5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

trias consulting ist eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts unter Führung von Martina Riediger und Christian Oblasser. Beide tragen die Verantwortung für die Umsetzung und Einhaltung nachhaltiger Konzepte in der Unternehmenstätigkeit und der Sensibilisierung aller Mitarbeitenden für das Thema Nachhaltigkeit.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Die grundlegenden Leitlinien, Prinzipien sowie Richtlinien und Prozesse von trias sind transparent in einem Handbuch zur internen Ordnung niedergelegt, das allen Mitarbeitenden zugänglich ist. Im IO-Handbuch werden Prozesse für die wichtigen Handlungsfelder klar und leicht verständlich dargestellt.   Als ein sogenanntes "lebendes Dokument" wird das IO-Handbuch fortlaufend angepasst und Beiträge der Mitarbeitenden von trias consulting diskutiert und integriert. Weiterhin werden Verordnungen auf EU-Ebene und Gesetze auf Landesebene regelmäßig überwacht und fließen in das Handbuch ein.

Im IO-Handbuch sind Leitlinien, Prinzipien sowie Richtlinien und Prozesse zu folgenden Handlungsfeldern dokumentiert:  
  • Personal
  • Compliance
  • Projektmanagement
  • Zertifizierung
  • Finanzen und Controlling
  • Qualitätsmanagement
  • Beschwerdemanagement
  • Informationssicherheit
  • Risikomanagement
  • Krisenmanagement

Die
Lenkung, Dokumentation und Überwachung unserer Prozesse und Handlungsfelder erfolgt in einem Managementsystem.

Die Zielformulierung aus dem vergangenen Bericht unseren Code of Conduct auf Beschäftigungsverhältnisse freier Mitarbeiter zu erweitern, wurde durch einen entsprechenden Abschnitt im IO-Handbuch umgesetzt. Fortan besteht ein Code of Conduct für alle Mitarbeitenden von trias, der die wesentlichen Werte und Grundüberzeugungen der trias consulting widerspiegelt und ein verantwortliches, ethisch korrektes und integres Verhalten aller Mitarbeitenden sicherstellt.

Alle Dokumente zu den grundlegenden Leitlinien, Prinzipien sowie Richtlinien und Prozesse sind in einer zentralen Kommunikationsplattform abgelegt und für alle Mitarbeitenden zugänglich. Der Informationsaustausch und die Weiterentwicklung der beschriebenen Dokumente finden in wiederkehrenden Meetings statt.

Im Zuge unseres Risikomanagementsystems haben wir in diesem Jahr erstmals eine systematische Analyse unserer Unternehmensrisiken durchgeführt. Diese beinhaltet die Identifizierung der Risiken entlang der gesamten Wertschöpfungskette und eine anschließende Clusterung nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere. Die Ergebnisse der Analyse dienten als Grundlage zur Entwicklung von Maßnahmen zur Resilienzsteigerung, wie zum Beispiel die Etablierung eines Know-How-Managementsystems. Um unsere Unternehmen auch weiterhin zukunftsorientiert aufzustellen und an die Anforderungen unseres dynamischen Unternehmensumfeld anzupassen, ist eine jährliche Neu-Bewertung der Risiken geplant.

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

trias ist eine durch die Inhaber*Innen (Martina Riediger und Christian Oblasser) geführtes Unternehmen. Die Dienstleistungen werden durch das Unternehmen selbst oder dessen Beraternetzwerk erbracht. Das höchste Kontrollorgan zur Überprüfung zur Einhaltung der gesetzten Nachhaltigkeitsziele und Umsetzung der Nachhaltigkeitskonzepte sind daher die Geschäftsführer*Innen selbst. In einem jährlichem Strategiemeeting werden die Unternehmenstätigkeiten im Sinne einer Chancen-Risiko-Einschätzung betrachtet und kontrolliert. So werden beispielsweise die Einkaufs- und Reiserichtlinie sowie das Handbuch zur internen Ordnung überprüft und gegebenenfalls angepasst. Im Zuge dieses jährlichen Strategiemeetings findet auch eine Evaluation und Bewertung der Zielsetzungen statt sowie eine gemeinsame Reflexion hinsichtlich ökologischer und sozialer Optimierungsmöglichkeiten der Geschäftstätigkeiten. Um eine Konsistenz und Vergleichbarkeit der Daten zu gewährleisten haben wir ein Managementsystem etabliert, welches die nötigen Prozesse klar definiert.

Aufgrund der bestehenden Struktur haben wir bisher auf die Definition von Leistungsindikatoren verzichtet. Bei einer Vergrößerung der Struktur werden wir entsprechende Leistungsindikatoren einführen.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Das Thema Nachhaltigkeit ist durch unser Dienstleistungsangebot fest in unserem Geschäftsmodell verankert. Unsere Vision ‘Wissen und Wertschöpfung schaffen nachhaltige Erfolge’ wird durch unsere Mitarbeitenden im Umgang mit unseren Kunden und sonstigen Stakeholdern verkörpert. Als „Überzeugungstäter“ ist die Mitgestaltung einer nachhaltigen Entwicklung unser Anspruch und Orientierung im täglichen Geschäft.  Festgehalten wird unsere Vision in unserem IO-Handbuch mit einzelnen Richtlinien und dient somit als Rahmen unserer unternehmerischen Tätigkeit.

Um unseren eigenen Ansprüchen des nachhaltigen Handelns gerecht zu werden, bestehen in unserem Unternehmen verschiedene Grundsätze und Standards. So werden Lieferanten nach bestimmten Nachhaltigkeitskriterien ausgewählt, welche in einer Einkaufrichtlinie festgehalten sind und es besteht eine Reiserichtlinie zur nachhaltigen Ausrichtung des Mobilitätsmanagements. Zudem ist unsere Kultur geprägt durch einen respektvollen Umgang untereinander und mit unseren Stakeholdern.

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Die hohe Grundüberzeugung für ökologische und soziale Nachhaltigkeit, die unsere Mitarbeitenden aufweisen, resultiert in einer ausgeprägten intrinsischen Motivation zur Erreichung unserer Nachhaltigkeitsziele.

Grundlage der Entlohnung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter inklusive der Führungskräfte sind individuelle Anstellungsverträge mit festem Grundgehalt ohne variable Vergütungskomponenten. Die Entwicklung eines variablen Vergütungssystems und leistungsabhängigen Elementen in Verbindung mit den Nachhaltigkeitszielen ist derzeit nicht geplant.

Aufgrund der Größe der Organisation besteht keine Kontrollstruktur über der Geschäftsführung. 

Mit unserem Unternehmenshandbuchs zur internen Ordnung soll zukünftig die Vergütungsstruktur in der internen Organisation transparent abgebildet sein, um eine faire, soziale und nachhaltige Personal- und Lohnpolitik zu fördern.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Die Geschäftsführung erhält ein fixes Grundgehalt, das nicht an Umsatz und Gewinn des Unternehmens gebunden ist. Ein leistungsbasiertes Anreizsystem, das sich an der Erreichung von konkreten Nachhaltigkeitszielen orientiert, wird aufgrund der geringen Betriebsgröße als nicht notwendig erachtet.

Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

Eine wertschätzende, faire Entlohnung unserer Mitarbeitenden ist für uns selbstverständlich. Die Entlohnung richtet sich hierbei ausschließlich nach den jeweiligen Fähigkeiten, Leistungen und der Verantwortung. Alle Einflussgrößen sind in einer Vergütungstabelle im Handbuch zur internen Ordnung transparent dargestellt und gelten für alle Mitarbeitenden gleichermaßen. Das Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der an der höchsten bezahlten Person der Organisation unterliegt der Vertraulichkeit.

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Im Rahmen unserer Geschäftsentwicklung haben wir unser Stakeholder-Universum im Jahr 2020 überarbeitet und neu aufgestellt. In einem gemeinsamen internen Workshop wurden entlang der Wertschöpfungskette alle relevanten Stakeholder identifiziert, Touchpoints festgelegt und Kommunikations- und Informationsbedarfe konkretisiert. Unsere Anspruchsgruppen sind dabei nach wie vor im Bereich Business-to-Business angesiedelt.

Stakeholdergruppe  Beratung  Zertifizierung  Intern  Extern  Direkt  Indirekt 
Destination Management Organisationen (DMO)    
Unternehmen MICE und Tourismus     
Unternehmen Wohnungswirtschaft       
Unternehmen Energiewirtschaft       
Wissenschaft & Bildung (Hochschulen)     
Einkäufer von MICE- und touristischen Dienstleistungen       
Freie Beratende       
Freie Auditierende       
Vereine, Verbände     
Mitarbeitende     
Bank       
Medien   

Im Geschäftsfeld Zertifizierung führen wir fortlaufend Stakeholder-Workshops mindestens drei Mal im Jahr für Kunden und interessierte Unternehmen durch. Über eine Kommunikationsplattform können Kunden und Interessierte sich untereinander und mit uns austauschen. Wir informieren über diesen Kommunikationsweg regelmäßig über Neuigkeiten zu Nachhaltigkeitsaspekten oder Veränderungen innerhalb des Zertifizierungsprozess. Die im Rahmen der Stakeholder-Tage und auf der Kommunikationsplattform an uns herangetragenen Themen, fließen in einen strategischen Planungsprozess, an dessen Ende die Überprüfung und Entwicklung des Kriterien-Sets steht. In einer online-Befragung wird dieses Kriterien-Set mit Stakeholdern aus Wissenschaft & Bildung sowie Einkäufern von MICE- und touristischen Dienstleistungen in 2021 bestätigt. Freie Auditierende sind über unsere Kollaborationsplattform direkt in die Dialoge einbezogen und nehmen an zwei wöchentlichen Abstimmungen teil, deren Ergebnisse direkt in die Verbesserung der Arbeits-, Audit- und Zertifizierungsprozesse einfließen. In Meet-Ups, die in der Regel alle zwei Monate stattfinden, diskutieren wir mit Kunden und DMO Themenwünsche, die aus dem Netzwerk kommen. 

Im Geschäftsfeld "Beratung" werden in Gesprächen mit standardisierten Leitfäden mit Kunden und Mitarbeitenden jährlich oder zu Projektabschluss die weitere Perspektive der Zusammenarbeit und der Entwicklung erörtert.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

In den vergangenen 24 Monaten haben wir im regelmäßigen Austausch mit allen Stakeholdern folgende Themen identifiziert:  

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Als Nachhaltigkeitsberatung besteht unser Kerngeschäft in der Verbesserung der sozialen und ökologischen Verantwortung unserer Kunden. Dementsprechend ist das Thema Nachhaltigkeit der zentrale Eckpfeiler unsere angebotenen Dienstleistungen, indem wir unsere Kunden dabei unterstützen, nachhaltige Prozesse und Innovationen in ihren Unternehmen zu etablieren. Die Ermittlung der Auswirkungen unsere Beratungsdienstleistungen erfolgt über die Berichterstattung unsere Kunden. Im Falle unseres Managementsystems erfolgt diese zum Beispiel durch ein Audit.

Um eine zeitgemäße Kommunikation rund um unsere Dienstleistungen anzubieten, haben wir verschiedene Tools etabliert und unsere Cloud-Systeme weiterentwickelt. So können sich unsere Kunden über eine Social-Media-Plattform beispielsweise über unser Managementsystem und dessen Umsetzung austauschen.

Wir arbeiten stetig an der Optimierung unserer Dienstleistungen. Im Fokus steht dabei die gemeinsame Arbeit an Projekten und Dokumenten, die Vermeidung von Papier und die Identifikation relevanter Wünsche unserer Stakeholder. Im Berichtsjahr 2020 wurden zudem erstmals Beratungsworkshops sowie Audits online angeboten und erfolgreich durchgeführt. Ebenfalls konnten wir unsere unternehmensinternen Vorgänge weiter in dieser Hinsicht ausbauen. Mittels einer ganzheitlichen Umsetzung bestehend aus den Teilprozessen Identifizierung, Auswertung, Steuerung und Kontrolle haben wir ein Qualitäts-, Beschwerde- und Risikomanagement etabliert, sowie die Prozesse, die in Verbindung mit unserem Managementsystem stehen, digitalisiert. Ziel dabei war es, unseren Ressourceneinsatz effizienter zu gestalten, unsere Resilienz zu steigern und die höchstmögliche Qualität unserer Produkte zu gewährleisten.

Wie unter 3. Ziele bereits beschrieben war eine Zielsetzung aus dem Berichtsjahr 2017 den Wissenstransfer über digitale Angebote weiter auszubauen. Durch das Aufsetzen spezieller Lernformate in diesem Berichtsjahr ermöglichen wir  Nachhaltigkeitsinteressenten zukünftig Ansätze zur Integration von Nachhaltigkeit in Unternehmen zeitgemäß erfahrbar und erlernbar zu machen. Die angeboten en Kurse richten sich vor allem an Unternehmen aus der Tourismus- und MICE-Industrie und ermöglichen einen orts- und zeitungebundene Wissenstransfer. Zudem beobachten wir neue Nachhaltigkeitsberichterstattungskonzepte, wie beispielsweise zur 2-Grad-Kompatibilität.

Darüber hinaus wurden bedingt durch die Covid19-Entwicklung weitere Innovationsprozesse hinsichtlich zu Homeoffice-Angeboten und der Etablierung entsprechender Videokonferenztechnik angestoßen. Durch die Einführung verschiedener Remote Services und digitaler Tools konnte der regelmäßige Informationsaustausch zwischen allen Mitarbeitenden verlustfrei aufrechterhalten werden und operative Tätigkeiten nahtlos aus dem Home-Office fortgeführt werden. Dieser beschleunigte Transformationsprozess ermöglichte im selben Schritt die Möglichkeit auf veränderte Lebensumstände der Mitarbeitenden angemessen reagieren zu können und führte zu einer signifikanten Reduktion der notwendigen Reisetätigkeit aller Mitarbeitenden.

trias consulting bietet aus den genannten Gründen ausschließlich Konzepte und Dienstleistungen an, die positiv auf die Kunden und deren Nachhaltigkeitsleistung wirken.
 

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

Alle unsere Finanzierungen und Kapitalflüsse finden weiterhin über die nachhaltige Triodos-Bank statt. So wird sichergestellt, dass alle Zahlungsströme und Kontokorrent zu 100% auf Umwelt- und Sozialfaktoren geprüft sind. Darüber hinaus tätigt trias consulting keine entsprechenden Finanzanlagen.