Die vier Gesellschafter – die zugleich die Funktion von Mitarbeitern haben – sind verantwortlich für die Weiterentwicklung der Nachhaltigkeitsstrategie und des integrierten Managementsystems (PRIMAS) sowie für deren Umsetzung.

Grundsätzlich sind alle Regeln und Prozesse in den dokumentierten Informationen unseres prozessorientierten, integrierten Managementsystems (PRIMAS) festgelegt.  In diesem integrierten Managementsystem werden alle Aspekte aus Qualität, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Umwelt und Nachhaltigkeit geregelt. Damit werden alle relevanten Tätigkeiten im Unternehmen gesteuert.

So erfolgt z.B. die Auswahl von Lieferanten und Kooperationspartnern unter Umweltgesichtspunkten, für Reisetätigkeiten wird die umweltfreundlichste und nicht die schnellste Möglichkeit priorisiert. Für die Beschaffung der Büroausstattung gibt es Regelungen zur Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit. Bei Neuentwicklungen von Software werden Umweltaspekte berücksichtigt. 

Diese internen Regeln und Prozesse sind im Einklang mit der Nachhaltigkeitsstrategie und den Unternehmensleitlinien. Jeder Mitarbeiter hat zudem die Möglichkeit, Hinweise zu neuen Regeln  und/oder zur Verbesserung bestehender Regeln zu geben.

Die aktuellen Unternehmensleitlinien wurden in einem Workshop im Jahr 2009 identifiziert und betreffen acht Hauptbereiche:

• Kundenbeziehungen (siehe Kriterium 9)
• Erneuern, Verbessern, Weiterentwickeln (siehe Kriterium 10)
• Verantwortung (siehe Kriterien 5 und 20)
• Zusammenarbeit (siehe Kriterium 10)
• Kooperationspartner, Netzwerke und Lieferanten (siehe Kriterium 9)
• Recht und Verbindlichkeit (siehe Kriterium 20)
• Gleichstellung von Frauen und Männer (siehe Kriterium 15)
• Reduzierung des Ökologischen Fußabdrucks (siehe Kriterien 11, 12 und 13)

Die angemessene Umsetzung und die kontinuierliche Verbesserung der Nachhaltigkeitsstrategie wird durch interne und externe Audits sowie anhand von Leistungsindikatoren überprüft. Ergebnisse und eventuell notwendige Maßnahmen werden allen Mitarbeitern vorgestellt und gemeinsam verabschiedet. Dies findet im Rahmen einer wöchentlichen Controllingsitzung statt, die sich in festgelegten Zeitabschnitten mit den Leistungsindikatoren (Umweltkennzahlen, Zielsystem, etc.) beschäftigt.

Seit dem Jahr 1999 ermittelt QUMsult relevante Daten (teilweise monatlich) für ökologische und soziale Leistungsindikatoren. Die Daten werden erhoben und in verschiedenen Datenbanken nachvollziehbar und zuverlässig  dokumentiert. Sie sind zudem die Datengrundlage für Managementsysteme im Bereich der Qualität (ISO 9001), Umwelt (ISO 14001), Arbeits- und Gesundheitsschutz (OHSAS 18001) und Energie (ISO 50001).

Gemäß unserem Managementsystem werden Ressourcen so sparsam wie möglich eingesetzt. Die Umweltauswirkungen des Unternehmens werden seit 1999 - mit der Zertifizierung nach ISO 14001 - in einer Umweltbilanz als Controlling-Instrument systematisch erfasst und bewertet.
Siehe Kriterion 11.

Dabei dienen verschiedene Umweltkennzahlen zum Erfassen der Umweltauswirkungen. So können wir unsere wichtigsten Umweltziele festlegen, kontrollieren sowie Veränderungen im Laufe der Zeit überwachen.

Die für QUMsult relevanten Umweltkennzahlen sind:

• Energieverbrauch: Gas, Strom (siehe Leistungsindikator G4-EN3)
• Papierverbrauch (siehe Leistungsindikator G4-EN1)
• Abfall (siehe Leistungsindikator G4-EN23)
• Wasserverbrauch (siehe Leistungsindikator G4-EN8)
• CO₂-Ausstoß (siehe Leistungsindikator G4-EN19)

Relevante Sozialkennzahlen sind:

• Vergütungspolitik (siehe Kriterion 8)
• Einbindung der Stakeholder (siehe Leistungsindikator G4-27)
• Verletzungen, Berufskrankheiten und Ausfalltage (siehe Leistungsindikator G4-LA6)
• Stundenzahl für Aus- und Weiterbildung (siehe Leistungsindikator G4-LA9)
• Direkt verteilter wirtschaftlicher Erfolg (siehe Leistungsindikator G4-EC1)

Veränderungen bzw. Abweichungen werden auf Plausibilität geprüft. Hier einige Beispiele:

• In 2003 ergab sich ein Rückgang des Energieverbrauchs, da Flachbildschirme und energiesparende PCs angeschafft wurden. Eine Einsparung von ca. 1.000 kWh (entspricht 20 %) im Vergleich zu den Vorjahren wurde erreicht.
• 2007  und 2015 haben wir einen Kunden mit Standorten in Osteuropa intensiv bei der Zertifizierung nach ISO/TS 16949 betreut, Flugreisen waren erforderlich und führten zu „Höchstwerten“ des CO₂-Ausstoßes. 
• Der Anstieg der Abfallmenge in 2008 ergibt sich aus einer Aufräumaktion, bei der alte Unterlagen, nicht mehr benötigte Vortragsfolien und sonstiges Material aussortiert und entsorgt wurden.

Als Ausdruck seiner Unternehmenskultur, hat QUMsult Unternehmensleitlinien festgelegt, die für alle Gesellschafter und Mitarbeiter gelten.

QUMsult hat sich verpflichtet, ein positives Arbeitsumfeld zu gestalten, an dem die Teilnehmer sich nach den folgenden Leitlinien verhalten:

• Kooperationspartner, Netzwerke und Lieferanten
  Mit unseren Partnern arbeiten wir vertrauensvoll, respektvoll, sachorientiert und langfristig zusammen mit dem Ziel des gegenseitigen Nutzens.
  
  
• Zusammenarbeit
  Wertschätzung, Vertrauen, Transparenz und gegenseitige Akzeptanz kennzeichnen unsere Zusammenarbeit. Wichtige Entscheidungen treffen wir im Konsens.
  
  
• Verantwortung
  Ich übernehme Mitverantwortung für den Unternehmenserfolg. Dabei arbeite ich flexibel je nach Aufgabe eigenverantwortlich oder im Team. Ich nutze das Wissen meiner Kollegen und entwickle meine Fähigkeiten kontinuierlich weiter.
  
  
• Erneuern, Verbessern, Weiterentwickeln
  Wir sind offen für Neues und schaffen den Rahmen für innovative Gedanken und deren Umsetzung. Wir verbessern kontinuierlich unsere Dienstleistungen, Produkte und unser integriertes Managementsystem (Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz).
  
  
• Kundenbeziehungen
  Unsere Orientierung ist, Aufträge zum größtmöglichen Nutzen unserer externen und internen Kunden zu bearbeiten. Wir pflegen eine offene und respektvolle Zusammenarbeit und verfolgen und setzen Trends.
  
  
• Recht und Verbindlichkeit
  Wir halten uns an Recht und Gesetz. Wir halten was wir versprechen.
  
  
• Gleichstellung von Frauen und Männer
  Männer und Frauen werden in allen Bereichen unseres Unternehmens gleichgestellt, individuelle Unterschiede werden berücksichtigt.
  
  
• Reduzierung des Ökologischen Fußabdrucks
  Ressourcen werden sparsam eingesetzt und CO₂-Emission reduziert. Wir haben uns das Ziel gesetzt, „CO₂ neutral“ zu sein und zu bleiben.

Um die Mitarbeiter am langfristigen Unternehmenserfolg zu beteiligen, wurde im Jahr 2009 aufgrund der positiven Unternehmensentwicklung zum ersten Mal eine Prämie an alle Mitarbeiter ausgezahlt. Die Prämie ist nicht mit dem Erreichen von Nachhaltigkeitszielen, sondern nur mit wirtschaftlichen Zielen verknüpft, alle Mitarbeiter erhielten zunächst den gleichen Betrag.
Seit 2012 gibt es einen Verteilungsschlüssel, der u.a. den umweltfreundlichen Weg zum Büro sowie die Dauer der Betriebszugehörigkeit berücksichtigt.

Ehrenamtliches Engagement von Mitarbeitern während der Arbeitszeit wird durch Freistellung bei Lohnfortzahlung gefördert.

Die Mitarbeiter erhalten Essensgutscheine.

Die Gesellschafter - die auch die leitenden Führungskräfte sind - sind jeweils zu einem Viertel am Gewinn beteiligt.

Alle Mitarbeiter erhalten den gleichen Stundenlohn. Unterschiede ergeben sich ausschließlich durch individuelle Beschäftigungszeiten (Teilzeit/Vollzeit).

Die durchschnittliche Jahresvergütung beträgt 74 % der höchsten Jahresvergütung.

Als Berater und Referenten bleiben wir auf dem aktuellen Stand der Entwicklungen rund um Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz. Dadurch werden langfristige Geschäftsbeziehungen mit zufriedenen Kunden und Mitarbeitern sowie die kontinuierliche Entwicklung des Nachhaltigkeitsprozess gewährleistet.

Darüber hinaus durchlaufen wir derzeit ein Zertifizierungsverfahren in Übereinstimmung mit der überarbeiteten, internationalen Norm ISO 14001:2015, die die Identifizierung der interessierten Parteien und deren Anforderungen in Bezug auf unser Managementsystem hervorhebt.

Durch eine formale Stakeholder-Analyse haben wir die sozial und wirtschaftlich relevanten Parteien und deren Integration in den Nachhaltigkeitsprozess bestimmt.

• Kunden: Die Zufriedenheit bei „Bausteinen“ und „kontinuierlichen Betreuungen“ wird mindestens einmal jährlich sowie am Ende der Beratung mit Hilfe eines speziellen Fragebogens per E-Mail und Internet ermittelt. Die Ergebnisse der Befragung zur Kundenzufriedenheit werden in der Montagssitzung vorgestellt.

• Lieferanten: Es wird jährlich eine Lieferantenbewertung durchgeführt.

• Mitarbeiter: Die Interessenvertretung und Beteiligung an Gestaltungs- und Entscheidungsprozessen findet im Rahmen der wöchentlichen Sitzung der Mitarbeiter und Gesellschafter statt (Montagssitzung) sowie im halbjährlichen Mitarbeitergespräch, hier werden Aufgaben, Erfüllungsgrad, Anregungen und Anliegen der Mitarbeiter geklärt. Darüber hinaus besteht jederzeit die Möglichkeit, Anregungen und Ideen einzubringen (Sitzungen, Schwarzes Brett, Intranet).

• Nachwuchsförderung: Laufend betreuen wir Studenten beim Erstellen ihrer Diplomarbeit, bisher zu den Themen: Qualitätsmanagement für Dienstleister und KMU, Nachhaltigkeit, Demographieberatung, produkt- und systembezogene Umweltkennzeichnung sowie Arbeitsschutzmanagement (Unterweisungs- und Fremdfirmenmanagement, Unterweisungskonzept). Im Rahmen von Praktika ermöglichen wir Studierenden Einblick in unsere Arbeit.

• Partner/ Externe Mitarbeiter: Über die Tätigkeit als externe Fachkraft für Arbeitssicherheit hinaus hat QUMsult im Jahr 2004 die interdisziplinäre Unternehmenskooperation „Lebensraum Arbeit“ (LEA) mitgegründet. Gemeinsam mit kompetenten Partnern gelingt ein ganzheitlicher Ansatz für gesunde Arbeit. Er verbindet die Themen Arbeitsschutz, Gesundheitsförderung und Kommunikation. Treffen zum Erfahrungsaustausch unter Experten finden regelmäßig in der Region statt (bisher 21 Veranstaltungen). Beteiligte sind Fachleute aus den Bereichen Arbeitsschutz, Arbeitsorganisation, Physiotherapie und Psychologie. 
  Seit Juli 2008 veranstaltet QUMsult auch den Nachhaltigkeitszirkel. Bisher fanden 17 Treffen mit Vertreterinnen und Vertretern aus Unternehmen und Organisationen aus der Region statt. Der Nachhaltigkeitszirkel ermöglicht den Austausch von Erfahrungen, Ideen und Praxistipps. Die Teilnehmer stellen ihre Konzepte für Nachhaltigkeit in Betriebsbegehungen vor: u.a. GLS Bank, Best Western Premier Hotel Victoria, Gasthaus zum Roten Bären, Zentrum für erneuerbare Energie, Stabsstelle Umweltschutz der Universität Freiburg, Institut für Umweltmedizin und Hygiene, Rhodia sowie Zahner Feinkost (Essenstreff), Sedus Stoll, Holzwerke Dold. Planung und Organisation übernimmt QUMsult unentgeltlich. Weitere Treffen sind in Planung.
  Siehe Kriterium 18.

Wir sind offen für Neues und schaffen den Rahmen für innovative Gedanken und deren Umsetzung. Die Interessenvertretung und Beteiligung an Gestaltungs- und Entscheidungsprozessen findet im Rahmen der wöchentlichen Sitzung der Mitarbeiter und Gesellschafter statt sowie im halbjährlichen Mitarbeitergespräch, hier werden Aufgaben, Erfüllungsgrad, Anregungen und Anliegen der Mitarbeiter geklärt. Darüber hinaus besteht jederzeit die Möglichkeit, Anregungen und Ideen einzubringen (Sitzungen, Schwarzes Brett, Intranet), siehe Kriterium 9.

Wir verbessern kontinuierlich unsere Dienstleistungen, Produkte und unser integriertes Managementsystem (Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz). Zum Beispiel, werden bei neuen Entwicklungen über einen Entwicklungsantrag auch Nachhaltigkeitsaspekte abgefragt.

Für die Neuentwicklung von PAUL – Plattform Arbeitsschutz- und Umweltrecht erhielt QUMsult im Jahr 2009 eine Förderung des Wirtschaftsministeriums Baden-Württemberg (Innovationsgutscheine).

Außerdem fördern wir umweltbewusstes Verhalten bei unseren Mitarbeitern durch Innovation in der Wertschöpfungskette. Wir nutzen auch für die kleinen Dinge im Alltag nachhaltige Alternativen. Beispielweise:

• Weihnachtskarten, die wir an unsere Kunden verschicken, stammen aus sozialen Projekten oder Schulen aus der Region.
• Wir verwenden seit 2002 ausschließlich fair gehandelten Kaffee.
• Beim Stoßlüften werden die Fenster bei geschlossenen Thermostatventilen kurzzeitig ganz geöffnet. Das hat den Vorteil, dass durch den schnellen und dennoch umfassenden Luftaustausch die Wände nicht auskühlen, die Thermostatventile nicht öffnen und nicht mit voller Energie die Umgebung beheizt wird.
• Wir beziehen seit dem 01.11.2003 Ökostrom der EWS Schönau. Damit wird die Stromerzeugung aus regenerativen Energien gefördert und deren Ausbau weiter vorangetrieben.
• Seit 2009 beschaffen wir ausschließlich Papier aus 100% Altpapier. Umweltpapier gibt es in unterschiedlichen Weißegraden, so ist Papier mit Weißegrad 140 kaum von Papier aus frischem und gebleichtem Zellstoff zu unterscheiden, weist aber eine erheblich bessere Ökobilanz auf. Inzwischen verwenden wir überwiegend Papier mit 75 statt 80 g/qm – das spart Material und Energie.
• Wo möglich wird auf Ausdrucke verzichtet und die Kommunikation mit Kunden und Partnern erfolgt auf elektronischem Weg.

Geld wird zu 100 % bei der GLS Bank angelegt, damit ist die Überprüfung in Bezug auf Umwelt- und soziale Faktoren gewährleistet.

Für neue Projekte (ab 50 Stunden bzw. mehr als 1.000,- € Aufwand) wird ein Projektantrag erstellt, er berücksichtigt neben ökonomischen auch Umwelt- und soziale Faktoren.