5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Der Verantwortliche im Speziellen für Nachhaltigkeit in der Unternehmensführung sowie allgemein für sämtliche ökologischen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Themen und somit auch Ansprechpartner für diesen Bericht ist der COM Software GmbH Geschäftsführer Helmut Röse: Helmut.Roese@com-software.de.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Die Nachhaltigkeitskenntnisse der Belegschaft sollen durch diesen Nachhaltigkeitsbericht vertieft und ergänzt werden. Es ist das Ziel der Geschäftsführung auch bei allen Mitarbeitenden ein Bewusstsein zu schaffen, in welchem Maße sich COM Software GmbH bereits heute im Sinne von CSR engagiert.

Der Nachhaltigkeitsbericht wird durch beide Gesellschafter verabschiedet. Fachlich liegt das Thema bei der Geschäftsführung. In der regelmäßig stattfindenden Mitarbeiterversammlung können Anliegen jeder Art an die Geschäftsführung gerichtet werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit der direkten Ansprache der Geschäftsführung. In 2015 gab es keine kritischen Anliegen an die Geschäftsführung, über die berichtet werden müsste.

Ein Kontrollgremium gibt es für COM Software GmbH nicht, eine Leistungsbeurteilung der Geschäftsführung findet daher nicht statt.

Es gibt einen externen Datenschutzbeauftragten; das übrige Risikomanagement wird durch die Geschäftsführung durchgeführt.

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Die Gesamtverantwortung für korrektes ethisches und integres Verhalten trägt der Geschäftsführer. Eine offizielle Abteilung zu Fragen der Integrität im Unternehmen bzw. ein Meldesystem für Verstöße dagegen gibt es nicht.

Die Geschäftsführung prüft aktuell, ob der Code of Conduct des ZVEI (Zentralverband Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e.V) als Grundlage für COM Software GmbH verwendet werden kann.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator G4-56
Beschreiben Sie die Werte, Grundsätze sowie Verhaltensstandards und -normen (Verhaltens- und Ethikkodizes) der Organisation. Link

siehe Ausführungen oben zu den Kriterien 5 bis 7

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Die Vergütung der Geschäftsführung hat sich in den letzten Jahren moderat entwickelt. Sie besteht aus einem Fixum sowie einem variablen Anteil von 25% abhängig vom Unternehmenserfolg.

Die Teamleiter haben keinen variablen Anteil. Die bei der Erstellung der Wesentlichkeitsmatrix identifizierten CSR-Handlungsfelder werden in Zukunft teilweise Zielbestandteil der Führungskräfte werden. Eine Altersvorsorge wird in Form einer Gehaltsumwandlung gewährt.

Die Höhe der Vergütung für die einzelnen Mitarbeitenden legt der jeweilige Teamleiter in Absprache mit der Geschäftsführung fest.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator G4-51a
Vergütungspolitik – Berichten Sie über die Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und die leitenden Führungskräfte. Link

siehe Ausführungen oben zu Kriterium 8 - Anreizsysteme

Leistungsindikator G4-54
Nennen Sie das Verhältnis der Jahresvergütung des höchstbezahlten Mitarbeiters in jedem Land mit signifikanten geschäftlichen Aktivitäten zum mittleren Niveau (Median) der Jahresgesamtvergütung aller Beschäftigten (ohne den höchstbezahlten Mitarbeiter) im selben Land. Link

COM Software GmbH ist ausschließlich in Deutschland tätig. Im Unternehmen liegt das Verhältnis der Jahresvergütung des höchstbezahlten Mitarbeiters zum mittleren Niveau bei rund 1:3,2 und zeigt damit die geringe Spreizung der Gehälter.

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Erstmalig hat COM Software GmbH seine Stakeholder analysiert. Dazu wurden juristische und natürliche Personen identifiziert und entsprechend ihres Einflusses auf COM Software GmbH bewertet.

Die wichtigsten Stakeholder von COM Software GmbH sind die eigenen Mitarbeitenden, die freien Mitarbeitenden, Kunden und Software-Partner sowie die Führungskräfte einschließlich der Gesellschafter. Im nächsten Jahr wird der Stakeholderdialog auch auf weitere Stakeholder wie die Stadt Eschborn, Lieferanten sowie Kreditgeber und Investoren ausgedehnt werden.

Der Dialog mit den Stakeholdern erfolgt auf vielfältige Art und Weise und soll demnächst noch erweitert werden. Dazu gibt es eine Kommunikationsmatrix für die wichtigsten Stakeholder.

Aufgrund der gerade erst gestarteten Stakeholderdiskussion wurden Fragen und Bedenken der wichtigsten Stakeholder erstmals bei der Erstellung der Wesentlichkeitsmatrix behandelt. Die wichtigsten Handlungsfelder für COM Software GmbH zeigt Kriterium 3 Ziele der COM Software GmbH abgeleitet aus dem Stakeholderdialog.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator G4-27
Nennen Sie die wichtigsten Themen und Anliegen, die durch die Einbindung der Stakeholder aufgekommen sind, und wie die Organisation auf jene wichtigen Themen und Anliegen reagiert hat, einschließlich durch ihre Berichterstattung. Nennen Sie die Stakeholdergruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen jeweils angesprochen haben. Link

siehe Ausführungen zu Kriterium 3 Ziele, in dem die Handlungsfelder von COM Software GmbH abgeleitet aus dem Stakeholderdialog mit Mitarbeitenden und Geschäftsführung aufgeführt sind.

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Als nicht-produzierendes Unternehmen hat COM Software GmbH wenig Möglichkeiten, durch Innovations- oder Produktmanagement den Energieverbrauch des Unternehmens signifikant zu senken. Unabhängig davon ist es der Geschäftsführung ein Anliegen, ihre Dienstleistungen möglichst umweltschonend und nachhaltig zu erbringen. So wurden schon vor über fünf Jahren die Server virtualisiert und viele Mitarbeitende nutzen das umweltfreundliche Jobticket, um zur Arbeit zu kommen.

COM Software GmbH hat keine eigenen Produkte sondern erbringt Projekt- und Dienstleistungen. Dabei hat der Schutz der Kundendaten oberste Priorität. Die Möglichkeit für Kunden, Beschwerden wegen Verletzung des Kundendatenschutzes abzugeben, existiert. Sie wurde jedoch wie in den letzten Jahren von den Kunden nicht genutzt.

In 2015 mussten auch keine Bußgelder aufgrund von Verstößen gegen Gesetzesvorschriften in Bezug auf die Bereitstellung und Nutzung von Produkten und Dienstleistungen gezahlt werden.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen. Link

0%

Da in 2014 rund 1% des Umsatzes für ergonomische Büroausstattung für die eigenen und freien Mitarbeitenden ausgegeben wurde, wurde in 2015 keine weiteren Investitionen getätigt.