Die Gesamtverantwortung für den Bereich Nachhaltigkeit ist direkt in der Geschäftsführung verankert. In alljährlich stattfindenden Workshops, gemeinsam mit dem Führungsteam, werden die Ziele der nachhaltigen Unternehmensstrategie diskutiert und neu überdacht.

Eng verknüpft mit der Nachhaltigkeitsstrategie des InWIS ist das Qualitätsmanagement. Die Gesamtverantwortung für die praktische Umsetzung des Qualitätsmanagements in den alltäglichen Prozessen der InWIS Forschung & Beratung GmbH liegt bei den Geschäftsführern. Diese koordinieren gleichzeitig die Abstimmung der InWIS-internen Qualitäts-Strategie mit der Gesamtstrategie des EBZ, verantwortlich geleitet von der Qualitätsmanagement-Beauftragten der Stiftung. Die Zuständigkeit für die Pflege und Aktualisierung der Inhalte liegt bei der Beauftragten für das Qualitätsmanagement des InWIS (QMB).

Die QMB hat die Aufgabe, das Qualitätsmanagementsystem in Zusammenarbeit mit den operativen Leistungsbereichen aufrecht zu erhalten. Darüber hinaus ist es Aufgabe der QMB, das Qualitätssystem mittels interner Audits und Managementbewertungen zu überwachen sowie ggf. Verbesserungen anzuregen und die Maßnahmen zur Verbesserung zu begleiten.

Mit der Verantwortung für das Qualitätsmanagementsystem drückt die Geschäftsführung ihren Willen aus, Qualitätsmanagement als einen Gestaltungsprozess im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu betreiben. Um die Kontinuität zu sichern, werden sowohl regelmäßige interne Audits als auch Managementbewertungen der Organisation (Reviews) durchgeführt.

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die Festlegungen zum Qualitätsmanagement, die in einem internen Handbuch festgelegt sind, sowie ergänzende Anweisungen einzuhalten.

Eine Organisation kann nur dann wirksam funktionieren, wenn sie miteinander verknüpfte Prozesse erkennt, leitet und lenkt. Dabei ist ein Prozess eine Tätigkeit, die ausgeführt wird und Ressourcen verwendet. Die Prozesslandschaft des InWIS bildet sich aus unternehmensbezogenen Managementprozessen, Wertschöpfungsprozessen und unternehmensbezogenen Unterstützungsprozessen.

Die Managementprozesse umfassen die Steuerung der Kernprozesse innerhalb des InWIS mit dem Fokus auf der Strukturierung der organisatorischen Rollen und deren Aufgaben. Für InWIS ist es von besonderer Bedeutung, ein qualitativ hochwertiges Managementsystem aufzubauen, aufrecht zu erhalten und stetig zu verbessern. Das Unternehmen strebt die ständige Verbesserung der Zufriedenheit ihrer externen und internen Kunden wie auch aller interessierten Parteien an. 

Das Qualitätsmanagement der beiden Gesellschaften InWIS Forschung & Beratung GmbH und InWIS GmbH ist durch die DQS GmbH (Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen) nach DIN ISO 9001:2015 zuletzt 2017 zertifiziert worden. Zu den Grundsätzen des Qualitätsmanagements gehören u. a. die Kundenorientierung, der prozessorientierte Ansatz, die kontinuierliche Verbesserung, eine faktengestützte Entscheidungsfindung sowie das Beziehungsmanagement. Das InWIS-Qualitätsmanagement schafft klare und transparente Strukturen und Prozesse, baut Hierarchien ab, fördert das Verständnis für interne und externe Kunden- und Lieferantenbeziehungen und verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation. Weiterhin werden die Chancen für die Zukunft genutzt, Risiken minimiert, das Image des Unternehmens verbessert.

Für alle Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gelten die Grundsätze, die in Arbeitsanweisungen sowie in dem Leitbild hinterlegt sind. Das InWIS vertritt und entwickelt das Leitbild des EBZ in gemeinsamer Verantwortung. Mit Beginn des Jahres 2015 hat das Unternehmen zusätzlich in einem mitarbeiterübergreifenden Workshop ein eigenes Leitbild für das InWIS entwickelt (vgl. Kriterium 1 „Strategische Analyse und Maßnahmen“).

Ökologische und soziale Nachhaltigkeitsthemen sind keine expliziten Bestandteile des internen Regel- und Prozessmanagements. Durch das eigene Leitbild und das thematische Umfeld in dem sich die Geschäftstätigkeit des Unternehmens abspielt, wird ein sozial und ökologisch nachhaltiges Handeln und Wirtschaften jedoch als unabdingbar angesehen. Eine nachhaltige Entwicklung der Stadt- und Quartiersentwicklung sowie die nachhaltige Entwicklung der Wohnungswirtschaft sind dabei ein wesentlicher Bestandteil des Handels von InWIS.

Einmal jährlich werden alle Daten und Informationen über die Entwicklung, die Aktivitäten und die Ergebnisse des InWIS und damit auch die Wirksamkeit des Managementsystems in einem Bericht (Managementbewertung) zusammengetragen. Zusätzlich informieren monatliche, quartalsspezifische und jährliche Finanzberichte aus dem Bereich Controlling über die wirtschaftliche Lage und die Liquiditätsentwicklung des Unternehmens.

Das Qualitätsmanagement der InWIS Forschung & Beratung GmbH und der Schwestergesellschaft InWIS GmbH ist nach eingehender Prüfung durch die DQS GmbH (Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen) nach DIN ISO 9001:2015 zertifiziert und 2017 ein weiteres Mal rezertifiziert. Diese Norm formuliert ein international anerkanntes Managementverständnis zur strategischen Planung und Berücksichtigung externer und interner Themen, die den Erfolg einer Organisation bestimmen. Die Norm legt die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) fest. Diesen hat eine Organisation zu genügen, um Produkte und Dienstleistungen bereitstellen zu können, welche die Kundenerwartungen sowie behördliche Anforderungen erfüllen. Zugleich soll das Managementsystem einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der täglichen Arbeit durch die Bereitstellung einheitlicher Standards und Prozesse unterstützen. Zu den Grundsätzen des Qualitätsmanagements gehören u. a. die Kundenorientierung, der prozessorientierte Ansatz, die kontinuierliche Verbesserung, eine faktengestützte Entscheidungsfindung sowie das Beziehungsmanagement.

InWIS ist seit 2015 zertifiziert und wurde zuletzt 2017 erfolgreich überprüft.

Im Rahmen des Qualitätsmanagements werden in regelmäßigen Abständen interne Audits zur Verbesserung der Wirksamkeit von Maßnahmen durchgeführt. Beim internen Audit werden die qualitätsrelevanten Prozesse, Bereiche und Produkte der Organisation betrachtet. Neben der Kontrolle durch die Qualitätsmanagement-Beauftragte ist es Aufgabe des Datenschutzbeauftragten, auf die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer Vorschriften über den Datenschutz im Unternehmen hinzuwirken. Datenschutzrelevante Fragestellungen sind wegen der großen Zahl von Erhebungen, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit durchgeführt werden, von besonderer Bedeutung.

Im Laufe des Jahres 2016 hat InWIS ein System der Erfassung von Kundenzufriedenheit entwickelt, das sämtliche Prozessschritte umfasst. Das System zur permanenten Kundenzufriedenheitsmessung ist darauf ausgelegt, die Qualität der Produkte gezielt in den für die Kunden relevanten Bereichen zu verbessern.

Konkrete Leistungsindikatoren zur Steuerung und Kontrolle des Nachhaltigkeitsfortschritts wurden bislang noch nicht implementiert.

Die von der InWIS Forschung & Beratung und der InWIS GmbH formulierte Qualitätspolitik ist als integraler Bestandteil der Unternehmenspolitik zu verstehen und verdeutlicht den Anspruch der beiden Unternehmungen in Bezug auf Qualität (der Produkte und Dienstleistungen) gegenüber dem Kunden, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und anderen Partnern sowie im Hinblick auf die interne Unternehmensorganisation. Die Werte und Prinzipien des Unternehmens finden sich im Leitbild des EBZ als Gesellschafter und dem eigenen Leitbild (siehe Kriterum 1) des InWIS. Das Leitbild des EBZ wird im Folgenden zusätzlich aufgeführt:

Das EBZ unterstützt und begleitet die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft als Dienstleister für Bildung, Forschung und Beratung. Die Bedürfnisse der Kunden stehen im Mittelpunkt der Arbeit. Das EBZ versteht sich dabei als kompetenter, freundlicher Partner der Branche. Kundenzufriedenheit, Kundenbindung, und Servicequalität haben dabei höchste Priorität.

Als führende Bildungs-, Forschungs- und Beratungseinrichtung der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft strebt das EBZ höchstmögliche Qualität, Aktualität und Effizienz bei allen Angeboten an. Dabei strebt das EBZ nachhaltige Wirtschaftlichkeit an, um dem eigenen Qualitätsanspruch gerecht zur werden und die dazu notwendige Innovationskraft gewährleisten zu können. (weitere Informationen: siehe Link)

Darüber hinaus bestimmen zahlreiche Arbeitsanweisungen zu Themen wie Datenschutz oder Arbeitssicherheit, der allgemeinen Gleichbehandlung und leistungsbezogene Prozessbeschreibungen sowie die seit 2018 gültige Compliance-Richtlinie das geschäftliche Handeln des InWIS.

Für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter werden im jährlichen Personalentwicklungsgespräch mit dem Vorgesetzten Entwicklungsziele festgelegt. Diese Entwicklungsziele können in der Erfüllung von Sollzahlen, der Übernahme besonderer Projekte oder auch der individuellen Qualifizierung liegen. Sie dienen als Anreiz für die Mitarbeitenden, die eigene Leistung zu verbessern und gleichzeitig die Werte des Unternehmens zu leben. Teilweise werden solche Vereinbarungen auch an Prämien gebunden. Nachhaltigkeitsziele sind nicht explizit im Vergütungssystem integriert. Die Führungskräfte achten darauf, dass die festgelegten Ziele für die Mitarbeitenden realistisch erreichbar sind, diese aber dennoch fordern. In einem Mitarbeitergesprächsbogen werden diese Ziele schriftlich fixiert und regelmäßig durch den Vorgesetzten geprüft. Um den erhöhten Anforderungen gerecht zu werden, nehmen Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Führungskräfte an externen Fort- und Weiterbildungsprogrammen sowie an internen Schulungen teil.

Die Verteilung der von der Gesellschaft erzielten Überschüsse, die über das anvisierte Wirtschaftsplanergebnis hinausgehen, werden in einem Dialogverfahren zwischen Geschäftsführung und Leistungsbereichsleitern festgelegt. Dabei ist die Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig vorgesehen.

Darüber hinaus bietet die InWIS Forschung & Beratung GmbH allen Angestellten eine BahnCard an, welche neben Dienstreisen ohne Aufpreis für private Zwecke oder den Weg zur Arbeit genutzt werden kann. Hierdurch werden Anreize geschaffen, auf ein ökologisch nachhaltiges Mobilitätskonzept zu wechseln. 

Zum jetzigen Zeitpunkt sind, neben ökonomischen Nachhaltigkeitsaspekten, keine expliziten Nachhaltigkeitsziele Bestandteil der Evaluation der obersten Führungsebene, sollen aber mittelfristig ebenfalls Berücksichtigung finden.

Die Vergütungspolitik für die Geschäftsführung in strategisch führender Funktion:
1. Fixes Grundgehalt
2. Tantieme

Die Vergütungspolitik auf der Ebene der Wissenschaftlichen Mitarbeiter:
1. Fixes Grundgehalt
2. Zielvereinbarungen für besondere Aufgaben und Projekte
3. Erfolgsabhängige Vergütung

Ferner werden die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen angeboten (z.B. betriebliche Altersvorsorge). Anstellungsprämien oder -zahlungen als Einstellungsanreiz, Abfindungen sowie Rückforderungen gehören nicht zu der Vergütungspolitik des Unternehmens.

Darüber hinaus stehen keine Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen.

InWIS achtet auf faire und angemessene Gehälter. Das Gehalt der Führungsebene gegenüber dem Median-Einkommen aller anderen Mitarbeitenden liegt 2,98 Mal höher.

Demnach beträgt der maximale Unterschied zwischen dem Höchstlohn und dem mittleren Niveau bei der InWIS Forschung & Beratung GmbH nicht mehr als 3,0.

Im Rahmen der Zertifizierung des InWIS-Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001:2015, welche im Jahr 2017 ein weiteres Mal rezertifiziert wurde, hat das InWIS die relevanten interessierten Parteien identifiziert. Die Stakeholder des InWIS lassen sich im Hinblick auf ihre Ansprüche gegenüber InWIS wie folgt differenzieren:

• Kunden, differenziert nach Kernkunden und weiteren Kundengruppen
• Politik und Verbände
• Landes- und Bundesministerien, wie bspw. das Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen oder das Bundesministerium für Bildung und Forschung
• Förderverein des InWIS-Institutes und dessen Mitglieder
• EBZ und EBZ Business School • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Öffentlichkeit

Die Kunden des InWIS lassen sich (überwiegend) in drei Bereiche von „Kernkunden“ gruppieren: Bauträger, Wohnungsunternehmen und Kommunen. Hinzu kommen weitere Kunden, für die individuelle Projekte und Produkte entwickelt werden. Den engen Kontakt zu den Kunden hält das Unternehmen durch eine intensive Betreuung während des Beratungsprozesses und darüber hinaus durch Kundenzufriedenheitsanalysen, individuelle Gespräche und Kundenworkshops. Es ist dabei als Kernkompetenz des InWIS anzusehen, im ständigen Austausch mit den Kunden Bedürfnisse zu erfragen und die aus der Geschäftstätigkeit gewonnenen Erkenntnisse, auch in Bezug zur Nachhaltigkeit, für zukünftige Projekte zu berücksichtigen und diese in die eigenen Arbeitsprozesse mit einfließen zu lassen. Weitere Plattformen zur Kommunikation bieten sich in dem branchenweiten Netzwerk des EBZ und den Arbeitskreisen der Branchenverbände (u. a. Bundesverband der deutschen Wohnungs- und Immobilienunternehmen e.V. – GdW und dessen Landesverband in NRW, dem VdW Rheinland Westfalen e.V.). Auch im Rahmen des 2017, unter Leitung des InWIS, stattgefundenen Quartierskongresses war die nachhaltige Entwicklung der Stadtplanung und Wohnungswirtschaft ein leitendes Thema. Der Quartierskongress wird im Jahr 2019 ein weiteres Mal stattfinden.

Die innerbetriebliche Kommunikation findet in der einmal pro Monat stattfindenden „InWIS-TrendWerkstatt“ statt, in der neben allgemeinen Unternehmensthemen vorrangig Trends und Entwicklungen in gemeinsamer Runde diskutiert werden, die von besonderer Bedeutung für alle Leistungsbereiche und deren Produktentwicklung sind. Mitarbeitende haben hier ebenfalls die Möglichkeit, Vorschläge zur Verbesserung von nachhaltigkeitsrelevanten Aspekten zu äußern. Weitere Möglichkeiten des Dialogs bieten sich in Personalgesprächen und den Sitzungen der Bereichsleiter.

Durch den regelmäßigen intensiven Austausch mit den Kunden kann InWIS das eigene Produktportfolio kundengerecht gestalten. Neben der Anpassung bestehender und bewährter Produkte entwickelt InWIS im Dialog mit den Kunden regelmäßig auch neue Produkte für den Markt. Zum Jahreswechsel 2017 wurde darüber hinaus ein neuer Leistungsbereich geschaffen, der sich der immobilienwirtschaftlichen Unternehmensberatung widmet.

Konkrete Themen, die im Berichtszeitraum von den Stakeholdern geäußert wurden und einen klaren Nachhaltigkeitsbezug aufweisen, waren unter anderem energieeffizienter und ressourcenschonender Wohnungsbau, die Unterstützung bei der Erstellung von Nachhaltigkeitsberichten, eine nachhaltige und altersgerechte Stadt- und Quartiersentwicklung sowie die Einbindung alternativer Mobilitätskonzepte im Bereich von Neuplanungen, sowohl auf Gebäude- als auch auf Quartiersebene.

In vielen Fällen stammen solche Themen und Anliegen von Kunden, mit denen InWIS bereits eine lange und vertrauensvolle Geschäftsbeziehung pflegt. Nicht selten handelt es sich dann um Folgeaufträge oder Ideen, die sowohl bei internen als auch externen Workshops entstanden sind und anschließend in den Umsetzungsprozess gelangen sollen. InWIS nimmt dabei jedes Anliegen zunächst einmal auf und ermittelt in einem intensiven Austauschprozess mit dem Kunden die jeweiligen Möglichkeiten.

Das von InWIS entwickelte Quartiersinformationssystem "SQIS", welches unter anderem einen Beitrag zur nachhaltigen und altersgerechten Stadt- und Quartiersentwicklung sowie zur Einbindung alternativer Mobilitätskonzepte leisten kann, wird beispielsweise mit Hilfe von Workshops zusammen mit Nutzern und weiteren Interessierten regelmäßig weiterentwickelt.

Die Leistungen des InWIS zeichnen sich durch wissenschaftliche Fundierung aus und werden ganzheitlich und zukunftsorientiert entwickelt sowie an den Bedarfen ihrer Kunden ausgerichtet. Beide InWIS-Gesellschaften sind An-Institute der EBZ Business-School, das InWIS-Institut zugleich An-Institut der Ruhr-Universität Bochum. Beide InWIS-Gesellschaften gehören zur EBZ-Gruppe. InWIS ist damit ein Teil des wohnungswirtschaftlichen Kompetenzclusters in Bochum. Dies bietet dem Unternehmen optimale Bedingungen, um unter der Nutzung modernster Infrastruktur seine Methoden, Instrumente und Produkte kontinuierlich weiterzuentwickeln. Bestmögliche Qualität ist dabei der Anspruch.

Pro Jahr werden im Durchschnitt ca. 200 Forschungs- und Beratungsprojekte bearbeitet. Fördermittel- bzw. Auftraggeber sind die Europäische Union, Bundes- und Landesministerien, Städte und Gemeinden, Wohnungsunternehmen und -genossenschaften, Bauträgergesellschaften, Finanzierungsinstitute, die Verbände der Wohnungswirtschaft, Stiftungen, die Deutsche Forschungsgemeinschaft und andere. Die Beteiligung an wissenschaftlichen Arbeitskreisen (u. a. des Bundesamtes für Bauwesen und Raumordnung, der NRW.BANK, des ifo Instituts, Wissenschaftsforum Ruhr) sichert die Qualität der eingesetzten Methodik und Instrumente, dient zugleich aber auch regelmäßig als wichtige Austauschplattform zur Diskussion neuer Erkenntnisse und Trends. Dabei stellt sich das Unternehmen in Teilbereichen an die Spitze (u. a. zu Themen der Digitalisierung oder des Zufriedenheitsbenchmarkings).

Als An-Institut ist das InWIS über sein wissenschaftliches Direktorium eng mit der Ruhr-Universität Bochum und der EBZ Business School, Bochum verzahnt. Die wissenschaftlichen Direktoren sind eng in die Institutsarbeit eingebunden und bringen ihre Expertise entsprechend ihrer Disziplinen in die Forschungsarbeit des InWIS, insbesondere bei einzelnen Forschungsprojekten, fallbezogen mit ein.

Im Sinne der Weiterentwicklung der eigenen Leistungen werden regelmäßig Eigenprojekte initiiert, die ein produktbezogenes Monitoring ermöglichen. Die einzelnen Leistungsbereiche sind angehalten, ihre Leistungspalette kontinuierlich weiterzuentwickeln. Der bereichsübergreifende Austausch in der „InWIS-TrendWerkstatt“ wirkt sich positiv auf die Innovationsfähigkeit des gesamten Unternehmens aus.

Die sozialen und ökologischen Wirkungen der eigenen Produkte und Dienstleistungen sind bekannt und wurden in der Wesentlichkeitsanalyse (Kriterium 2) ermittelt. 

Neben der wissenschaftlichen und beratungsbezogenen Innovationsleistung, die das InWIS durch die enge Verzahnung von Wissenschaft, Forschung und Praxis tätigt, ist das Unternehmen als Teil der EBZ Gruppe ebenfalls an innovativen Möglichkeiten der effizienten Gebäudenutzung für die eigenen Büroflächen beteiligt. Als herausragendes Beispiel ist hier das im Juni 2018 eröffnete Büro- und Veranstaltungsgebäude der EBZ Gruppe zu nennen, in dem das InWIS seit diesem Zeitpunkt Büroflächen nutzt. Informationstechnik wird in Zukunft die Betriebsführung von Gebäuden auf eine völlig neue Grundlage stellen. Das Gebäude soll dabei als Forschungsplattform zur Erschließung neuer und innovativer Nutzungspotenziale dienen. Im Fokus steht dabei die nachhaltige und effiziente Wärmeerzeugung und –verteilung. Es kommen zwei gasmotorische Wärmepumpen und ein Spitzenlast-Brennwertkessel für die Wärme- bzw. Kälteerzeugung zum Einsatz. Die datentechnische Integration der Aggregate erfolgt auf Basis des Lemonbeat-Protokolls. Das Gebäudemanagementsystem basiert auf NiagaraAX, eine Middleware-Plattform, welche es ermöglicht, internetfähige Produkte und Anwendungen zu entwickeln. Dabei werden Heizkessel, Pumpen und Sensorik/Aktorik im Gebäude vernetzt. Anhand von Effizienzindikatoren kann die Energieeffizienz des Gebäudes schnell bewertet werden.

Darüber hinaus ermöglicht eine thermische Betonkernaktivierung in den Decken in Abhängigkeit der Außentemperatur eine Vortemperierung über Nacht. Dadurch kann tagsüber mit weniger Energie die gewünschte Temperatur erreicht und gehalten werden. In allen Büroetagen wird zusätzlich auf konventionelle Lichtschalter verzichtet. Präsenzmelder registrieren Bewegung, still sitzende, anwesende Personen sowie die im Raum herrschende Helligkeit und regulieren dimmbare, direkt und indirekt abstrahlende LED-Lampen auf einen voreingestellten Raumsollwert, so dass immer die gleichen Lichtverhältnisse vorherrschen.

Finanzanlagen sind nicht vorhanden. Das Geschäftskonto wird bei der örtlichen Sparkasse geführt. Die Sparkasse ihrerseits engagiert sich vielfältig, z.B. für Kultur, Jugend und Sport in der Region.