5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Helmut Röse, Geschäftsführer der COM Software, ist Verantwortlicher für den Bereich „Nachhaltigkeit“: im Speziellen für Nachhaltigkeit in der Unternehmensführung sowie im Allgemeinen für sämtliche ökologischen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Themen. Er ist somit auch der Ansprechpartner für diesen Bericht. Seine Kontaktdaten: Helmut.Roese@com-software.de.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Vorab eine Information zum Verantwortungsbereich: Dieser Nachhaltigkeitsbericht wurde durch beide Gesellschafter verabschiedet. Fachlich liegt das Thema in der Verantwortung des Geschäftsführers.

Ein zentrales Ziel der Geschäftsführung liegt in folgendem Punkt: Es ist ihnen wichtig, auch die Kenntnisse der Belegschaft zum Thema „Nachhaltigkeit“ durch diesen zweiten Bericht weiter zu vertiefen und zu ergänzen. So wird bei allen Mitarbeitenden ein Bewusstsein dafür geschaffen, in welchem Maß sich COM Software bereits heute im Sinne von CSR engagiert.

Eigens zu diesem Zweck wird es eine Belegschaftsversammlung geben, auf der die Mitarbeitenden über die neuen Erkenntnisse informiert werden. Dies wurde auch schon umgesetzt, als der erste Nachhaltigkeitsbericht erschien. Insbesondere wird die Geschäftsführung nun den Aspekt der Treibhausgas-Emissionen durch die Mitarbeitenden-Mobilität ansprechen – denn nur durch gemeinsame Anstrengungen aller Mitarbeitenden kann dieser reduziert werden.

Interne Kommunikation und ein reger Austausch über alle operativen Prozesse gehören zu den wesentlichen Grundlagen bei COM Software: So können beispielsweise in den Mitarbeiterversammlungen Anliegen jeder Art an die Geschäftsführung gerichtet werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dass die Geschäftsführung jederzeit direkt angesprochen werden kann. Im Jahr 2016 gab es keine kritischen Anliegen an die Geschäftsführung, über die berichtet werden müsste.

Ein Kontrollgremium gibt es für COM Software nicht, eine Leistungsbeurteilung der Geschäftsführung findet daher nicht statt.

Thema „Datenschutz“: Es gibt einen externen Datenschutzbeauftragten; das übrige Risikomanagement wird durch die Geschäftsführung durchgeführt.

Zum Thema „Compliance“ verweisen wir auf das entsprechende Kriterium.
  
  

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Verbindliche Leitlinien und ethisch verantwortungsvolles Handeln werden bei COM Software großgeschrieben – sowohl gegenüber Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit, aber selbstverständlich auch im Umgang miteinander innerhalb der Firma. Die Gesamtverantwortung für korrektes ethisches und integres Verhalten liegt somit beim Geschäftsführer. Eine offizielle Abteilung zu Fragen der Integrität im Unternehmen beziehungsweise ein Meldesystem für Verstöße gibt es dagegen nicht.

Wesentliche Prinzipien und Grundregeln des Handelns werden sogar in einem speziellen Verhaltenskodex zusammengefasst: So zeichnete die Geschäftsführung 2016 den „Code of Conduct“ des „Zentralverbands Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e. V.“ (ZVEI) gegen und bestätigte damit diesen als allgemeingültige Handlungs-Grundlage. https://www.zvei.org/fileadmin/user_upload/Themen/Gesellschaft_Umwelt/ZVEI_Code_of_Conduct/pdf/ZVEI-Code-of-Conduct-Conduct-Deutsch-2014.pdf

Um den ökologischen Fußabdruck konkret messen zu können, wurde für das Berichtsjahr 2016 eine komplette CO2-Bilanz erstellt (siehe Leistungsindikatoren zu Kriterium 13, Datenquellen GEMIS 4.95 und PROBAS). Dadurch können Veränderungen des Verbrauchs in den Folgejahren bewertet werden und ggf. Maßnahmen zur weiteren Reduktion eingeleitet werden. Das primäre Nachhaltigkeitsziel für das Folgejahr ist es, den Fußabdruck bezüglich Mobilität zu senken.
  

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator G4-56
Beschreiben Sie die Werte, Grundsätze sowie Verhaltensstandards und -normen (Verhaltens- und Ethikkodizes) der Organisation. Link

Siehe Ausführungen oben zu den Kriterien 5 bis 7.
  
  

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Die Vergütung der Geschäftsführung hat sich in den letzten Jahren moderat entwickelt. Sie besteht aus einem Fixum sowie einem variablen Anteil von 25 Prozent, der abhängig ist vom Unternehmenserfolg.

Für die Teamleitenden gibt es keinen Anteil, der variabel ist. In Zukunft jedoch werden CSR-Handlungsfelder, die durch die Wesentlichkeitsmatrix identifiziert wurden, teilweise in die Zielvorgaben für Führungskräfte einfließen.

Die Höhe der Vergütung für die einzelnen Mitarbeitenden legt der jeweilige Teamleitende in Absprache mit der Geschäftsführung fest.

Ein Anreiz für alle Mitarbeitenden besteht beim Thema „Altersvorsorge“: Diese wird in Form einer Gehaltsumwandlung gewährt.   

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator G4-51a
Vergütungspolitik – Berichten Sie über die Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und die leitenden Führungskräfte. Link

Siehe Ausführungen oben zu Kriterium 8 („Anreizsysteme“).

Leistungsindikator G4-54
Nennen Sie das Verhältnis der Jahresvergütung des höchstbezahlten Mitarbeiters in jedem Land mit signifikanten geschäftlichen Aktivitäten zum mittleren Niveau (Median) der Jahresgesamtvergütung aller Beschäftigten (ohne den höchstbezahlten Mitarbeiter) im selben Land. Link

COM Software ist ausschließlich in Deutschland tätig. Das Verhältnis der Jahresvergütung des höchstbezahlten Mitarbeiters zum sogenannten „mittleren Niveau“ liegt bei rund 1 : 2,85 und zeigt damit die geringe Spreizung der Gehälter.
  

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Das Thema „Anspruchsgruppen“ ist gleichermaßen relevant wie vielfältig. Aus diesem Grund hat COM Software 2015 erstmals eine detaillierte Analyse zu seinen Stakeholdern durchgeführt. Dabei wurden sogenannte „juristische und natürliche Personen“ identifiziert und entsprechend ihres Einflusses auf den IT-Dienstleister bewertet.

Als wichtigste Stakeholder von COM Software kristallisierten sich folgende Personengruppen heraus: eigene Mitarbeitende, freie Mitarbeitende, Kunden und Software-Partner sowie die Führungskräfte einschließlich der Gesellschafter. Da ein reger, kontinuierlicher Austausch grundlegend ist, wurde 2016 der bereits im Vorjahr begonnene Stakeholder-Dialog mit den Mitarbeitenden auf eine breitere Basis gestellt. Auch der Dialog mit ausgewählten Kunden begann sukzessive.

2017 wird der Stakeholder-Dialog noch erweitert: auf die Stadt Eschborn und die verschiedenen Lieferanten. Der Austausch erfolgt auf vielfältige Art und Weise – für die wichtigsten Stakeholder wurde sogar eigens eine spezielle Kommunikations-Matrix entwickelt.

Für Anregungen, kritische und konstruktive Rückmeldungen der einzelnen Anspruchsgruppen ist COM Software jederzeit offen. So flossen die Fragen und Bedenken der wichtigsten Stakeholder zur Rolle des Unternehmens beispielsweise in die Überarbeitung der Wesentlichkeitsmatrix ein. Aus dem kontinuierlichen Stakeholder-Dialog leiteten sich 2016 ganz konkrete, grundlegende Handlungsfelder für COM Software ab. Diese wurden exakt definiert und tragen nun dazu bei, Fortschritte bei den Nachhaltigkeits-Zielen leichter zu erreichen und auch zu dokumentieren.

Siehe hierzu Kriterium 3 („Ziele der COM Software“).

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator G4-27
Nennen Sie die wichtigsten Themen und Anliegen, die durch die Einbindung der Stakeholder aufgekommen sind, und wie die Organisation auf jene wichtigen Themen und Anliegen reagiert hat, einschließlich durch ihre Berichterstattung. Nennen Sie die Stakeholdergruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen jeweils angesprochen haben. Link

Siehe Ausführungen zu Kriterium 3 („Ziele“). Dort sind zentrale Handlungsfelder von COM Software aufgeführt, die aus dem Stakeholder-Dialog mit internen und externen Mitarbeitenden sowie mit der Geschäftsführung abgeleitet wurden.
  

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

COM-Software gehört zu den Unternehmen, die nicht selbst ein Produkt herstellen. Als „nicht-produzierendes“ Unternehmen hat der IT-Anbieter somit kaum Möglichkeiten, durch gezieltes Produkt- oder Innovationsmanagement den Energieverbrauch des Unternehmens signifikant zu beeinflussen.

Doch auch im unternehmenseigenen Aktionsradius gibt es Spielraum – so ist es der Geschäftsführung ein großes Anliegen, ihre Dienstleistungen möglichst umweltschonend und nachhaltig zu erbringen. Um dies umzusetzen, wurden beispielsweise bereits vor mehr als fünf Jahren die Server virtualisiert. Und auch beim Thema „Weg zur Arbeit“ gibt es nachhaltige Möglichkeiten: Einige Mitarbeitende nutzen das umweltfreundliche Jobticket, um zur Firma zu kommen und für Projektmitarbeitende wird eine BahnCard zur Verfügung gestellt.

Um die Wirkung der Dienstleistungen in der Wertschöpfungskette zu verstehen, ist hier noch einmal die Übersicht der geschäftlichen Aktivitäten von COM Software:

· Application-Management
· Business-Intelligence
· Softwareentwicklung
· System-Engineering
· Projektmanagement
· Rekrutierung von Spezialisten.

Um für die Zukunft bestmöglich aufgestellt zu sein, bewertet COM Software die Gewichtung ihrer eigenen, vielseitigen Dienstleistungen permanent neu. Was genau wird benötigt? Was wird von Kunden verstärkt gefragt und was weniger? Welche Dienstleistung gewinnt und welche verliert an Bedeutung? Aus diesem Grund setzt COM Software verstärkt auf das Thema Business-Intelligence (Prozesse zur Erhebung elektronischer Daten). Während sich dieser Zweig als zukunftsträchtig erweist, verliert das Application-Management (Anwendungs-Management) sukzessive an Bedeutung. Für die anderen Dienstleistungs-Bereiche des IT-Anbieters kann dagegen eine ähnliche Größenordnung wie im Vorjahr (2015) konstatiert werden.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen. Link

COM Software hat keine Finanzanlagen.