1. Strategische Analyse und Maßnahmen

Das Unternehmen legt offen, ob es eine Nachhaltigkeitsstrategie verfolgt. Es erläutert, welche konkreten Maßnahmen es ergreift, um im Einklang mit den wesentlichen und anerkannten branchenspezifischen, nationalen und internationalen Standards zu operieren.

Für COM Software ist es eine selbstverständliche und stetige Verpflichtung, ihren Beitrag für eine Welt zu leisten, die auch in Zukunft lebenswert ist und sein soll. Zum einen aus unternehmerischer Sicht und zum anderen aus privater Perspektive: Schließlich wünscht sich Geschäftsführer Helmut Röse dies auch für seine eigenen Kinder.

Seit einigen Jahren können Verbesserungen, welche die Nachhaltigkeit betreffen, sogar konkret gemessen werden – der IT-Dienstleister hat 2016 erstmals ökonomische, ökologische und soziale Ausgangswerte gemäß den Leistungsindikatoren der Global Reporting Initiative, dem internationalen Standard für Nachhaltigkeitsberichterstattung, erhoben. Mit diesen Kennzahlen können nun Verbesserungen detailliert erfasst werden.

Soziale Verantwortung und Nachhaltigkeit werden bei COM Software bereits seit vielen Jahren praktiziert, ohne dass dies in der Vergangenheit besonders hervorgehoben worden wäre. Beispiele dafür sind Um den zentralen Stellenwert, den Nachhaltigkeit bei COM Software auch strategisch einnimmt, nach außen sichtbar zu machen, wurden seit dem Jahr 2015 folgende Berichte veröffentlicht
Diese transparente Kommunikation wird mit der jetzigen fünften DNK-Erklärung fortgesetzt, die wiederum freiwillig ist. Mit jedem Nachhaltigkeits-bericht wird deutlich, wie viel das Unternehmen bereits erreicht hat – aber auch, wo es noch besser werden kann. Dazu wurde 2019 erneut der Dialog mit den internen und externen Mitarbeitenden gesucht. Sie wurden im "Olympia-Projekt" zu ihrer Meinung zu fünf wichtigen Themengruppen befragt (Details in Leistungsindikator 9). Diese Rückmeldungen ergaben eine fundierte Basis für die operative Unternehmensstrategie, die entsprechend neu justiert wurde. Auf dieser Grundlage kann das Unternehmen langfristig seinen Mitarbeitenden und Kunden bestmögliche Orientierung geben und so den ökonomischen Erfolg sichern. 

Auch das Thema „Beständigkeit“ ist zentral. Ein gutes Beispiel dafür ist das zwanzigjährige Jubiläum, das COM Software im Dezember 2016 feiern konnte. Seit der Gründung im Jahr 1996 löst das Unternehmen erfolgreich und zuver-lässig Aufgabenstellungen und Herausforderungen im Umfeld unterschiedlich-ster IT-Projekte. Darüber hinaus werden beim sogenannten „Third-Party-Mana-gement“ und im Agenturgeschäft Kunden mit fachlicher Expertise unterstützt.

Die Geschäftsführung wünscht allen Leserinnen und Lesern, die den vorliegenden Bericht studieren, viel Vergnügen – und auch in diesem Jahr wieder neue und interessante Erkenntnisse über COM Software!

Falls Sie Anregungen haben oder uns Ihr Feedback geben möchten: Gern direkt an Helmut Röse unter Helmut.Roese@com-software.de.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldungen!

2. Wesentlichkeit

Das Unternehmen legt offen, welche Aspekte der eigenen Geschäftstätigkeit wesentlich auf Aspekte der Nachhaltigkeit einwirken und welchen wesentlichen Einfluss die Aspekte der Nachhaltigkeit auf die Geschäftstätigkeit haben. Es analysiert die positiven und negativen Wirkungen und gibt an, wie diese Erkenntnisse in die eigenen Prozesse einfließen.

Da COM Software keine Tochterfirmen unterhält, bezieht sich der Bericht auf die gesamte GmbH.

Für die Berichtsinhalte wurden Daten verwendet, die COM Software vorliegen. Diese wurden zwischen den Gesellschaftern abgestimmt. Wo es sinnvoll und notwendig war, wurden interne und externe Stakeholder hinzugezogen, beispielsweise um die folgende Wesentlichkeitsmatrix zu erarbeiten:
Als Grundlage für die langjährige und erfolgreiche Geschäftstätigkeit von COM Software gilt sicherlich folgender Aspekt: Nur durch eine vertrauensvolle und gleichzeitig auf Nachhaltigkeit ausgelegte Zusammenarbeit von Mitarbeitenden, Führungskräften und Geschäftsführung kann ein verlässliches „Fundament“ entstehen. Dies spiegelt sich in den grundlegenden Werten von COM Software wider: Verlässlichkeit, Wertschätzung und Partnerschaft.

"IT-Dienstleistungen zum Wohle unserer Kunden, Mitarbeitenden und nachfolgender Generationen" – so lautet der aussagekräftige Unternehmens-Leitspruch. Um diesem in der Praxis gerecht zu werden, legt die Firma sehr großen Wert auf die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden. Dass dies seit Jahren gelingt, zeigen zum wiederholten Mal zwei Auszeichnungen zum Thema „Arbeitgeberattraktivität“ des Arbeitgeber-Bewertungsportals „kununu“. Gleichzeitig wird durch kontinuierliche und qualitativ hochwertige Weiter-bildung der Belegschaft sichergestellt, dass profundes Know-how vorhanden ist, das jetzt und in Zukunft bestmögliche Kundenbetreuung garantiert. Es wird jedoch zunehmend schwieriger, ausreichend qualifiziertes Fachpersonal einzustellen. Dieses Risiko kann durch den verstärkten Einsatz externer Kräfte zum Teil kompensiert werden. Eine Chance im Hinblick auf Personalgewinnung liegt in der menschlich-orientierten Ausrichtung des Unternehmens. Gerade die „Generation Y“ legt Wert auf sozial attraktive Arbeitgeber. COM Software zeichnet sich auch dadurch aus, dass sie als regionale Arbeitgeberin ihre Kunden möglichst im Rhein-Main-Gebiet gewinnt, so dass die Mitarbeitenden kurze Anfahrtswege haben. Der Schwerpunkt der COM Software-Nachhaltigkeit liegt somit eindeutig im Bereich „Personal“. Dies zeigt sich auch in den identifizierten Handlungsfeldern (siehe Kriterium 3).

In diesem Bericht wurden zum dritten Mal die Nachhaltigkeitsentwicklungsziele der UN (SDG=Sustainable Development Goals) dahingehend analysiert, in wie weit die Geschäftstätigkeit von COM Software sich positiv darauf auswirkt. Das Ergebnis der erneuten Analyse zeigt die folgende Tabelle:
 
Hier zwei Beispiele für das nachhaltige Geschäftsmodell des Unternehmens: unsere Dualen Studierenden lernen z. B., Computerprogramme für alte Großrechner unserer Kunden zu aktualisieren und zu warten. Damit wird es Firmen ermöglicht, ihre Mainframesysteme weiter zu betreiben, auch wenn die Personen, die ursprünglich programmiert haben, in Rente gehen. Zudem hat COM Software im Jahr 2019 einige Mitarbeitende eines insolventen Kunden übernommen und somit verloren gegangene Arbeitsplätze ersetzt.

Dies ist nur möglich, da das Unternehmen auch ökonomisch stabil aufgestellt ist: Es erzielte zum Ende des Jahres 2019 einen Umsatz von 10,2 Millionen Euro. Die somit äußerst erfolgreiche Arbeit wird auch zukünftig durch das bewährte Gesellschafterteam fortgeführt. 2019 wurde COM Software von der Zeitschrift „FOCUS Business“ erstmals als "Top-Arbeitgeber Mittelstand“ ausgezeichnet.

Um die Unternehmensleitung bei COM Software langfristig in jüngere Hände zu legen, soll ein weiterer Geschäftsführer das bisherige Team verstärken. So kann in den kommenden Jahren eine strukturierte und nachhaltige Übergabe der Verantwortung durchgeführt werden, ohne das Geschäft zu gefährden. Nach dem Eintreffen des neuen Geschäftsführers (voraussichtlich in Q1/2020) wird die Unternehmensstrategie gemeinsam aktualisiert und auch die Nachhaltigkeitsstrategie mit dem Ziel neu justiert, diese als integralen Bestandteil in die Unternehmensstrategie aufzunehmen.

Betrachten wir abschließend den Aspekt „Ökologie“: Ökologisch gesehen arbeitet COM Software schon seit vielen Jahren ressourcenschonend und nachhaltig. Durch das Geschäftsmodell als Dienstleister ist es ohnehin äußerst unwahrscheinlich, dass COM Software zu irreversiblen Umweltschäden beiträgt. Unabhängig davon werden ferner verschiedene Maßnahmen (siehe Kriterium 11) genutzt, um den negativen ökologischen Fußabdruck der Tätigkeit durch die Mobilität der Belegschaft so klein wie möglich zu halten.
 

3. Ziele

Das Unternehmen legt offen, welche qualitativen und/oder quantitativen sowie zeitlich definierten Nachhaltigkeitsziele gesetzt und operationalisiert werden und wie deren Erreichungsgrad kontrolliert wird.

Der erneute Stakeholder-Dialog mit internen Mitarbeitenden in 2019 ergab auch eine Überarbeitung der Handlungsfelder. Diese wurden mit detaillierten Messgrößen hinterlegt und sie werden jährlich vom Geschäftsführer anhand der HR-Systeme hinsichtlich ihrer Erreichung überprüft und fortgeschrieben.

Neben den im vorigen Kriterium aufgeführten Beiträgen zu den SDG zeigt die folgende Tabelle den Stand der Umsetzung weiterer Handlungsfelder zum Jahresende 2019 detailliert mit Zielerreichung:
Kategorie Handlungsfeld Messgröße Zielerreichung 2019

Soziales
Weitere Sozialleistungen bieten, um noch attraktiver zu werden Ideen der Mitarbeitenden einfordern und bewerten, mindestens eine umsetzen Mitarbeiterdialog gestartet
  Die Belegschaft regelmäßig weiterbilden, um Fähigkeiten aktuell zu halten/auszubauen > 2 Tage Weiterbildung pro Kopf der Belegschaft erfüllt
> 2,3 Tage/Jahr
  Gesundheit und Work-Life-Balance der Belegschaft achten Krankheitsquote kleiner als 5 Prozent erfüllt < 2 Prozent je Mitarbeitenden
  Fluktuation gering halten < zehn Prozent jeweils in 2019 und 2020 11 Prozent ohne Probezeitkündigungen
  Mitarbeitende werben neue Mitarbeitende 2-3 Neueinstellungen je Jahr erfüllt 6 Neuein-stellungen in 2019
  Kunden und Geschäftspartner fair behandeln Zahl der Beschwerden über die Behandlung ist gleich 0 erfüllt, gleich 0
  Nachhaltigere Lieferkette Lieferanten verstärkt nach ESG-Kriterien auswählen Beschaffung von Fair Trade Kaffee
  Einhaltung der Menschenrechte Beschwerden wegen Nichteinhaltung der Menschenrechte sind gleich 0 erfüllt, gleich 0
  Gesellschaftliches Engagement Gemeinwohlaktivitäten fortführen wie "Aktion Weihnachtsspende" erfüllt, 1 Prozent des Gewinns wurden gespendet
  Gesetzeskonformes Verhalten Zahl der Beschwerden über nicht gesetzeskonformes Verhalten ist gleich 0 erfüllt, gleich 0

Ökologie
Umweltfreundlich mobil sein Beschaffung eines Geschäftsfahrzeug mit Elektroantrieb erfüllt, Fahrzeug wurde bestellt
Reisen zu Kunden > 150 km nur per Bahn

Ökonomie
Marktpräsenz verstärken Mindestens zwei Fachartikel schreiben bzw. mindestens zwei Vorträge halten nicht erfüllt, es wurde nur ein Vortrag gehalten
  Kontinuierlicher und nachhaltiger das Geschäft entwickeln Bestandskunden gezielt zu neuen Themen und neue Kunden zu vorhandenen Themen werben erfüllt durch stärkeren Einsatz interner Kräfte
  Mehr Plätze für Duale und Werkstudierende/ Praktikanten anbieten Zwei zusätzliche Werkstudenten bzw. Praktikanten 2019 weitere Duale und Werkstudierende und Praktikanten „an Bord“ genommen
  Partnerschaft mit den Kunden intensivieren (Betreuung verbessern) Kundenzufriedenheits-Befragung einführen Maßnahme in Arbeit
  Am Geschäftserfolg der Software-Partner durch Projekte partizipieren Quartalsmeetings mit den Software-Partnern durchführen Treffen mit einigen Partnern wurden in 2019 abgehalten
  Zuverlässigkeit der Projektabwicklung erhöhen „Lessons Learned“ bei Projektende festhalten und intern kommunizieren wird bei Bedarf durchgeführt
  Unternehmensstrategie mindestens einmal jährlich hinterfragen bzw. justieren Verhältnis interner zu externer Belegschaft vergrößern, für 2020: 80:20 Neuausrichtung ist in Arbeit und wird 2020 fortgeführt
  Auszeichnung bei Focus Money "Deutschlands wertvollste Unternehmen" Verbesserung der Punktzahl des Vorjahres bzw. mindestens gleichbleibend voll erreicht: 100% und damit Branchenbester

Mit der geplanten Erweiterung des Stakeholder-Dialogs werden die genannten Ziele fortgeschrieben werden.

Die Priorisierung der Ziele wird ab 2020 in Einklang mit der Unternehmens-strategie und den daraus operationalisierten Zielen erfolgen.
 

4. Tiefe der Wertschöpfungskette

Das Unternehmen gibt an, welche Bedeutung Aspekte der Nachhaltigkeit für die Wertschöpfung haben und bis zu welcher Tiefe seiner Wertschöpfungskette Nachhaltigkeitskriterien überprüft werden.

Die Wertschöpfungskette von COM Software ist die eines typischen Dienstleisters, d.h. mit personalintensiven Prozessen, ohne Produktion oder Lieferkette und gliedert sich in drei Bereiche:

Kernprozesse:
Marketing, Vertrieb und Auftragsabwicklung, also Auftragsbearbeitung, Konzeption, Realisierung und Aftersales
Managementprozesse: Strategie, Finanzen, Corporate Governance (Grundsätze der Unternehmensführung) und Daten-, Umwelt- und Arbeitsschutz
Unterstützungsprozesse: Personal, Qualitätsmanagement, Infrastruktur, Beschaffung und Rechnungswesen

Die Managementprozesse liegen in der Verantwortung der Geschäfts-führung. Hier wurde die Nachhaltigkeitsstrategie von COM Software erarbeitet, die Entscheidung für einen Code of Conduct getroffen (s. Kriterium 6) und auch der externe Datenschutzbeauftragte berichtet direkt an die Geschäfts-führung. Denn die datenschutzrechtlichen Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) werden von COM Software selbstverständlich eingehalten. Die Kunden des Unternehmens können sich deshalb seit über 20 Jahren darauf verlassen, dass mit ihren Daten sicher, sorgfältig und gewissenhaft umgegangen wird.

Bei den Unterstützungsprozesse liegt der Geschäftsführung der Bereich Personal besonders am Herzen. COM Software arbeitet in diesem Bereich seit langem nachhaltig und das spiegelt sich in der hohen Zufriedenheit der Mitarbeitenden wider: Jahrelange kununu-Auszeichnungen als Open Company zeigen, dass die Belegschaft gerne bei COM Software arbeitet und die Geschäftsführung eine offene Unternehmenskultur fördert.

Bei der Beschaffung gibt es aktuell noch keine offiziellen Einkaufsrichtlinien, da COM Software eher Dienstleistungen als Produkte einkauft. 

Wenn Produkte beschafft werden, handelt es sich um Hardware (zum Teil gebrauchte Rechner, Telefone, etc.), Büromaterialien, um Lebensmittel (Fair Trade Kaffee und regionale Milch) sowie Nachfüllungen für den Wasserspender.

Seit 2019 fährt ein Geschäftsfahrzeug elektrisch und für die kommenden Jahre ist geplant, CO2-Grenzen bei der Anschaffung von Autos festzulegen und die neuen externen Mitarbeiter auf den Code of Conduct zu verpflichten.

Beim zweiten großen Stakeholder-Dialog mit den Mitarbeitenden im Jahr 2019 zeigte sich, dass die Handlungsfelder, um das Unternehmen nachhaltig aufzustellen, erneut im Bereich Soziales und Ökonomie liegen: schwerpunktmäßig in zwei Bereichen der Wertschöpfungskette, nämlich Politik und Strategie sowie Personalmanagement (siehe Kriterium 3).

Die zentrale Erkenntnis war, dass durch das starke Unternehmens-Wachstum in den letzten Jahren die Kommunikation und das "Wir-Gefühl" innerhalb der Fir-ma nicht in gleichem Maß Schritt gehalten haben und deshalb anzupassen sind.

Die bestehende Kommunikation für Kunden, Mitarbeitende und Partner beziehungsweise Lieferanten erfolgt über die hauseigene Website, über Pressemitteilungen und Newsletter. Für die internen Mitarbeitenden finden darüber hinaus quartalsweise Belegschaftsversammlungen statt.

Das Thema „Kommunikation“ wurde seit dem letzten Nachhaltigkeitsbericht verstärkt priorisiert – und stellt nach wie vor ein zentrales Thema dar.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass von den drei Nachhaltigkeitsbereichen Ökonomie, Ökologie und Soziales der Bereich Ökologie von den Stakeholdern von COM Software nicht so hoch priorisiert wurde, dass daraus Handlungsfelder abzuleiten waren.

Unabhängig davon setzt die Geschäftsführung den vor Jahren eingeschlagenen ökologischen Weg fort: bietet Mitarbeitenden an, einen gewissen Anteil Ihrer Zeit an Remote-Arbeitsplätzen aus dem COM Software Office oder von zuhause zu arbeiten (unter Beachtung der hohen Sicherheitsauflagen der Kunden), fördert weiter die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs, verbraucht äußerst sparsam die benötigten Ressourcen (siehe Kriterien 12 und 13) und setzt auch gebrauchte Hardware ein (siehe Kriterium 14).

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 1 bis 4