informationssicherheit definiert.

Ökologisch und sozial relevante Kennzahlen werden in einem jährlichen Rhythmus für die Erstellung der nicht-finanziellen Erklärung und der Entsprechenserklärung zum Deutschen Nachhaltigkeitskodex erfasst und ausgewertet. Dies umfasst bspw. den Energieverbrauch, die erzeugten Druckstücke in den Büros und die Diversität der Belegschaft. Die aktuellen Kennzahlen finden sich in den Angaben zu den Kriterien 11 und 12 sowie 14, 15 und 16 dieses Berichts. Eine Berücksichtigung dieser Kennzahlen in der Unternehmenssteuerung erfolgt unter Umständen in besonderen Einzelfällen.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Der Verhaltenskodex von ROLAND orientiert sich an den folgenden Werten:[1] Diese Werte werden als Rahmen für das wirtschaftliche Handeln verstanden und zur Operationalisierung in die folgenden Grundsätze überführt:

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Im ROLAND Governance-System sind Vorgaben zum Anreiz- und Vergütungssystem in einer entsprechenden Leitlinie verankert.

Für tarifliche und außertarifliche Mitarbeiter im Innendienst ist eine Erfolgsbeteiligung vorgesehen, die von der Erreichung des Unternehmensergebnisses abhängig ist. Mitarbeiter des Außendienstes erhalten eine Geschäftsplanbonifikation entsprechend des Zielerreichungsrades. Die Betrachtung erfolgt dafür jeweils auf Basis eines Geschäftsjahres. Die Tantieme für Leitende Angestellte orientiert sich zu 4/5 an ökonomischen Zielgrößen des Unternehmens und zu 1/5 an individuell vereinbarten Zielen. Die Betrachtung erfolgt jeweils auf Basis eines Geschäftsjahres. Das Verhältnis der Jahresvergütung des höchstbezahlten Mitarbeiters zum Median der Jahresgesamtvergütung aller weiteren Mitarbeiter kann in Ermangelung der entsprechenden Datenbasis nicht ermittelt werden.

Bei der variablen Vergütung des Vorstands wird zwischen einer jahresbezogenen Tantieme und einer mehrjährigen variablen Vergütung unterschieden. Die jahresbezogene Tantieme, welche bis zu 22% der möglichen Jahresgesamtvergütung ausmacht, bestimmt sich zu 4/5 durch die Erreichung der ökonomischen Unternehmensziele und zu 1/5 durch die Erreichung persönlicher Ziele. Die Geschäftsjahresziele werden zwischen dem Aufsichtsrat und dem jeweiligen Vorstandsmitglied festgelegt und dokumentiert. Die mehrjährige variable Vergütung, welche bis zu 26% der möglichen Jahresgesamtvergütung ausmacht, wird determiniert durch die Ergebnisquote in einem dreijährigen Betrachtungszeitraum. Die variable Vergütungspolitik des Vorstands ist damit auf die nachhaltige ökonomische Unternehmensentwicklung ausgerichtet.

Soziale und ökologische Aspekte werden in den Unternehmenszielen des Anreizsystems bisher nicht berücksichtigt, da sie für das Unternehmen nicht steuerungsrelevant sind. Die Berücksichtigung dieser Aspekte in den persönlichen Zielen der Mitarbeiter, Leitenden Angestellten und Vorständen liegt im Ermessen des jeweiligen Mitarbeiters und seiner Führungskraft bzw. des jeweiligen Vorstands und des Aufsichtsrats und ist nicht übergreifend auszuwerten. Eine Anpassung des Anreizsystems ist gegenwärtig nicht geplant.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Die Vergütungspolitik für Führungskräfte und Vorstände wird unter Kriterium 8 erläutert. 

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten neben dem Ersatz ihrer baren Auslagen eine jährliche Vergütung, deren Höhe von der Hauptversammlung festgesetzt wird. Ausscheidende oder neugewählte Aufsichtsratsmitglieder erhalten nur den Teil der Vergütung, welcher der Dauer ihrer Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat in dem betreffenden Geschäftsjahr entspricht. In 2019 betrug die Gesamtvergütung für den Aufsichtsrat bei ROLAND 73.893 €.

Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

Das Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Persona zum Median der Jahresgesamtvergütung aller Mitarbeiter (ohne diesen) kann in Ermangelung der erforderlichen Datenbasis nicht ermittelt werden.        

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Als Stakeholder bezeichnet ROLAND alle natürlichen und juristischen Personen und Gruppen, die gegenwärtig und in Zukunft direkt und indirekt durch die Geschäftstätigkeit von ROLAND beeinflusst werden oder selbst Einfluss auf ROLAND ausüben können. In der Geschäftsstrategie werden neben den im Titel „Kundenfokus 2022“ schon angeführten Kunden außerdem im Rahmen der Strategieelemente zur Marktbearbeitung die Vertriebs- und Kooperationspartner und zur Kultur die Mitarbeiter als Stakeholder priorisiert. Die beiden Anteilseigner von ROLAND werden als relevante Stakeholder in wesentlichen Entwicklungen und Entscheidungen eingebunden.

Im Rahmen unseres Service- und Beratungsangebot wird ein kontinuierlicher Dialog mit unseren Kunden gepflegt. Brief- und Email-Versandaktionen, Pressemitteilungen und Online-Formate wie der Blog „Die RECHTschützer“ sind  für ROLAND  wichtige Instrumente, um Kunden über eigene Produkte zu informieren und über Rechtsschutz-relevante Themen im Allgemeinen aufzuklären. Im Bereich Rechtsschutz-Versicherungen ist ROLAND dabei im Wettbewerbsvergleich besonders aktiv. Ebenso dazu gehört für ROLAND die sorgfältige Aufnahme von Informationen. Für unsere Kunden stehen daher unterschiedliche Kanäle zur Übermittlung von Meinungen, Beschwerden und Anregungen zur Verfügung, welche von ROLAND fortlaufend überwacht und ausgewertet werden.

Die ROLAND-Mitarbeiter werden regelmäßig über Führungskräfte-Calls, Town-Hall Meetings, Mitarbeiterbriefe und Intranet-Meldungen sowie im Rahmen der Betriebsversammlungen von der Geschäftsleitung über aktuelle Entwicklungen und anstehende Entscheidungen informiert. Im Kulturprogramm „MOVE“ werden außerdem neue Kanäle entwickelt, die eine kontinuierliche Information und Beteiligung der Mitarbeiter ermöglichen.

Als Vertriebspartner werden einerseits die Partnergesellschaften mit ihren Ausschließlichkeitsorganisationen sowie andererseits Versicherungsmakler betrachtet. Die etablierten Vertriebswege sollen zukünftig durch eine aktive Integration unserer Rechtsschutzlösungen in die Produktwelten der Partnergesellschaften und durch den Ausbau von klassischen und alternativen Plattformgeschäftsmodellen gestärkt werden. Die jeweils relevanten Vertriebspartner werden dabei durch spezialisierte Bereiche von ROLAND betreut, um eine möglichst umfassende Berücksichtigung der jeweiligen Services und Beratungsbedürfnisse zu gewährleisten.

Relevante Anregungen und Anforderungen der Stakeholder werden von den jeweils zuständigen Stellen im Unternehmen aufgenommen und bewertet. Über eine Umsetzung entscheiden je nach Implementierungs- und Wirkungsumfang die zuständigen Stellen oder die Geschäftsleitung. Maßgeblich für die Entscheidung über eine Umsetzung sind insbesondere die potentiell positiven Effekte auf die im Abschnitt "Strategie" beschriebenen geschäftsstrategischen Ziele bis 2022.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

Die folgenden Themen wurden in 2019 durch die wesentlichen Stakeholder von ROLAND eingebracht und behandelt:

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Das grundlegende Prinzip des Versicherungsgeschäfts ist der Risikoausgleich innerhalb des Kollektivs der Versicherten und über die Zeit, die soziale Wirkung der wesentlichen Produkte von ROLAND kann somit grundsätzlich als nachhaltig bewertet werden. Im Rahmen einer Einzelbetrachtung können darüber hinaus die Rechtsschutz- und die Schutzbriefversicherung unterschieden werden.

Die Rechtsschutzversicherung ist dabei ambivalent zu bewerten, da einerseits Menschen gegen finanzielle Schäden aus einer unrechtmäßigen Behandlung abgesichert werden, jedoch andererseits die Streitlust der Menschen eben durch diese Absicherung potentiell ansteigen kann. Die Schutzbriefversicherung hingegen sichert, ebenso wie das Assistance-Geschäft, Menschen in verschiedenen Notfall- und Unfallsituationen ab, die soziale Wirkung der wesentlichen Produkte und Dienstleistungen wird daher überwiegend positiv bewertet. Die nachhaltige Wirkung der eigenen Produkte und Dienstleistungen kann außerdem durch eine bewusste Zeichnungs- und Annahmepolitik beeinflusst werden. Relevante Beschränkungen der Versicherungstätigkeit umfassen u.a. kontroverse Waffenhersteller, Kohle-basierte Energieproduktion und Tabakproduzenten.

Eine Steigerung der sozialen Nachhaltigkeitsleistung in der Rechtsschutzversicherung wird durch die neue Geschäftsstrategie „Kundenfokus 2022“ unterstützt, welche einen größeren Fokus auf die Prävention und Mediation von Rechtsstreiten legt. Dadurch soll der Streitlust entgegengesteuert werden, um langfristige und anstrengende gerichtliche Verfahren proaktiv zu vermeiden.

Da es sich bei einer Versicherung um ein immaterielles Produkt handelt, werden die ökologischen Wirkungen der Produkte und Dienstleistungen von ROLAND übergreifend als unwesentlich bewertet. Im Rahmen der Mobilitätsdienstleistungen werden Emissionen durch Einsatz- und Abschleppfahrten verursacht. Außerdem wird über Kfz-Schutzbriefe die Nutzung des Autos tendenziell forciert. Durch den vermehrten Einsatz von papierlosen Kommunikationsmitteln wird hingegen der Ressourcenverbrauch kontinuierlich gesenkt.

In den Produktentwicklungsprozessen werden anlassbezogen Anregungen und Anforderungen von Vertriebspartnern hinsichtlich neuer und veränderter Versicherungsleistungen berücksichtigt. Dies umfasst sowohl unsere Ausschließlichkeitspartner als auch unabhängige Vermittler bei einem entsprechend aussichtsreichen Absatzvolumen. Die sozialen und ökologischen Wirkungen der Produkte von ROLAND werden im Rahmen von qualitativen Analysen ermittelt. Zur Bewertung der Wirkungen wird kein standardisiertes Konzept verwendet. Eine positive Veränderung der sozialen und ökologischen Nachhaltigkeitsleistung spielt im Innovations- und Produktmanagement von ROLAND eine untergeordnete Rolle.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen. Link (Seite 38)

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

Bei Finanzanlagen wird von extern beauftragten Fondsmanagern eine Prüfung nach Umwelt- und sozialen Faktoren für den betreuten Bestand durchgeführt. Darüber hinaus werden ökologische und soziale Aspekte bei der Verwaltung des Rentendirektbestands und bei direkt getätigten Investments von ROLAND berücksichtigt. Zum 31.12.2019 liegt der Anteil dieser Bestände am Gesamtkapitalanlagenbestand bei 73,5 Prozent.