5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Das Thema Nachhaltigkeit liegt im Zuständigkeitsbereich der Geschäftsführung. Vorschläge und Maßnahmen werden bedarfs- und themenabhängig in verschiedenen Austauschformaten (Besprechungen, interne Veranstaltungen) von Geschäftsführung, Geschäftsleitung, Senior Management und Mitarbeitenden diskutiert sowie deren Umsetzung konkretisiert.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Im Rahmen eines Projektes zur internen Prozessoptimierung arbeitet die PD kontinuierlich an der Standardisierung und Verbesserung der internen Regeln und Prozesse für das operative Geschäft. Neben dem Fokus auf reibungslosen Prozessabläufen sollen bestehende Prozesse im Sinne der Nachhaltigkeit geprüft und optimiert werden. Um die Entwicklung und Umsetzung neuer Regeln und die Optimierung von Prozessen sicherstellen zu können, werden die Zuständigkeiten hierfür jeweils fest an bestimmte Mitarbeiter oder eine Abteilung übertragen. Beispiele hierfür sind die Nutzung alternativer Besprechungsmedien und energiesparender Laptops, dies koordiniert durch die interne IT. Weiterhin gehören dazu die Entwicklung einer Regionalisierungsstrategie zur Vermeidung von CO2-intensiven Flugreisen durch die Geschäftsführung, der Aufruf zum sparsamen Umgang mit Papier durch den Bereich Marketing und Kommunikation sowie die Digitalisierung von internen Prozessen im Rahmen der Angebotserstellung durch die zuständigen Fachabteilungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung.

Die PD unterstützt regelmäßig große Bauvorhaben öffentlicher Einrichtungen – beispielsweise Ministerien, Museen oder große Kliniken. Zu Beginn eines jeden Projektes steht die Bedarfsermittlung und gesamtheitliche Objektbetrachtung im Vordergrund. Dazu werden alle Anforderungen an das Bauprojekt detailliert zusammengetragen und ein entsprechendes Konzept erstellt. Im Anschluss wird – noch vor der Ausschreibung – ein für das Projekt angemessenes Realisierungskonzept entwickelt. Insbesondere die Wirtschaftlichkeit unterschiedlicher Varianten der Realisierung wird dabei methodisch analysiert.

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Relevante Nachhaltigkeitsthemen der PD werden von der Geschäftsführung mit den jeweils zuständigen Fachabteilungen besprochen und priorisiert. In 2017 waren dies u.a.
- die angestrebte Regionalisierung der PD mit dem Aufbau eines weiteren Standorts in Kundennähe und der Reduzierung von Dienstreisen infolgedessen
- die verstärkte Nutzung von Videokonferenztechnik
- im März 2017 Wechsel des Stromanbieters und Umstellung auf 100% Ökostrom
- Weitergehende Reduzierung des Papier-/Stromverbrauchs
- Anschaffung von Papierabfalltonnen

Es werden Daten zum Papier- und Stromverbrauch, Weiterbildungen und Arbeitsmittel erhoben. Weitere Kennzahlen werden derzeit noch nicht erhoben.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Im Austausch zwischen den Mitarbeitern und mit Zustimmung der Geschäftsführung wurden 2015 Leitsätze zum PD-Beraterselbstverständnis entwickelt. Darin werden der Unternehmensauftrag, der Anspruch an die eigene Arbeit als auch die Maßstäbe des gemeinsamen Miteinanders festgehalten.
Die Leitsätze dokumentieren das Bestreben aller Beschäftigten, nachhaltig gestaltete Arbeits- und Rahmenbedingungen zu schaffen und zu leben, und sie definieren die Maßgabe, PD-Kunden von Anfang an mit nachhaltigen Lösungsvorschlägen zu begleiten. So ist die PD in besonderer Weise ihren öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Wir beraten neutral und abhängig mit dem Ziel, die Wirtschaftlichkeit und Qualität des Handelns der öffentlichen Hand auch im Sinne einer verbesserten Bürgerorientierung zu steigern. 

Zur Überwachung von Regeln, Gesetzen und Bestimmungen dient das Compliance-Management. In dessen Rahmen finden regelmäßige Gespräche mit den verantwortlichen Mitarbeitern statt. Die Corporate Compliance beinhaltet Regeln, die sich am Public Corporate Governance Kodex (PCGK) des Bundes orientieren. Diese schließen die Korruptionsrichtlinie, Reisekostenrichtlinie, Vergaberichtlinie und Unterschriftenregelung ein. Ziel ist es, den Mitarbeitern die grundlegenden rechtlichen Anforderungen, denen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit zu entsprechen haben, bewusst und transparent zu machen.  

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Die Vergütungsstruktur der PD enthält ein System von Zielvereinbarungen innerhalb der verschiedenen Karrierestufen. Die Erbringung von Beratungsleistungen durch die PD beruht auf Nachhaltigkeitsprinzipien wie dem wirtschaftlichen und schonenden Umgang mit Ressourcen aller Art. Im Jahr 2017 haben die Zielvereinbarungen kein spezifisches Nachhaltigkeitsziel enthalten. Die Zielvereinbarungen und Vergütungen der PD orientieren sich an dem Public Corporate Governance Kodex des Bundes. Sie untergliedern sich in drei Teile: Zielerreichung des Gesamtunternehmens, Zielerreichung des Geschäftsbereichs und Erreichung individueller Ziele.

Details zur Vergütung und den Zielvereinbarungen der Geschäftsführer sowie der Mitglieder des Aufsichtsrats finden sich im Corporate Governance-Bericht 2017 des Unternehmens (Seiten 3-4): www.pd-g.de/pd-der-inhouse-berater-der-oeffentlichen-hand/corporate-governance/

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Details zur Vergütung und den Zielvereinbarungen der Geschäftsführer sowie der Mitglieder des Aufsichtsrats finden sich im Corporate Governance-Bericht 2017 des Unternehmens (Seiten 3-4): www.pd-g.de/pd-der-inhouse-berater-der-oeffentlichen-hand/corporate-governance/

Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

2017: 3,2

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Das wesentliche Umfeld der PD setzte sich 2017 aus den relevanten Gruppen im Markt (Politik, Verbände, Wirtschaftsunternehmen, Medien, Wissenschaft, Öffentlichkeit, potenzielle Auftraggeber und Kontroll- und Beratungsgremien) sowie aus den direkt mit dem Unternehmen in Verbindung stehenden Gruppierungen (Gesellschafter/Beteiligungsführung, Kunden, weitere relevante öffentliche Stakeholder) zusammen. Sie werden von der Tätigkeit der PD direkt oder indirekt beeinflusst und sind mittels interner Stakeholder-Analyse analysiert worden.

Relevante Stakeholder sind zuvorderst die öffentlichen Eigentümer und Kunden, die Beteiligungsführung, der Aufsichtsrat und die Mitarbeiter. Sie haben direkt mit unserer Beratungstätigkeit zu tun – sei es als Ausführende (Mitarbeiter) oder als öffentliche Auftraggeber. Die Gesellschafter, Beteiligungsführung und der Aufsichtsrat beeinflussen die strategische Ausrichtung der Beratungstätigkeit.

Darüber hinaus wurden als Anspruchsgruppen identifiziert:
- weitere mögliche, öffentliche Auftraggeber,
- der Beirat der PD
- Kontrollgremien, Vertreter aus Politik, Wissenschaft, Verbänden, Wirtschaftsunternehmen und Medien und die interessierte Öffentlichkeit, die es über die Tätigkeit des Unternehmens zu informieren gilt
Diese stehen in einem aktiven (über direkte oder politische Anfragen, Veranstaltungen etc.) oder passiven (Veröffentlichungen, Webseiten etc.) Verhältnis zur PD.

Die PD hat eine Reihe von Kommunikationsmaßnahmen entwickelt, um über (a) die Aktivitäten der PD, (b) Entwicklungen im relevanten Beratungsmarkt, (c) Studien, Veröffentlichungen und Veranstaltungen mit Bezug auf die Beratungsfelder zu informieren. Im Jahr 2017 gehörte hierzu u.a. die Einweihung der neuen Büroräume der PD am 23. Mai 2017 in Berlin-Mitte. Die Veranstaltung brachte Gesellschafter, Kunden und Mitarbeiter in einem feierlichen Rahmen zusammen. Als Festredner sprach Werner Gatzer, Staatssekretär im Bundesministerium der Finanzen und Vorsitzender des Aufsichtsrates der PD. Für die Mitarbeiter fand im November der Staff-Day der PD an zwei Tagen außerhalb Berlins statt. In Workshops entwickelten Geschäftsführung und Mitarbeiter gemeinsam Konzepte für einen noch besseren Austausch zwischen den Geschäftsbereichen und innerhalb der Bereiche. Gemeinschaftliche Aktivitäten förderten die teamübergreifende Zusammenarbeit.  

Auch hat sich die PD bei zahlreichen Veranstaltungen mit kommunalen Bezugsgruppen, zur Verwaltungsmodernisierung oder mit Schwerpunkt öffentliches Gesundheitswesen auseinandergesetzt – als Referenten, Podiumsteilnehmer oder Gesprächspartner. Darüber hinaus haben wir Workshops für Anwender des Rechenmodells für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen kostenfrei angeboten.  

Die PD nutzt auch einen monatlich erscheinenden Newsletter „Blickpunkt PD“. Dieser ist – neben der Webseite www.pd-g.de – das zentrale, indirekte Kommunikationsinstrument des Unternehmens zur Information über die Gesellschaft. Der Newsletter wird monatlich als E-Mail verschickt und steht auch im Presse-Bereich (www.pd-g.de/presse/) zur Verfügung. Die PD informiert über ihre Arbeit (Projektberichte und Beratungsansätze sowie unternehmensrelevante Neuigkeiten), neue Gesellschafter , vakante Stellen und Initiativen oder Ausschreibungen. Ergänzend werden ausgewählte Markt-, Forschungs-, Verwaltungs-Nachrichten aufgenommen. Auf der Webseite ist dem Thema Nachhaltigkeit und CSR ein eigener Bereich gewidmet (https://www.pd-g.de/ueber-uns/verantwortung-und-netzwerk/nachhaltigkeit-und-csr/). Dort werden die unterschiedlichen Aktivitäten der PD im Zusammenhang mit dem sozialen und ökologischen Engagement, Netzwerkbildung sowie Mentoring dargestellt und auf die DNK-Entsprechenserklärung hingewiesen. Auch unser Kunden-Newsletter thematisiert regelmäßig Nachhaltigkeitsaktivitäten. wir möchten so einen Beitrag leisten, die Arbeit des Deutschen Nachhaltigkeitskodex und anderer Organisationen noch bekannter zu machen und das Bewusstsein für den schonenden Umgang mit natürlichen Ressourcen zu schärfen.  

Der Beirat der PD konstituierte sich im November 2017 und berät – auch mit seinen Fachausschüssen – die Geschäftsführung und den Aufsichtsrat in strategischen Fragen, bei der Entwicklung und Evaluierung neuer Geschäftsideen für die Gesellschaft, der Entwicklung neuer Kooperationsmodelle und der Öffentlichkeitsarbeit. Über die Tätigkeit und Mitglieder wird auf der Internetseite informiert (https://www.pd-g.de/ueber-uns/management-und-gremien/beirat/).  

Auch berichten wir bei der Suche nach neuen Kollegen über unser Engagement im Bereich Nachhaltigkeit/CSR und wünschen uns eine Akzeptanz und aktive Unterstützung dieser Themen begleitend zur fachlichen Tätigkeit. Über die Corporate-Volunteering-Aktion zur Unterstützung des Bergwaldprojekt e.V. wird jährlich mit einer neuen Fotostory auf der Webseite sowie den Unternehmensprofilen auf XING oder LinkedIn berichtet. Über Initiativen und innerbetriebliche Aktivitäten zur Ressourcenschonung weisen wir in unserem wöchentlichen, internen Newsletter hin sowie seit Mitte 2017 auf der Startseite und im PD-Wiki unseres Intranets unter dem Stichwort „Nachhaltigkeit/CSR“.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

Die PD verzeichnet einen steten Anstieg bei Beratungsanfragen. Der wachsende Beratungsbedarf der öffentlichen Hand nach langfristigen, nachhaltigen Lösungen für moderne Verwaltungsarbeit und Infrastruktur ist – neben dem Multiplikatoreffekt durch die erfolgreiche Beratungsarbeit des Unternehmens  – auch auf die zunehmende öffentliche Aufmerksamkeit für das Thema Nachhaltigkeit zurückzuführen. So verzeichnet auch der Newsletter der PD, der über die Beratungsarbeit des Unternehmens berichtet, einen wachsenden Empfängerkreis. Die PD leistet durch ihre Publikationen und die Berichterstattung über ihre Projektarbeit einen Beitrag zur Verankerung der Nachhaltigkeit im Bewusstsein öffentlicher Entscheidungsträger.

Ein wichtiges Anliegen der Eigentümer, Gesellschafter und Rahmenvertragspartner ist der Nachweis der Nachhaltigkeit von öffentlichen Bauvorhaben. Dieser kann mithilfe des WU-Rechenmodells erbracht werden, welches sich mit der umfänglichen Planung, Erstellung und dem Betrieb bis in eine zum Teil 20 Jahre ferne Zukunft quantitativ und qualitativ auseinandersetzt. Auf Wunsch der oben benannten Stakeholdergruppen wurde das WU-Rechenmodell weiter entwickelt und erläuternd auf der Webseite vorgestellt (www.pd-g.de/bewaehrte-methoden-fuer-die-verwaltung/untersuchung-der-wirtschaftlichkeit/). Das Tool kann kostenfrei bezogen werden und ist für die öffentliche Hand als Hauptanwender nutzbar. Die gleichbleibend hohen Bestellzahlen deuten auf einen ausgeprägten Bedarf der Verwaltung hin, insbesondere die Wirtschaftlichkeit kommunaler Hochbauprojekte mittels eines erprobten Rechenwerkzeugs zu validieren. Darüber hinaus wurden bundesweit Workshops zur Information oder zur Anwenderschulung durchgeführt, die ausschließlich von Vertretern der öffentlichen Hand besucht werden konnten.

Weiterhin stellt die PD ausgewählte Referenzen über öffentliche Bauprojekte auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene, Best Practices der Verwaltungsmodernisierung sowie zahlreiche Studien und Grundlagenarbeiten für den Wissenstransfer sowie zur Weiterentwicklung von Kooperationsmodellen im öffentlichen Sektor auf ihrer Webseite zur Verfügung Projekte (www.pd-g.de/referenzen). Diese Informationen sind insbesondere für die kommunale Ebene von hoher Relevanz – zum einen, um aus Erfahrungen zu lernen, zum anderen, um auch im kommunalen Kontext Stakeholdergruppen zu informieren und zu überzeugen.

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Neben den unter Kriterium 4 und 6 bereits aufgeführten Maßnahmen zur Verbesserung der Nachhaltigkeit im Rahmen der PD-internen Prozesse achtet die PD als Strategie- und Prozessberater der öffentlichen Hand auch bei der Implementierung neuer Prozesse bei ihren Kunden auf Nachhaltigkeitsaspekte. Unser Anspruch ist es, unsere Kunden zu befähigen, sich selbst weiterzuentwickeln und im besten Fall als Multiplikator im eigenen Arbeitsumfeld zu wirken. Die PD erbringt hierbei  eine unabhängige Beratungsleistung, welche dem Allgemeinwohl verpflichtet ist.  

So stellt die PD z.B. bei der Planung von öffentlichen Infrastrukturprojekten im Rahmen des energieeffizienten, öffentlichen Bauens oder der Sanierung sicher, dass diese in den kommenden Jahrzehnten ressourcenschonend (Strom, Wasser, Heizkosten) genutzt werden können. Die Ermittlung der positiven ökologischen Wirkung erfolgt hierbei über den Vergleich der kalkulierten Kosten (Strom, Wasser, Heizkosten) des Gebäudebetriebs in den kommenden Jahren. Beim Vergleich verschiedener gebäudetechnischer Anlagen wie Heizungs- oder Beleuchtungssystemen stehen geringere Verbrauchskosten für Strom, Wasser oder Gas in einem direkten Zusammenhang mit einem geringeren Verbrauch dieser Ressourcen. Hierdurch wird gewährleistet, dass die öffentliche Hand ihre Aufgaben auf Basis einer an Nachhaltigkeitskriterien ausgelegten Gebäudeinfrastruktur erbringen kann.

Die Planung und Optimierung von Verwaltungsprozessen folgt ebenfalls Nachhaltigkeitsaspekten. Mit Lösungen für die Digitalisierung von Datenbeständen sowie der Planung neuer papierloser Prozesse fördert die PD den sparsameren Einsatz natürlicher Ressourcen und minimiert negative Einflüsse auf die Umwelt. Hierbei berechnet die PD im Rahmen der Umstellung auf papierlose Prozesse auch anhand der jeweiligen jährlichen Fallzahlen/Prozessdurchläufe die mit der Umstellung verbundene Papierkostenersparnis. Häufig geht dies auch mit einer zeitlichen Entlastung der jeweiligen Mitarbeiter pro Prozessdurchlauf einher, woraus sich Chancen für die Verbesserung der Work-Life-Balance ableiten lassen. Abschließend soll noch erwähnt werden, dass derartige Prozessoptimierungsvorhaben häufig auch mit einer erweiterten Aufgaben- und Verantwortungsautonomie für die betroffenen Mitarbeiter einhergeht.  

Intern legen wir Wert auf einen kontinuierlichen Austausch untereinander durch regelmäßige Veranstaltungs-/Informations- sowie Weiterbildungsformate, die von allen Mitarbeitern genutzt werden können. Wir fördern den Austausch über offene Arbeitsräume, Webanwendungen zur gemeinsamen Projekt- und Aufgabenbearbeitung. Auch wird das interne Wissensmanagement der PD derzeit als eigenes Projekt bearbeitet, welches jeden Mitarbeiter befähigen soll, schnell und einfach auf Projektwissen zuzugreifen. Die Wissenserzeugung wird als zentraler Bestandteil jedes Projekts verstanden.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

Alle Entscheidungen zu Finanzanlagen der PD werden auf Grundlage der Anlagerichtlinie des Unternehmens getroffen. Die Anlagerichtlinie sieht hierbei keine Prüfung von Finanzanlagen nach Umwelt- oder sozialen Faktoren vor, sondern zielt ausschließlich darauf ab, möglichst sichere Finanzanlagen auszuwählen, um keine Verluste zu generieren. Neben den direkten Geldmitteln (Kassenbestand) war eine Liquiditätsreserve in Höhe von rund 2,1 Millionen Euro im Wesentlichen in Schuldscheindarlehen sowie in Festzinsanlagen und Tagesgeldern angelegt.