5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Rolf Janka, Mitglied der Geschäftsleitung, hat sich zum CSR-Manager (IHK Bayern) fortbilden lassen und ist verantwortlich für die Nachhaltigkeitsstrategie der Werbemittelagentur Hagemann. Die Inhaber, Gertrud Hagemann und Michael Hagemann, handeln seit Jahrzehnten im Sinne des „Ehrbaren Kaufmanns“ und die konsequente CSR-Ausrichtung entspricht ihrem bisherigen Handeln und Tun. Alle Mitarbeiter wurden 2018 über die Nachhaltigkeitsstrategie informiert und in Workshops zu Beteiligten gemacht: Ihr Ideen und Optimierungsansätze wurden erfasst, Arbeitsgruppen in den Bereichen Soziales, Wirtschaft und Ökologie haben Vorschläge zur Umsetzung entscheidungsreif vor einem Lenkungsausschuss präsentiert und ein Großteil wurde umgesetzt. Im Mai 2018 wurden zwei ganztägige Stakeholderdialoge (CSR-Workshops) mit fünf Kunden, vier Lieferanten (Inhaber, Geschäftsführer), Mitarbeitern und weiteren Stakeholdern (Grüner Punkt) durchgeführt. Im Mai und Oktober 2019 folgten vier weitere ganztägige Workshops (mehr Informationen finden Sie unter Kriterium 9).  

Organigramm der Werbemittelagentur Hagemann:   


6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Den Rahmen für die Einhaltung unserer Nachhaltigkeitsstrategie und der internen Regeln bildet unser Qualitätsmanagementsystem gemäß ISO 9001. Alle neuen Lieferanten müssen sich ebenfalls durch ein Qualitätsmanagementsystem qualifizieren.  

In unserem 2018 eingeführten Code of Conduct haben wir unsere Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen festgehalten. Er ist allen Mitarbeitern bekannt und für alle gültig. Ab März 2020 werden auch unsere Lieferanten unseren Code of Conduct erhalten und zu dessen Einhaltung angehalten.  

Interne Prozesse, die zur Verankerung von Nachhaltigkeit im operativen Geschäft führen, sind:  
Mit unseren Lieferanten haben wir folgende weiteren Prozesse etabliert bzw. geplant:  

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Die unter Kriterium 6 benannten Prozesse liegen in der Verantwortung der Geschäftsführung, die intrinsisch motiviert ist, die Nachhaltigkeitsbemühungen zu fördern und umzusetzen. Daraus folgt eine laufende und enge Kontrolle. Aktuell gibt es keine Kontrollzahlen oder quantitativen Leistungsindikatoren, daher sollen im ersten Schritt im Jahr 2020 mögliche Leistungsindikatoren erfasst und quantifiziert werden, um kurzfristige sowie mittelfristige Soll-Ziele definieren zu können. Mögliche Themenbereiche für Leistungsindikatoren sind: 
  1. Konzentration auf Lieferanten, die nachweislich eine Nachhaltigkeitsstrategie haben
  2. Minimierung der Lieferanten, die in Drittländern keine zertifizierten (BSCI, Sedex) Produktionsstätten haben.
  3. Kunden erhalten nur noch Angebote, in denen wir nachweislich Produktionsstätte, Materialität, Zertifizierungen, Recyclingmöglichkeit für jeden eigenen Artikel benennen.
  4. Minimierung CO2-Ausstoß am Standort
  5. Reduzierung Verkauf von Werbeartikel, die keinerlei Nachhaltigkeitskriterien, wie nachwachsende Rohstoffe, Kompostierbarkeit, Rückführung in Recyclingkreislauf, lange Gebrauchsdauer/Nutzen erfüllen.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Bei allen unternehmerischen Entscheidungen sind die Folgen für Umwelt, Ökonomie und soziale Aspekte zu berücksichtigen. Wir handeln fair gegenüber Geschäftspartner, Mitarbeiter und unserem sozialen Umfeld. Wichtig ist uns, dass wir diese Belange nicht nur auf unsere direkten Geschäftspartner beziehen, sondern wir erwarten, dass diese Belange auch auf deren Produktionsstätten berücksichtigt werden.

Im Detail finden sich unsere Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen im Code of Conduct der Werbemittelagentur Hagemann. Diese sind für alle unsere Mitarbeiter und ab März 2020 auch für unsere Lieferanten gültig.

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Es gibt keine zusätzliche Vergütung für das Erreichen von Nachhaltigkeitszielen, da dies der Philosophie des Unternehmens nicht entspricht: Wir motivieren durch Eigenverantwortung, selbstständiges Handeln, Teamorientierung, gemeinsame Aktivitäten, wertschätzenden Umgang, Spaß/Erfüllung an der Arbeit und bestmögliche Bezahlung. Ergebnis dieser Philosophie ist, dass wir zu einem der Top-Arbeitgeber des Jahres 2019 gewählt wurden (laut Focus Business Ranking, Ergebnisse sind kostenpflichtig zu erwerben).

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Es gibt ein Grundgehalt (Geschäftsführergehalt) und keine sonstigen Vergütungen.

Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

Das Verhältnis beträgt 2,58:1. Die Berechnung erfolgte unter Rücksichtnahme aller Vollzeitkräfte und ohne Azubis/Dual-Studierende.

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Eine Stakeholderanalyse im Jahr 2018 hat folgende Anspruchsgruppen ermittelt. Im Mittelpunkt stehen Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten.

Interne Stakeholder:
  1. Inhaber
  2. Geschäftsleitung
  3. Mitarbeiter

Externe Stakeholder:
  1. Kunden
  2. Lieferanten
  3. Regionales Umfeld (Schule, Gemeinde, soziale Einrichtungen)
  4. Presse
  5. Banken

Alle Mitarbeiter sind durch die vielfältigen Maßnahmen, welche sich aus der Nachhaltigkeitsstrategie ergeben, Beteiligte im Prozess. Neben diesen Maßnahmen gibt es folgende, regelmäßige Gespräche:
In der Kommunikation mit unseren Lieferanten und Kunden, den wichtigsten externen Stakeholdergruppen, haben wir folgende Formate etabliert: Am wertvollsten für alle Beteiligten ist der ganztägige CSR-Workshop mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Für uns ergeben sich immer wieder neue Ansätze, unsere Nachhaltigkeitsstrategie zu optimieren bzw. auszubauen. Wesentlicher Input wird schriftlich festgehalten, woraus sich dann in der Regel eine Projektarbeit mit definierten Zielen und Zeitrahmen ergibt. Die Erkenntnisse der CSR-Workshops haben aber auch wesentlichen Einfluss auf die anderen Beteiligten: Im Jahr 2019 hatte der CSR-Workshop zur Folge, dass wir ein Shopsystem mit nachhaltigen Werbeartikeln aufgebaut haben. Wir erhalten auch viel Input durch die Besucher der alljährlichen Werbemittelmesse, die wir ausrichten, insbesondere im Nachhaltigkeitsareal, wo nachhaltige Werbeartikel ausgestellt werden.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

Wesentliche Erkenntnisse, Themen, Anliegen aus unseren Stakeholder-Dialogen im Jahr 2019:  
  1. Unsere Kunden haben nur Halbwissen über Materialien, Recyclingprozesse, Produktionsprozesse von Werbeartikeln; sie sind zum Teil überfordert mit dem Thema. Wir haben daher unsere Homepage mit diesen Inhalten ergänzt und ein Nachhaltigkeitsareal auf unserer Werbemittelmesse 2019 und 2020 integriert. Auch planen wir ein CSR-Forum für das Jahr 2021, in dem wir über nachhaltige Werbeartikel informieren wollen.
  2. Unsere Hersteller/Produktionsstätten arbeiten zum Teil hoch professionell und nachhaltig, informieren uns aber nicht aktiv. Damit wissen wir teilweise zu wenig, um unsere Kunden professionell beraten zu können. Seit Juni 2019 werden deshalb Produktschulungen, welche die Hersteller bei uns abhalten, um den Punkt Nachhaltigkeit ergänzt. Anschließend bewerten unsere Mitarbeiter, wie auskunftsfähig der Hersteller war.
  3. Es gibt auch Hersteller/Importeure, die das Thema Nachhaltigkeit aktuell noch sehr stiefmütterlich behandeln: Verkauft wird das, was sich gut, schnell und mit hohem Gewinn verkauft werden kann. Diese Hersteller spüren seit 2019 den Druck, uns hier Informationen liefern, damit wir die Partnerschaft weiterführen.
  4. Es gibt keine Definition, was nachhaltige Werbeartikel sind bzw. gibt es keine Transparenz über nachhaltige Aspekte. Wir werden 2020 eine interne Definition schaffen, was nachhaltige Werbeartikel sind.
  5. Werbeartikel selber haben keine hohe Relevanz im Marketing-Mix.
  6. Wir verkaufen viele unterschiedliche Werbeartikel aus unterschiedlichen Materialien – uns selbst fehlt das Wissen, um verhaltenssicher und professionell beraten zu können. Wir haben aus diesem Grund damit begonnen, Materialexperten auszubilden, die sich fortlaufend weiterbilden.
  7. Einkaufsabteilungen entscheiden aufgrund des Preises und nicht unter Nachhaltigkeitsaspekten; auch wenn sie solche Faktoren berücksichtigen wollen, dürfen sie nicht. Die Erkenntnis ist, dass wir den Einkauf durch Informationen/Workshops/Schulungen weiterbilden müssen. Geplant ist, 2021 Materialschulungen anzubieten.

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Innovationen ergeben sich aus den Stakeholderdialogen, Kunden- und Lieferantengesprächen. Diese haben elementare Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens und stellen sicher, dass das Unternehmen zukunftsorientiert ausgerichtet wird. Folgende Bereiche werden durch unseren stetigen Stakeholderaustausch beeinflusst:   Aufgrund unserer breiten Produkt- und Dienstleistungsaufstellung ist eine Wirkungsanalyse aus Zeit- und Kostengründen für uns nicht realisierbar. Wir konzentrieren uns, wie in den Kriterien 3 und 4 dargelegt, auf unsere vorgelagerte Lieferkette.  

Unser Prozess- und Liefermanagement ist darauf ausgelegt, sowohl die Auswahl unserer Partner als auch einzelne Stufen der Wertschöpfungskette nachhaltiger zu gestalten. Im Berichtsjahr haben wir dazu zahlreiche Maßnahmen umgesetzt oder angestoßen, die unter dem Leistungsindikator GRI-SRS-102-44 (Kriterium 9) nachzulesen sind.

Die Mitarbeiter werden fortlaufend über die Fortschritte und Ziele unserer Nachhaltigkeitsstrategie informiert bzw. sind bei der Erarbeitung aktiv beteiligt: Ideen und Vorstellungen der Mitarbeiter fließen so in die laufende Arbeit ein. Es gibt auch im internen Wiki eine Möglichkeit, Ideen einzureichen.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen. Link (Seite 38)

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

Das Unternehmen selbst hat keine Finanzanlagen, das Eigenkapital wird zur Vorfinanzierung der Ware genutzt.