5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Das Thema Nachhaltigkeit liegt im Zuständigkeitsbereich der Geschäftsführung. Einzelne Maßnahmen werden bedarfs- und themenabhängig in verschiedenen Austauschformaten von Geschäftsführung, Geschäftsleitung, Senior Management und Mitarbeitenden besprochen. Mitarbeitende können sich über AGs zu spezifischen Themen einbringen. So gab es z.B. im Jahr 2018 die AG „Work-Life-Balance“, die sich speziell mit der besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie einbrachte und mit der Geschäftsführung austauschte. Vorschläge der AG wurden zwischenzeitlich auch implementiert.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Als stark wachsendem Unternehmen birgt die kontinuierliche Optimierung interner Regeln und Prozesse große Potenziale für die PD. Strukturen können oftmals gestrafft und der Mitteleinsatz verringert werden. Werden bestehende Ineffizienzen beseitigt, entlastet dies die betroffenen Mitarbeiter zumeist erheblich. Die Maßgabe des nachhaltigen Wirtschaftens und die Zufriedenheit der Beschäftigten sind Schlüsselaspekte des Themas Nachhaltigkeit, die bei der Anwendung und Weiterentwicklung von Regeln und Prozessen im operativen Geschäft betrachtet werden. Bei der PD überwacht die Geschäftsführung die hausinternen Prozessabläufe. Zuständigkeit für einzelne Prozesse sind jeweils bestimmte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Beispielsweise forciert die interne IT in Abstimmung mit der Geschäftsführung, verstärkt alternative Besprechungsmedien zu nutzen und ausschließlich energiesparende Laptops anzuschaffen. Weitere Beispiele sind die laufende Regionalisierungsstrategie zur Vermeidung von CO2-intensiven Flugreisen oder die Digitalisierung von internen Prozessen im Rahmen der Angebotserstellung durch die zuständigen Fachabteilungen.

Die PD unterstützt regelmäßig große Bauvorhaben öffentlicher Einrichtungen – beispielsweise Ministerien, Museen oder große Kliniken. Zu Beginn eines jeden Projektes steht die Bedarfsermittlung und gesamtheitliche Objektbetrachtung im Vordergrund. Dazu werden alle Anforderungen an das Bauprojekt detailliert zusammengetragen und ein entsprechendes Konzept erstellt. Im Anschluss wird – noch vor der Ausschreibung – ein für das Projekt angemessenes Realisierungskonzept entwickelt. Insbesondere die Wirtschaftlichkeit unterschiedlicher Varianten der Realisierung wird dabei methodisch analysiert.

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Relevante Nachhaltigkeitsthemen der PD, wie z.B. die Reduzierung von Flugreisen, verstärkte Nutzung von Videokonferenztechnik, weitere Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge, Stärkung der Work-Life-Balance und Reduzierung des Papierverbrauchs werden von der Geschäftsführung mit den jeweils zuständigen Fachabteilungen besprochen und priorisiert. Eine freiwillige Arbeitsgemeinschaft von Mitarbeitern gründete sich im vierten Quartal 2018 und wird Vorschläge für ergänzende Nachhaltigkeitsmaßnahmen erarbeiten. Auch soll ein neues Reisebuchungstool angeschafft werden. Ziel ist es, künftig Kennzahlen und Daten zur Steuerung der Nachhaltigkeitsziele für das gesamte Unternehmen zu ermöglichen. Daten zum Papierverbrauch, Stromverbrauch, Weiterbildungen und Arbeitsmittel werden bereits erhoben.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Die PD als Unternehmen mit ausschließlich öffentlichen Gesellschaftern ist in besonderem Maße verpflichtet, bei der Umsetzung ihrer Aufgaben gesetzliche Bestimmungen sowie die Erfüllung selbst gesetzter Standards und Vorgaben zu beachten und zum Maßstab ihrer Tätigkeit zu machen. Korrektes Verhalten in allen Geschäftsprozessen ist die Basis für eine hohe Reputation unseres Unternehmens. Unsere Unternehmenskultur orientiert sich insbesondere an der Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention und am Public Corporate Governance Kodex des Bundes. Die PD-eigene Compliance - und Anti-Korruptionsrichtlinie enthält Regelungen und Verhaltensanweisungen, die den Mitarbeitern/innen der PD eine Hilfestellung für ein rechts- und regelkonformes Handeln und Verhalten geben. Ziel ist es, den Mitarbeitern die grundlegenden rechtlichen Anforderungen, denen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit zu entsprechen haben, bewusst und transparent zu machen. Die Compliance- und Anti-Korruptionsrichtlinie ist PD-intern veröffentlicht und wird neuen Mitarbeitern am ersten Arbeitstag obligatorisch übergeben. 

Die 2015 im Rahmen einer zweitägigen Mitarbeiterveranstaltung entwickelten Leitsätze zum PD-Beraterselbstverständnis beschreiben den PD-Unternehmensauftrag, den Anspruch an die eigene Arbeit sowie die Maßstäbe des gemeinsamen Miteinanders. Die Leitsätze dokumentieren das Bestreben aller Beschäftigten, nachhaltig gestaltete Arbeits- und Rahmenbedingungen zu schaffen und zu leben, und sie definieren die Maßgabe, PD-Kunden von Anfang an mit nachhaltigen Lösungsvorschlägen zu begleiten. So ist die PD in besonderer Weise ihren öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Wir beraten mit dem Ziel, die Wirtschaftlichkeit und Qualität des Handelns der öffentlichen Hand auch im Sinne einer verbesserten Bürgerorientierung zu steigern. Unsere Projekte beraten wir neutral und unabhängig.  

Neue PD-Mitarbeiter werden – sofern für ihre Beratungstätigkeit relevant - im Umgang mit dem oben erwähnten Rechenmodell für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen geschult (siehe hierzu auch Kriterien 2 und 6) und in die Grundlagen der Energieeinsparverordnung (EnEV) eingeführt.

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

In der Vergütungsstruktur der PD besteht ein durchgängiges System von Zielvereinbarungen. Da die Erbringung von Beratungsleistungen durch die PD auf Nachhaltigkeitsprinzipien wie dem wirtschaftlichen und schonenden Umgang mit Ressourcen aller Art beruht, wird mit den Mitarbeitern in der Regel kein zusätzliches Nachhaltigkeitsziel bei der Vergütung vereinbart.

Die Vergütungen und Zielvereinbarungen der PD orientieren sich am Public Corporate Governance Kodex des Bundes. Sie untergliedern sich in drei Teile: Zielerreichung des Gesamtunternehmens, Zielerreichung des Unternehmensbereichs und Erreichung individueller Ziele. Im Jahr 2018 haben die Zielvereinbarungen keine spezifischen Nachhaltigkeitsziele beinhaltet.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Details zur Vergütung und den Zielvereinbarungen der Geschäftsführer sowie der Mitglieder des Aufsichtsrats finden sich im Corporate Governance-Bericht 2018 des Unternehmens (Seiten 3-4): www.pd-g.de/pd-der-inhouse-berater-der-oeffentlichen-hand/corporate-governance/

Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

Berlin: 3,6   NRW: 3,0

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Die gesellschaftlich und wirtschaftlich relevanten Anspruchsgruppen der PD setzten sich auch 2018 aus den direkt mit dem Unternehmen in Verbindung stehenden Gruppierungen (Gesellschafter und Beteiligungsführung, Kunden sowie weitere relevante öffentliche Anspruchsgruppen) und aus den bereits bekannten relevanten Gruppen (Politik, Verbände und Wirtschaftsunternehmen, Medien, Wissenschaft, Öffentlichkeit, potenzielle Auftraggeber und Kontroll- und Beratungsgremien) zusammen. Sie werden von der Tätigkeit der PD direkt oder indirekt beeinflusst und wurden mit einer internen Zielgruppen-Analyse qualitativ analysiert.

Relevante Zielgruppen sind zuvorderst die Eigentümer (Gesellschafter/ Kunden/ Beteiligungsführung sowie Aufsichtsrat) und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Beide Gruppen haben direkt mit unserer Beratungstätigkeit zu tun – sei es als Ausführende in der Position der Auftragnehmer oder als öffentliche Auftraggeber. Die Gesellschafter und die Beteiligungsführung sowie der Aufsichtsrat beeinflussen die strategische Ausrichtung der Beratungstätigkeit und zählen daher maßgeblich zu den entscheidenden Einflussnehmern auf die PD.

Weitere Anspruchsgruppen sind potenzielle öffentliche Auftraggeber, der PD-Beirat, Kontrollgremien und die interessierte Öffentlichkeit. Diese stehen in einem aktiven (über direkte oder politische Anfragen, Veranstaltungen etc.) oder passiven (Veröffentlichungen, Webseiten etc.) Verhältnis zur PD.

Die PD verfügt über eine Reihe von Kommunikationsmaßnahmen, um über die Aktivitäten des Unternehmens, Entwicklungen im relevanten Beratungsmarkt sowie Studien, Veröffentlichungen und Veranstaltungen mit Bezug auf die Beratungsfelder zu informieren.

Der monatlich erscheinende Newsletter „Blickpunkt PD“ ist – neben der Webseite www.pd-g.de – das zentrale Kommunikationsinstrument. Er wird als E-Mail über die Webseite verschickt und steht dort auch über den Pressebereich (www.pd-g.de/presse/) zur Verfügung. Im Newsletter berichten wir über Projekte und Beratungsansätze und unternehmensrelevante Neuigkeiten. Darüber hinaus gibt es Informationen zu neuen Gesellschaftern, vakante Stellen und Initiativen oder Ausschreibungen in Ergänzung zu ausgewählten Markt-, Forschungs-, Verwaltungsnachrichten mit Bezug zur PD.

Die relevanten Zielgruppen werden in die Aktivitäten einbezogen: So fand beispielsweise die offizielle Einweihung der neuen Düsseldorfer Büroräume am 27. September 2018 im Beisein von Christoph Dammermann, Staatssekretär im Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen, statt.

Des Weiteren nahm die PD an zahlreichen Veranstaltungen mit kommunalen Bezugsgruppen zu Themen wie der Verwaltungsmodernisierung oder dem öffentlichen Gesundheitswesen mit Referenten, Podiumsteilnehmern oder einem Messestand teil. Auch haben wir  Workshops für Anwender des PD-Rechenmodells für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen für Vertreter aus Institutionen der öffentlichen Hand kostenfrei angeboten.

Dem Thema Nachhaltigkeit und CSR ist auf der Webseite ein eigener Bereich gewidmet. Wir stellen die Aktivitäten der PD vor und weisen auf die DNK-Entsprechenserklärung hin. Auch der Newsletter greift Nachhaltigkeitsaktivitäten gezielt auf.

Das Engagement für Nachhaltigkeit kommuniziert die PD auch hausintern über diverse Kanäle. Bei der Ansprache potenzieller Bewerberinnen und Bewerber wird ebenfalls herausgestellt, dass das Unternehmen soziales und ökologisches Engagement der Mitarbeiter begrüßt und fördert.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

Die PD verzeichnete auch im Jahr 2018 einen steten Anstieg an Beratungsanfragen. Der wachsende Beratungsbedarf der öffentlichen Hand nach langfristigen, nachhaltigen Lösungen für moderne Verwaltungsarbeit und Infrastruktur ist – neben dem positiven Effekt durch die erfolgreiche Beratungsarbeit – auch auf die mediale Aufmerksamkeit für das Thema Nachhaltigkeit zurückzuführen.

Ein wichtiges Anliegen der Eigentümer, Gesellschafter und Rahmenvereinbarungspartner ist der Nachweis der Nachhaltigkeit von öffentlichen Bauvorhaben. Dieser Nachweis kann mithilfe des WU-Rechenmodells erbracht werden. Es setzt sich mit der umfänglichen Planung, Erstellung und dem Betrieb bis in die z.T. 20 Jahre ferne Zukunft quantitativ und qualitativ auseinander. Das WU-Rechenmodell wird auf der Webseite vorgestellt. Es ist kostenfrei für Nutzer der öffentlichen Hand abrufbar.

Im Jahr 2018 wurde erstmals in Kooperation mit der Hertie School of Governance die PD-SummerSchool durchgeführt. Zum Thema „Digitalisierung“ trafen sich 30 Führungskräfte aus dem öffentlichen Gesellschafterkreis der PD für drei Tage zum Austausch mit Wissenschaftlern und Vertretern/innen der öffentlichen Verwaltung sowie Privatwirtschaft. Die Veranstaltung diente dem Wissenstransfer, Erfahrungsausaustausch und der Netzwerkbildung.

Die 2. Sitzung des PD-Beirats im Frühjahr 2018 drehte sich auch um das Thema Digitalisierung. In Impulsvorträgen und Diskussionen in den Fachausschüssen wurden Herausforderungen, Hemmschwellen, Rahmenbedingungen und Impulse für die öffentliche Hand im Umgang mit diesem vielschichtigen Themenkomplex diskutiert. Die Dokumentation der Inhalte erfolgte in einem Tagungsband, der allen Beiratsmitgliedern, Gesellschaftern und Kunden der PD sowie darüber hinaus elektronisch allen Interessierten auf der PD-Webseite zur Verfügung gestellt wurde.

Auch verzeichnete der PD-Newsletter, der u.a. über die nachhaltige Beratungsarbeit des Unternehmens berichtet, wie in den Vorjahren einen stetig wachsenden Empfängerkreis. Die PD leistet durch ihre Publikationen und die Berichterstattung zur Projektarbeit einen Beitrag zur Verankerung der Nachhaltigkeit im Bewusstsein öffentlicher Entscheidungsträger.

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Neben den unter Kriterium 4 und 6 ausgeführten Maßnahmen zur Verbesserung der Nachhaltigkeit im Rahmen der PD-internen Prozesse achtet die PD auch bei der Implementierung neuer Prozesse bei ihren Kunden auf Nachhaltigkeitsaspekte. Unser Anspruch ist es, unsere Kunden zu befähigen, sich selbst weiterzuentwickeln und im besten Fall als Multiplikator im eigenen Arbeitsumfeld zu wirken. Die PD erbringt hierbei  eine unabhängige Beratungsleistung, welche dem Allgemeinwohl verpflichtet ist.  

Auch die Planung und Optimierung von Verwaltungsprozessen der öffentlichen Hand folgt Nachhaltigkeitsaspekten. Mit Lösungen für die Digitalisierung von Datenbeständen sowie der Planung neuer papierloser Prozesse befördert die PD den sparsameren Einsatz natürlicher Ressourcen und minimiert negative Einflüsse auf die Umwelt. Hierbei berechnet die PD bei der Umstellung auf papierlose Prozesse auch die mit der Umstellung verbundene Papierkostenersparnis. Die Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im Bereich der öffentlichen Hand geht häufig auch mit einer zeitlichen Entlastung der Mitarbeiter pro Prozessdurchlauf einher, woraus sich Chancen für die Verbesserung der Work-Life-Balance ableiten lassen. Abschließend können derartige Prozessoptimierungsvorhaben auch mit einer erweiterten Aufgaben- und Verantwortungsautonomie für die betroffenen Mitarbeiter einhergehen.

Intern legen wir Wert auf einen kontinuierlichen Austausch untereinander durch regelmäßige  Veranstaltungs-/Informations- sowie Weiterbildungsformate, die von allen Mitarbeitern genutzt werden können. Wir fördern den Austausch über offene Arbeitsräume, Webanwendungen zur gemeinsamen Projekt- und Aufgabenbearbeitung. Auch wird das interne Wissensmanagement der PD derzeit als eigenes Projekt bearbeitet, welches jeden Mitarbeiter befähigen soll, schnell und einfach auf Projektwissen zuzugreifen. Die Wissenserzeugung wird als zentraler Bestandteil jedes Projekts verstanden.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

Alle Entscheidungen zu Finanzanlagen der PD werden auf Grundlage der Anlagerichtlinie des Unternehmens getroffen. Diese sieht hierbei keine Prüfung von Finanzanlagen nach Umwelt- oder sozialen Faktoren vor, sondern zielt ausschließlich darauf ab, möglichst sichere Finanzanlagen auszuwählen, um keine Verluste zu generieren. Neben den direkten Geldmitteln (Kassenbestand) war eine Liquiditätsreserve in Höhe von rund 0,1 Mio. € im Wesentlichen in Schuldscheindarlehen sowie in Festzinsanlagen und Tagesgeldern angelegt.