7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Als Kontrollgremium dient ein Aufsichtsrat, der die Leitung der berlinovo GmbH kontinuierlich überwacht und sie bei der Führung des Unternehmens regelmäßig berät. Er wird in alle wesentlichen Entscheidungsprozesse der Geschäftsführung einbezogen. Die schriftliche und mündliche Berichterstattung der Geschäftsführung an den Aufsichtsrat erfolgt regelmäßig und umfassend. Sie beinhaltet relevante Informationen zur Geschäftsentwicklung, zur wirtschaftlichen Lage des Unternehmens und zum Stand der Unternehmensplanung einschließlich der Finanz-, Investitions- und Personalplanung sowie zu Beteiligungsmanagement, Risikolage und Risikomanagement, zu Themen des Nachhaltigkeitsmanagements und zu anderen bedeutsamen einzelnen Geschäften und Maßnahmen. Im Bereich der sozialen Nachhaltigkeit sind dies unter anderem Diversitätsaspekte (zum Beispiel die Frauenquote in Führungspositionen) und auch ökologische Aspekte (beispielsweise zur Energieeffizienz oder zu Photovoltaik-Projekten). Im Rahmen des Aufbaus des systematischen Nachhaltigkeitsmanagements werden die bereits bestehenden Leistungsindikatoren durch weitere ergänzt.

Aufsichtsratsvorsitzender der Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH ist der Senator für Finanzen, Dr. Matthias Kollatz.

Weitere Mitglieder des Aufsichtsrats sind: Die BGG verfügt über einen eigenen Aufsichtsrat.  

Die berlinovo Gruppe verfügt über ein umfangreiches Risiko-Management. Vierteljährlich wird über kritische Risiken und halbjährlich über alle definierten Risiken an die Geschäftsführung berichtet. Jährlich erfolgt die Berichtslegung an den Aufsichtsrat. Alle Risiken werden quantitativ bewertet. Im Risikomanagement werden sowohl interne als auch externe Risiken aus der Geschäftstätigkeit der berlinovo betrachtet. Regelmäßig finden Schulungen zum Risikomanagement und zur eingesetzten Software für die Risikoverantwortlichen und ihre Vertreter statt.

Derzeit wird der Bereich Nachhaltigkeit über Reputationsrisiken abgebildet, die für alle definierten Risikoklassen gelten. In Zukunft werden Neubauprojekte zunehmen; deshalb ist die Ausweitung des Risikomanagements auf ökologische und soziale Risiken in der Überprüfung.   

Die berlinovo nimmt die Datensicherheit für interne und externe Daten sehr ernst und hat für die Regelung ein umfassendes Sicherheitskonzept entwickelt. Ein sogenannter Penetrationstest wurde durchgeführt und als Ergebnis konnte festgestellt werden, dass ein Eindringen ins System nicht möglich war. Ein Notfallrechenzentrum sichert die IT-gestützten Kernprozesse des Unternehmens ab. In regelmäßigen, verpflichtenden Schulungen werden die Mitarbeitenden im Datenschutz und in der Anwendung des IT-Sicherheitshandbuches geschult. Die Aktualität wird durch einen externen Dienstleister sichergestellt, der sich in einem regelmäßigen Austausch mit dem internen Koordinator für Datenschutz befindet.   

Auch die Umsetzung der DSGVO wurde mit externer Unterstützung umgesetzt und befindet sich in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Als externer Ansprechpartner wurde jeweils ein Datenschutzbeauftragter benannt, der vom Bereich Recht gesteuert wird. Im Berichtsjahr 2019 wurde eine System- und Anwendungsbetrachtung nach EU-DSGVO vorgenommen und die entsprechenden Verarbeitungsverzeichnisse wurden unternehmensübergreifend erstellt. Ein Löschkonzept wird derzeit auf der Bereichsebene erarbeitet.