5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Der igefa Nachhaltigkeitsrat ist das bundesweite Steuerungsgremium für die Nachhaltigkeitsaktivitäten des Firmenverbundes und setzt sich aus Vertretern der Inhaberfamilien zusammen. Unter der Schirmherrschaft von Vorstandsmitglied Wolfgang Eichler wird der igefa Nachhaltigkeitsrat von den beiden Vorsitzenden Julia Del Pino Latorre (Kruse Firmenverbund) und Anna Eichler-Schenck (Eichler-Kammerer Unternehmensgruppe) geleitet.

Er fördert den aktiven Dialog mit internen und externen Stakeholdern und gibt anhand der gewonnenen Erkenntnisse und der sich abzeichnenden Entwicklungen die strategische Ausrichtung des Unternehmens hinsichtlich Nachhaltigkeit vor. Dazu zählt auch die Entscheidung zur Überarbeitung der Nachhaltigkeitsstrategie Ende 2019.

Die neuen Strategieinhalte und Zielvereinbarungen werden gemeinsam mit den Fach- und Führungs-kräften aus den Unternehmensbereichen erarbeitet. Für die Umsetzung werden in erster Instanz die jeweiligen Abteilungen verantwortlich sein. Die Ergebnisse werden jedoch durch den Nachhaltigkeitsrat kontrolliert, so dass dieser bei Bedarf weitere Maßnahmen einleiten kann.  

Im Berichtsjahr 2019 hat die igefa ein Nachhaltigkeitsmanagement eingeführt, das als Schnittstelle zwischen strategischer Planung und operativer Ausführung agiert und den Rat bei der strategischen Implementierung von Nachhaltigkeit unterstützt. In 2020 soll das Nachhaltigkeitsmanagement um ein weiteres Teammitglied verstärkt werden, das sich dem Klimamanagement widmet. 

Der Nachhaltigkeitsrat und das Nachhaltigkeitsmanagement arbeiten eng mit Experten und Fachkräften aus dem gesamten Firmenverbund zusammen, die wichtige Informationen für die Berichterstattung bereitstellen, wertvollen Input zu (Markt-)Entwicklungen liefern oder aufgrund ihrer Beziehungen und Tätigkeiten als Multiplikator in die einzelnen Unternehmensbereiche und Regionen agieren.


6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Um die in der Nachhaltigkeitsstrategie festgesetzten Ziele umzusetzen, haben wir in der igefa geeignete Richtlinien und Prozesse implementiert:
  • Verhaltensregeln, die in den Verhaltenskodizes für Lieferanten und Mitarbeiter niedergeschrieben sind, stellen die formale Grundlage für regelkonformes Verhalten dar und tragen somit zur Einhaltung der nachhaltigkeitsrelevanten Standards bei. 
  • Verfahrensanweisungen gemäß der DIN EN ISO Normen 9001 und 14001 dokumentieren die Prozesse und bestimmen diesbezügliche Verantwortlichkeiten für die Bereiche Qualität, Umwelt und Arbeitssicherheit. Diese Prozesse werden regelmäßig angepasst, indem erkanntes Verbesserungspotential aus Stakeholderrückmeldungen mit Auswirkungen auf die Umwelt oder die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter und Kunden übernommen bzw. eingearbeitet wird. Auf diese Weise wird zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse beigetragen.
  • Jährliche Audits und die Nachhaltigkeitsberichterstattung gewährleisten, dass wir unseren jeweiligen  Entwicklungsstand und unsere Anstrengungen  im Hinblick auf unsere gesellschaftliche Verantwortung (CSR) kontinuierlich und konsequent intern  und extern durch Spezialisten sowohl überprüfen und bewerten als auch bestätigen lassen.

Diese Operationalisierung wurde ausgezeichnet. Von der CSR-Rating-Plattform EcoVadis hat die igefa für die Qualität ihres CSR-Managementsystems in 2019 erneut den Goldstatus verliehen bekommen. Mit 71 von 100 möglichen Punkten zählt die igefa damit nach wie vor zu den besten 2 Prozent aller von EcoVadis bewerteten Unternehmen weltweit.


7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

In den ersten sechs Wochen nach Jahresbeginn werden die nachhaltigkeitsrelevanten Leistungsindikatoren rückwirkend für das Vorjahr erfasst und anschließend durch den Nachhaltigkeitsrat im Rahmen der jährlichen Berichterstattung kommuniziert. Dazu bedarf es der Meldung der erforderlichen Daten durch die Umwelt- / Qualitätsmanager und Personalverantwortlichen der einzelnen Standorte sowie der Einkaufsmanager der INPACS an jeweils eine zentrale Stelle, die die Prüfung der Daten auf Konsistenz und Vollständigkeit vornimmt, bevor sie an das Nachhaltigkeitsmanagement und den Rat weitergegeben werden. Bei allen Eingabeverfahren und nachfolgenden Analysen gilt das Vier-Augen-Prinzip, wodurch etwaige Fehler bei der Eingabe und Auswertung vermieden werden sollen. 

Im Berichtszeitraum wurde zudem das Umweltkennzahlensystem überarbeitet. Alle Niederlassungen geben ihre Daten nun über ein Excel-basiertes und damit flexibles Eingabetool ein, das Vergleiche und Plausibilitätsprüfungen erleichtert. Es werden ausschließlich die für das Unternehmen wesentlichen Umweltkennzahlen abgefragt. Die Daten werden gemäß GHG-Protokoll erfasst und einheitlich umgerechnet, so dass sowohl standortbezogen, als auch für jede Firmengruppe und den gesamten Verbund Angaben zu Verbrauch und Emissionen getroffen werden können. Das wiederum ermöglicht die Identifikation der stärksten Treiber von Umweltauswirkungen, wodurch geeignete Maßnahmen zur Reduzierung eingeleitet werden können. 
  
Die nachhaltigkeitsrelevanten Leistungsindikatoren für die igefa setzen sich wie folgt zusammen:

Umweltbezogene Indikatoren:  
Mitarbeiterbezogene Indikatoren:
Lieferkettenbezogene Indikatoren:


Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Als Unterzeichner des UN Global Compact hat sich die igefa zur Einhaltung der geltenden zehn Prinzipien verpflichtet und folgt den Grundsätzen der: 
  • Internationalen Arbeitsorganisation für menschenwürdige Arbeits- und Sozialstandards (ILO)
  • UN ­Menschenrechtserklärung (Resolution 217 A (III) vom 10.12.1948)
  • UN Rio-­Erklärung über Umwelt und Entwicklung (vom 14.06.1992)
  • UN Konvention gegen Korruption (von 2003) 

Gemäß dem CSR-Verständnis der igefa sind unsere wichtigsten Leitsätze dementsprechend:
  • Wir achten und unterstützen den Schutz der Menschenrechte.
  • Wir verpflichten uns zu fairen und sicheren Arbeitsbedingungen.
  • Wir setzen uns für den Schutz der Umwelt ein.
  • Wir treten gegen alle Arten der Korruption ein.
  • Wir agieren im Einklang mit den Gesetzen und handeln nach dem Vorsorgeprinzip.
  • Wir fördern den offenen gesellschaftlichen Dialog. 

Dokumentiert ist dieses Werteverständnis in folgenden Richtlinien und Publikationen der igefa:
Weitere Vorgaben in Form von Prozessanweisungen, Verantwortlichkeiten, Checklisten usw. sind im Integrierten Managementsystem dokumentiert.  

Verstöße gegen o.g. Richtlinien und Grundsätze können an die Führungskraft bzw. über ein entsprechend installiertes Meldeverfahren, auch anonym, an eine Ombudsstelle gemeldet werden, wobei der Absender aufgrund der Meldung nicht benachteiligt wird.


8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Die Erreichung der Nachhaltigkeitsziele wird nicht explizit durch Anreiz- oder Vergütungssysteme für Führungskräfte und Mitarbeiter belohnt oder gefördert. Wir alle tragen gesellschaftliche Verantwortung, weshalb es für uns als Verbund von familiengeführten Unternehmen selbstverständlich ist, dass jeder Mitarbeiter sein Bestes gibt, um die gemeinsamen Ziele zu realisieren.


Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Die igefa bietet ihren Mitarbeitern und leitenden Führungskräften eine nachvollziehbare, leistungsgerechte, verlässliche und wettbewerbsfähige Vergütung über dem gesetzlichen Mindestlohn. Die Basis der Gehaltsfindung und gegebenenfalls Variablen richtet sich unabhängig vom Geschlecht nach den Kriterien Leistung, Komplexität der Aufgaben, Verantwortung, Bedeutung der Funktion für das Unternehmen sowie Qualifikation und Erfahrung des Mitarbeiters.
Weitere Details zur Vegütungspolitik obliegen den Firmengruppen und werden dort vertraulich behandelt, so dass bundesweit keine weitere Berichterstattung erfolgt. 



Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

Keine zentrale Datenerhebung noch öffentliche Berichterstattung, denn Vergütungsentscheidungen werden in den einzelnen inhabergeführten Unternehmensgruppen generell vertraulich behandelt.


9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Die entscheidenden Anspruchsgruppen der igefa sind diejenigen, die unmittelbar am Wertschöpfungsprozess beteiligt sind. Dazu zählen unsere Lieferanten, unsere Mitarbeiter und unsere Kunden.

Dies liest sich nicht nur aus unserer Unternehmenspolitik, sondern bestätigt sich auch im Rahmen der Stakeholder-Analyse, die der igefa Nachhaltigkeitsrat im Herbst 2016 in Zusammenarbeit mit Fach- und Führungskräften der verschiedenen Unternehmensgruppen und Zentralen durchgeführt hat. Damals wurden die wesentlichen Stakeholder identifiziert und neben Kommunikationswegen und -häufigkeit auch deren Erwartungen, Fragen und Bedenken zusammengetragen.

Zur Strategiefindung (vgl. Kriterium 1) hat der igefa Nachhaltigkeitsrat im Berichtszeitraum erneut Experten und Fachkräfte aus der Organisation zu den Stakeholder-Erwartungen und wesentlichen Themen unserer Geschäftstätigkeit befragt und wieder standen unsere Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten im Fokus.

„Wir fördern den offenen gesellschaftlichen Dialog“ heißt es in unserer Unternehmenspolitik und meint: Durch von Klarheit, Offenheit und Kontinuität geprägte Kommunikation mit unseren Stakeholdern wollen wir lernen und uns weiterentwickeln, Verständnis schaffen und Vertrauen stärken.

Für einen kontinuierlichen Austausch werden in regelmäßigen Abständen Lieferanten- und mindestens jährlich Mitarbeitergespräche geführt. Unsere Kunden werden ganzjährig betreut und haben in einem unserer über 430 Vertriebsmitarbeiter einen langfristigen Ansprech- und Dialogpartner.

Darüber hinaus fördern wir den Dialog zu Nachhaltigkeit mit unseren wichtigsten Stakeholdern durch spezifische Veranstaltungen, Workshops, Schulungen oder Einzelgespräche. So waren die Nachhaltigen Entwicklungsziele der Vereinten Nationen beispielsweise eines der Schwerpunktthemen im Rahmen der Reinigungsfachmesse CMS im Herbst 2019. Das Input aus diesen Dialogen nehmen wir in unsere Nachhaltigkeitsüberlegungen mit auf und verbessern so unser Nachhaltigkeitsmanagement systematisch.


Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

Kunden und Mitarbeiter äußerten ihre Anliegen im Berichtsjahr auf unterschiedlichem Wege:
  • über Ausschreibungen
  • bei individuellen Kundengesprächen
  • während der Reinigungsmesse CMS in Berlin und im Rahmen anderer Kundenveranstaltungen
  • im Rahmen von Mitarbeiterworkshops zur Nachhaltigkeitsstrategiefindung

Kunden erwarten vermehrt 
  • nachhaltige Produkte mit entsprechender Kennzeichnung/Auffindbarkeit in den jeweiligen Bestellsystemen
  • nachweisbar nachhaltige Lieferketten
  • Lösungen, die ihnen helfen, in Zeiten von Fachkräftemangel, personalintensive Prozesse effizienter zu gestalten 

Mitarbeiter wünschen sich
  • einen verantwortungsvollen Arbeitgeber mit guter Anbindung, der sich um
  • Umweltschutz im eigenen Unternehmen (Papier sparen, Strom sparen, Müll trennen usw.) und
  • ökologisches Mitarbeiterpendeln (Dienstrad, Jobticket etc.) kümmert. Weiterhin erwarten Mitarbeiter vermehrt
  • flexible Arbeitsbedingungen, insbesondere Home-Office-Angebote.

Mit den ausgewählten Zielen SDG 8, 12 und 13 ist bereits die inhaltliche Grundlage geschaffen, um einige der o.g. Erwartungen im Rahmen der Strategiefindung (vgl. Kriterium 1) zu adressieren.

Die sog. Never-out-of-Stock-Lösung als innovative Dienstleistung im Berichtsjahr greift die Kundenbedürfnisse im Zusammenhang mit dem Fachkräftemangel bereits auf, indem ein wesentlicher Teil des operativen Beschaffungsprozesses auf uns übertragen wird, er so entlastet wird und sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. 






10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Als zentraler Akteur in der Kette zwischen Herstellern und Kunden und über einer halben Million regionaler, nationaler und internationaler Kunden glauben wir, Konsum verändern zu können. Unsere größten Hebel für die nachhaltige Entwicklung sind die wirksame Gestaltung unseres Produktsortiments und die Beratung unserer Kunden entlang ihrer Wertschöpfungskette (vgl. Kriterium 4). Hier setzen wir mit Hinblick auf Innovationen für Nachhaltigkeit an:

Alle unsere Produkte müssen nach ihrem Einsatz in irgendeiner Form entsorgt werden. Dank des intensiven Austauschs mit Experten aus der Entsorgungswirtschaft, haben wir gelernt, die end-of-life-Betrachtung in unsere Entscheidungsfindungen und unser Dienstleistungsportfolio mit aufzunehmen. Um Abfälle bei unseren Kunden zu reduzieren und Kreislaufwirtschaft zu fördern, gestalten wir nach und nach unsere Produkte und ihre Verpackungen entsprechend. Zudem hinterfragen und ggf. testen wir Produkte hinsichtlich ihrer Kreislauffähigkeit. Weiterhin leisten wir Aufklärungsarbeit, um die Unsicherheit vieler Kunden hinsichtlich Ökolabel-Einsatz, Greenwashing und ggf. neuer Gesetze zu beseitigen. Und wir machen Kunden auf nachhaltige Abfallkonzepte aufmerksam, damit sie durch eine konsequente Mülltrennung eine höhere Recyclingquote erreichen.

Im Rahmen der Auslieferung haben wir mit einer steigenden Anzahl an Kleinst- und Nachbestellungen zu kämpfen, wodurch die klimaschädlichen Treibhausgasemissionen (Scope 1) in die Höhe schießen, was vielen Kunden gar nicht bewusst ist. Nun haben wir eine Business Intelligence Lösung entwickelt, die uns ermöglicht, unseren Kunden ihre Auftragsstruktur und damit zusammenhängenden CO2e-Emissionen für die Belieferung transparent zu machen. Darauf aufbauend können wir mit unseren Kunden an der Bestelloptimierung arbeiten, um einen positiven Klimaeffekt zu erzielen (vgl. Kriterium 13).

Zur Entlastung von Kunden mit Hinblick auf den Fachkräftemangel wurde in Zusammenarbeit mit Unternehmen aus dem Facility Management und der Gastronomie die sog. Never-out-of-Stock-Lösung als innovative Dienstleistung entwickelt. Hier übernehmen wir einen wesentlichen, für den Kunden personalintensiven Teil des operativen Beschaffungsprozesses, so dass sich der Kunde auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Zugleich nutzen wir diese Lösung, um eine aus wirtschaftlicher und ökologischer Sicht optimale Belieferung zu implementieren (Bestellbündelung, Wegeoptimierung).

Zur Förderung des Innovationsprozesses ist ein Ideenmanagement bzw. Vorschlagswesen implementiert, denn letztlich sind es ja die Mitarbeiter, die am besten Verbesserungspotential erkennen und pragmatische Lösungsvorschläge erarbeiten können. Hierzu steht an allen Standorten eine sog. Meldebox zur Verfügung, die regelmäßig von einer beauftragten Person geleert wird. An den meisten Standorten erleichtert darüber hinaus eine digitale Plattform die Steuerung. In unserem Verhaltenskodex werden Mitarbeiter explizit aufgefordert, Verbesserungsvorschläge anzubringen. Je nach Umfang und Wirkung erfolgt die Würdigung eines guten Vorschlags unterschiedlich. 


Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

Keine Datenerhebung. Die Auswahlprüfung von Finanzanlagen findet in den einzelnen inhabergeführten Unternehmensgruppen statt und werden dort vertraulich behandelt.