Für die Implementierung des Nachhaltigkeitsmanagements im Unternehmen wird parallel zur ersten Berichtserstellung eine Arbeitsorganisation aufgebaut. Zunächst wird ein CSR-Board eingerichtet.  

Die Geschäftsführung der berlinovo besteht aus Silke Andresen-Kienz als kaufmännische Geschäftsführerin und Alf Aleithe als Geschäftsführer des Immobilien- und Fondsbereichs. Die Geschäftsführung und das CSR-Board werden gemeinsam das zukünftige Nachhaltigkeitszielbild der berlinovo sowie eine Roadmap zur Umsetzung entwickeln. Das CSR-Board besteht zusätzlich zur Geschäftsführung aus den Bereichsleitenden der fünf Unternehmensbereiche  

• Immobilienmanagement Apartments/Wohnen
• Immobilienmanagement Gewerbe
• Projektentwicklung & Technisches Management
• Financial Services
• Interne Dienste
• sowie die Stabstelle Corporate Services

Das CSR-Board tauscht sich vierteljährlich zu den zentralen Fragen des Nachhaltigkeitsmanagements aus. Die Schwerpunkte bilden die wesentlichen Berichtsthemen, in denen Maßnahmen zur Steuerung der Nachhaltigkeitsleistung entwickelt und verfeinert werden. Komplettiert wird das CSR-Board durch die Stabsstelle Unternehmenskommunikation, welche für die Nachhaltigkeitsberichterstattung und -kommunikation verantwortlich ist und den Nachhaltigkeitsmanager stellt, sowie einen Vertreter des Konzernbetriebsrates.  

Die Ergebnisse aus dem CSR-Board werden zum einen in die Sitzungen der Geschäftsführung, zum anderen in die operative Ebene eingesteuert. Auf der Arbeitsebene werden die verschiedenen Nachhaltigkeitsprojekte in den Handlungsfeldern umgesetzt und verfolgt sowie eine konsistente Bereitstellung der Werte zu den verschiedenen Nachhaltigkeitsindikatoren sichergestellt. Als Bindeglied fungiert ein Nachhaltigkeitsmanager, der an den Sitzungen aller CSR-Gremien teilnimmt, um eine konsistente Steuerung zu gewährleisten, und die Funktion der zentralen Kontaktperson übernimmt.  

Die Gesamtverantwortung für das Thema Nachhaltigkeit in der Geschäftsführung übernimmt Alf Aleithe.

Für die einzelnen Unternehmen der Gruppe wurden Regelwerke geschaffen. In einer "Schriftlich fixierten Ordnung" (SFO) sind zum Beispiel Regelwerke gebündelt. Die SFO umfasst Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Handbücher und Betriebsvereinbarungen sowie sonstige Regeln und Pflichten. Die SFO ist im unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystem (DMS) für alle Mitarbeitenden zugänglich. Über Änderungen in der SFO werden alle Mitarbeitenden informiert.   

Der Aspekt der Nachhaltigkeit wird nach den derzeitigen gesetzlichen Vorschriften über die jeweiligen Einkaufsrichtlinien berücksichtigt. Im Jahr 2020 plant die berlinovo die Analyse ausgesuchter bestehender Leuchtturmprojekte, wie beispielsweise den TOP (Technisch optimierter Prototyp/siehe 10. „Innovations- und Produktmanagement“), auf Nachhaltigkeitsaspekte zu untersuchen und daraus eigene Standards und Richtlinien für Errichtung und Einkauf abzuleiten. Die Rahmenwerke des Bewertungssystems Nachhaltiges Bauen für Bundesgebäude (BNB), der Deutschen Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen (DGNB), des Leadership in Energy and Environmental Design (LEED) oder der Building Research Establishment Environmental Assessment Methodology (BREEAM) sollen dafür berücksichtigt werden.  

Prozesse werden zentral dokumentiert und entwickelt. Diese zum Teil bereichsübergreifenden Prozesse werden im Organisationshandbuch im Intranet jedem Mitarbeitenden als anschauliche Prozessdiagramme zugänglich gemacht.   

Geplant ist, bestehende und neue Prozesse auf die Möglichkeit der zusätzlichen Verankerung von Nachhaltigkeitsthemen zu überprüfen.

Als Kontrollgremium dient ein Aufsichtsrat, der die Leitung der berlinovo GmbH kontinuierlich überwacht und sie bei der Führung des Unternehmens regelmäßig berät. Er wird in alle wesentlichen Entscheidungsprozesse der Geschäftsführung einbezogen. Die schriftliche und mündliche Berichterstattung der Geschäftsführung an den Aufsichtsrat erfolgt regelmäßig und umfassend. Sie beinhaltet relevante Informationen zur Geschäftsentwicklung, zur wirtschaftlichen Lage des Unternehmens und zum Stand der Unternehmensplanung einschließlich der Finanz-, Investitions- und Personalplanung sowie zu Beteiligungsmanagement, Risikolage und Risikomanagement, zu Themen des Nachhaltigkeitsmanagements und zu anderen bedeutsamen einzelnen Geschäften und Maßnahmen. Im Bereich der sozialen Nachhaltigkeit sind dies unter anderem Diversitätsaspekte (zum Beispiel die Frauenquote in Führungspositionen) und auch ökologische Aspekte (beispielsweise zur Energieeffizienz oder zu Photovoltaik-Projekten). Im Rahmen des Aufbaus des systematischen Nachhaltigkeitsmanagements werden die bereits bestehenden Leistungsindikatoren durch weitere ergänzt.

Aufsichtsratsvorsitzender der Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH ist der Senator für Finanzen, Dr. Matthias Kollatz.

Weitere Mitglieder des Aufsichtsrats sind:

• Erika Jaeger, Beraterin (stellv. Aufsichtsratsvorsitzende)
• Dr. Jochen Lang, Senatskanzlei des Regierenden Bürgermeisters
• Dr. Uwe Lissau, Amtsgerichtspräsident a. D.
• Sebastian Scheel, Staatssekretär, Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen
• Sabine Usinger, Rechtsanwältin und Notarin
• Agnes Maria Wildner, Bereichsleiterin Compliance bei der LBB AG/Berliner Sparkasse

Die BGG verfügt über einen eigenen Aufsichtsrat.  

Die berlinovo Gruppe verfügt über ein umfangreiches Risiko-Management. Vierteljährlich wird über kritische Risiken und halbjährlich über alle definierten Risiken an die Geschäftsführung berichtet. Jährlich erfolgt die Berichtslegung an den Aufsichtsrat. Alle Risiken werden quantitativ bewertet. Im Risikomanagement werden sowohl interne als auch externe Risiken aus der Geschäftstätigkeit der berlinovo betrachtet. Regelmäßig finden Schulungen zum Risikomanagement und zur eingesetzten Software für die Risikoverantwortlichen und ihre Vertreter statt.

Derzeit wird der Bereich Nachhaltigkeit über Reputationsrisiken abgebildet, die für alle definierten Risikoklassen gelten. In Zukunft werden Neubauprojekte zunehmen; deshalb ist die Ausweitung des Risikomanagements auf ökologische und soziale Risiken in der Überprüfung.   

Die berlinovo nimmt die Datensicherheit für interne und externe Daten sehr ernst und hat für die Regelung ein umfassendes Sicherheitskonzept entwickelt. Ein sogenannter Penetrationstest wurde durchgeführt und als Ergebnis konnte festgestellt werden, dass ein Eindringen ins System nicht möglich war. Ein Notfallrechenzentrum sichert die IT-gestützten Kernprozesse des Unternehmens ab. In regelmäßigen, verpflichtenden Schulungen werden die Mitarbeitenden im Datenschutz und in der Anwendung des IT-Sicherheitshandbuches geschult. Die Aktualität wird durch einen externen Dienstleister sichergestellt, der sich in einem regelmäßigen Austausch mit dem internen Koordinator für Datenschutz befindet.   

Auch die Umsetzung der DSGVO wurde mit externer Unterstützung umgesetzt und befindet sich in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Als externer Ansprechpartner wurde jeweils ein Datenschutzbeauftragter benannt, der vom Bereich Recht gesteuert wird. Im Berichtsjahr 2019 wurde eine System- und Anwendungsbetrachtung nach EU-DSGVO vorgenommen und die entsprechenden Verarbeitungsverzeichnisse wurden unternehmensübergreifend erstellt. Ein Löschkonzept wird derzeit auf der Bereichsebene erarbeitet.

Wie unter 1. „Strategische Analyse und Maßnahmen“ beschrieben, unterstützt die berlinovo GmbH die Ziele des Bündnisses für soziale Wohnungspolitik und bezahlbare Mieten (Mietenbündnis) und der Kooperationsvereinbarung (KoopV), die der Berliner Senat mit den sechs städtischen Wohnungsbaugesellschaften geschlossen hat. Zudem hat sie sich im Jahr 2016 eine Vermietungscharta gegeben und diese seitdem fortgeschrieben. Damit bekräftigt die berlinovo GmbH, dass sie ihrer Verantwortung als fairer Vermieter gerecht wird.  

Die berlinovo hat zentrale Werte für gutes und bezahlbares Wohnen in einem Leitbild und Grundsätzen zusammengefasst:  

Quartiersverträgliche Mieten

• Die berlinovo wirkt durch kundenorientierte Mieten mietpreisdämpfend.

Stabilisierende Integration

• Die berlinovo agiert sozial und wirkt damit demografisch und kulturell integrierend.

Sicherung der Wohnraumversorgung

• Die berlinovo investiert zielgerichtet in den Bestand.
• Die berlinovo sichert Qualität und Kundenzufriedenheit durch mieternahen Service.

Soziale Verantwortung

• Die berlinovo stellt seit mehr als 20 Jahren Wohnraum für sozial Benachteiligte zur Verfügung und wird dies auch in Zukunft tun.

Weiterhin wurde ein Verhaltenskodex erarbeitet und befindet sich derzeit in der Abstimmung mit dem Betriebsrat. Der Verhaltenskodex beschreibt die Werte der berlinovo intern wie extern.   

Zudem hat die berlinovo den Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) in der jeweiligen von der für die Beteiligungsführung zuständigen Stelle des Landes Berlin herausgegebenen Fassung in den Gesellschaftervertrag und die Geschäftsordnungen des Aufsichtsrates und der Geschäftsführung aufgenommen (mehr dazu siehe 20. „Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten“).

Derzeit werden im Unternehmen variable Gehaltsanteile mit der Geschäftsführung und der Bereichsleitung vereinbart. Diese sind an die Erreichung verschiedener, monetär messbarer Ziele gekoppelt. Die Unternehmensziele werden in einem Abstimmungsprozess mit dem jeweiligen Gesellschafter festgelegt. Die Zielerreichung wird durch eine externe Wirtschaftsprüfung in einem Bericht festgeschrieben. Auf der Ebene der Bereichsleitung werden zudem individuelle bereichsbezogene Teilziele im Verhältnis 50:50 zu den Unternehmenszielen festgelegt. Die Vergütung bei Zielerfüllung erfolgt nicht „on top“, sondern es wird ein Abzug von der Jahresgesamtvergütung bei Nichterreichung der Ziele vorgenommen. Teilziele, die sich auf die Nachhaltigkeitsleistung der berlinovo beziehen, waren bisher nicht Gegenstand der Abstimmungen mit dem Shareholder. Im Zuge der Installierung eines Nachhaltigkeitsmanagementsystems werden wir überprüfen, inwieweit zukünftig Nachhaltigkeitsziele in die bestehenden Zielvereinbarungen aufgenommen werden können.

Bei der berlinovo werden die Gehälter individuell vereinbart. Dies ist in der Historie im Rahmen der Besitzstandswahrung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begründet, da die heutige Gesellschaft aus vielen verschiedenen Einzelgesellschaften mit jeweils individuellen Gehaltsvereinbarungen hervorgeht. Ein transparentes einheitliches Vergütungssystem, angelehnt an Tarifverträge der Wohnungs-/Immobilienwirtschaft, ist in Prüfung. Bis zur eventuellen Umsetzung wird auf eine gerechte Passgenauigkeit geachtet. Die Gehälter und Gehaltsbestandteile der Geschäftsführung und die Vergütung des Aufsichtsrats werden im jährlichen Geschäftsbericht transparent ausgewiesen. Der jeweils aktuelle Geschäftsbericht ist unter www.berlinovo.de/ueber-uns verfügbar. Der Geschäftsbericht für das Jahr 2019 wird im August 2020 veröffentlicht.

Der Faktor der Vergütung des höchstbezahlten Mitarbeitenden (185.890,00 Euro p.a.) gegenüber dem Median der Jahresgesamtvergütung aller Beschäftigten (49.296,00 Euro p.a.) beträgt das 3,77-fache.

Im Zuge der Wesentlichkeitsanalyse wurde die Gesamtheit der Stakeholder überprüft und den Bereichen „Öffentlicher Sektor“, „Privater Sektor“ und „Zivilgesellschaft“ zugeordnet.

Die Stakeholder der berlinovo Gruppe

Die berlinovo bindet unterschiedliche Interessen und Sichtweisen in die Planungsprozesse und bei der Bewirtschaftung von Wohnungsbeständen ein, um deren Akzeptanz und Qualität zu erhöhen. Partizipations- und Beteiligungsmöglichkeiten werden daher immer mehr in den Fokus gerückt. Die partizipative Vorbereitung von Bauvorhaben wird durch die berlinovo verstärkt und zum integrativen Bestandteil der Planung. Sie wird dabei jeweils projektindividuell und bedarfsgerecht angepasst. Dadurch wird gewährleistet, dass die Bauvorhaben grundlegend mitgetragen und erfolgreich umgesetzt werden können. Dafür gelten folgende Prinzipien der Beteiligung: Bei umstrittenen Bauvorhaben erfolgt eine städtebauliche und architektonische Qualifizierung mit Bebauungsvarianten, um die generelle Akzeptanz der Vorhaben zu erhöhen. Zugleich wird die berlinovo den Nutzen eines Bauvorhabens für das Quartier und die Nachbarschaft darstellen sowie die Einrichtung projektbegleitender Gremien mit Anwohnerinnen und Anwohnern und lokalen Akteuren anbieten.  

Weiterhin wird die Stärkung von Mitwirkungsmöglichkeiten in den Wohnanlagen durch Einsetzen von Mieterbeiräten angestrebt. Dazu wird im Jahr 2021 in einer Testphase in Marzahn-Hellersdorf im Kiez Spreeviertel der erste Mieterbeirat gewählt. Nach einer anschließenden Evaluation der Ergebnisse und Auswertung der Erfahrungen wird das Modell ggf. angepasst und soll dann auf möglichst viele Siedlungen ab 300 Wohnungen übertragen werden.

Insgesamt ist die Beteiligung von Anspruchsgruppen für uns wichtig, um bei unseren Projekten gute Lösungen zu erzielen. So führen wir beispielsweise Befragungen durch, wenn es um die Bedürfnisse und die Zufriedenheit spezieller Zielgruppensegmente geht:  

• 2015 haben wir im Rahmen eines Projektes mit der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin rund 8.500 Studenten an Berliner Hochschulen exemplarisch nach ihren Wohnpräferenzen befragt.
• 2016 haben wir in Zusammenarbeit mit dem unabhängigen Markt- und Meinungsforschungsinstitut forsa Firmenkunden und Apartmentmieter der berlinovo Apartment telefonisch und schriftlich befragt.
• 2017 wurde im Auftrag der berlinovo ein Marktbericht zum Thema „Wohnen für Ältere“ vom Institut Arbeit und Technik (IAT) der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen in Kooperation mit der InWIS Forschung & Beratung GmbH auf Grundlage einer repräsentativen Befragung erarbeitet, in dem über 65-Jährige zu ihren Wohnbedürfnissen befragt wurden.

Kundenorientierung und Service für unsere Mieterinnen und Mieter sind uns wichtige Anliegen. So gibt es neben unserem Mietermagazin FAIRBERLINER insgesamt sieben Servicecenter – sogenannte FAIRpoints – sowie eine Mieterhotline, die 24 Stunden am Tag erreichbar ist, auch an Sonn- und Feiertagen.  

Zudem spricht die berlinovo im Rahmen von Dialogveranstaltungen regelmäßig mit Vertretern aus Politik und Wirtschaft über aktuelle Herausforderungen der wachsenden Stadt im Bereich Wohnen. Bisher wurde über folgende Themen diskutiert:

• „Bausteine für eine wachsende Stadt – Infrastruktur für ein lebenswertes Berlin“
• „Bauen in Berlin: Muss Berlin in die Höhe wachsen?“ (Hochhäuser, Stadtentwicklung und Zukunft des Wohnens)
• „Herausforderungen für die Stadtentwicklung im demografischen Wandel: gut Leben und Wohnen im Alter in Berlin“
• „Berlin braucht mehr Mut zu kreativen Lösungen gegen die Wohnungsknappheit“
• „Smart City Berlin: nachhaltig Bauen und Leben“
• „Urbanes Wohnen – moderne Wohnkonzepte für die Zukunft“

Der Alltag in unserer Gesellschaft wird immer dynamischer. Dies hat auch Auswirkungen auf das Wohnen. Die Zunahme berufsbedingter Mobilität, eine steigende Anzahl von Familien mit mehreren Wohnsitzen, befristete Arbeitsverhältnisse und ein Anstieg von freiberuflich tätigen Arbeitnehmern führen dazu, dass die Nachfrage nach flexiblem Wohnraum, der temporär genutzt wird, stetig steigt. Auch das Nutzungsverhalten der Mieter und ihre Erwartungen an Services rund um das Wohnen verändert sich dadurch. Die berlinovo versteht sich als Denkschmiede, um auf die aktuellen Wohnungsfragen der Berliner und Berlinerinnen Antworten zu finden. Es geht darum, in einer schnell wachsenden Stadt bezahlbaren Wohnraum zu schaffen. Integrierte Nutzungskonzepte aus dem Segment Mikrowohnen mit altersgerechter Ausrichtung unter Einbindung weiterer Sozialnutzungen tragen der demografischen Prognose für das Wachstum der Stadt Rechnung und sind Teil einer Vielzahl von Lösungsansätzen.

Dabei behält die berlinovo stets auch die ökologischen und sozialen Auswirkungen ihrer Tätigkeit im Blick und wird diese im Rahmen eines systematischen Nachhaltigkeitsmanagements tiefergehend betrachten. Das neue CSR-Board des Unternehmens (siehe 5. "Verantwortung") wird diesen Prozess unterstützen. Derzeit werden Innovationen in internen Arbeitsgruppen und im Rahmen von Forschungsprojekten gesteuert. 


Technisch optimierter Prototyp (TOP)
Modulare, kleine Wohneinheiten – sogenanntes „Mikrowohnen“ – sind Lösungen, die zum Beispiel für Studierende bezahlbaren Wohnraum in der Stadt schaffen. Dabei werden bereits in der Nutzungs- und Erstellungsplanung spätere abweichende Wohnnutzungskonzepte wie altersgerechtes Wohnen berücksichtigt. Der technisch optimierte Prototyp (TOP) der berlinovo war nach nur acht Monaten Bauzeit im Sommer 2017 bezugsfertig. Vorgefertigte Bauteile sowie vorinstallierte Nasszellen und integrierte Küchen ermöglichten diese kurze Bauzeit. Bei diesem Projekt kam eine Holz-Beton-Hybridbauweise zum Einsatz: Die tragenden Außenwände und inneren Stützen sind in Holz umgesetzt, die Geschossdecken in Stahlbeton. In den Apartments sind die Oberflächen der Holzaußenwände auch innen sichtbar und sorgen für ein natürliches und warmes Raumgefühl. Nach diesem Prototyp haben wir das Konzept weiterentwickelt und besondere Herausforderungen dieser speziellen Bauweise weiter optimiert. Momentan ist ein zweites Objekt in der Umsetzungsphase.  

Forschung & Entwicklung
Derzeit arbeitet die berlinovo an weiteren Konzepten, um die Errichtung von Gebäuden effizienter zu gestalten. In einem gemeinsamen Projekt mit der TU-Berlin geht es beispielsweise um die Prozessoptimierung im Deckenbau. Modular vorgefertigte Decken ermöglichen eine witterungsunabhängige Montage, die auch von nicht spezialisiertem Personal direkt vor Ort durchgeführt werden kann. Neben den so entstehenden Kosten- und Zeitvorteilen wird auch der Bauprozess selbst optimiert und sorgt für eine geringere Belastung der Anrainer einer innerstädtischen Baustelle.  

Umweltgerechtes Bauen und Modernisieren
Neben Kosten- und Zeiteffizienzen fokussiert die berlinovo auch Umweltthemen. Unsere Holz-Hybrid-Bauwerke sind ein Schritt in eine ressourcenoptimierte Bauweise, die Recyclingaspekte berücksichtigt. Auch im Bereich der Sanierung von sogenannten Altlasten sind wir tätig. Im Zuge von Bestandsuntersuchungen der Immobilien im Zusammenhang mit geplanten Sanierungsmaßnahmen werden entsprechende Schadstoffgutachten beauftragt. Bei Feststellungen aus den entsprechenden Laboruntersuchungen erfolgt die Beseitigung im Rahmen der Sanierungsmaßnahmen. Zum Thema Asbest hat die berlinovo eine Asbeststrategie entwickelt. So sanieren wir z. B. je nach Vermietungssituation in einem 3-stufigen Modell asbesthaltige Böden in den Apartments und leisten so einen wichtigen Beitrag zur Asbeststrategie der Stadt Berlin.

Eine Sanierung erfolgt

1. bei Beschädigungen in bewohnten Apartments durch Umsetzung des Mieters
2. in Leerapartments bei Beschädigung
3. bei komplexen Sanierungsmaßnahmen unabhängig von Beschädigungen.

Eine Richtlinie zur baustofflichen Untersuchung, fachgerechten Sanierung und Entsorgung haben wir entwickelt.  

Digitalisierung
In allen gesellschaftlichen und ökonomischen Bereichen stellt die zunehmende Digitalisierung eine Herausforderung dar. Die berlinovo entwickelt derzeit in verschiedenen Bereichen Projekte dazu und baut eine Digitalisierungsstrategie auf. Im Bereich der bewirtschafteten Apartments ist dies beispielsweise ein laufender Prototyp im Bereich der Smart-Home-Automatisierung, der die ressourceneffiziente Steuerung von Licht und Wärme ermöglicht. Ein Ticketsystem zur Automatisierung von Mieteranfragen im Bereich Facility-Management befindet sich im Aufbau. Aber auch in unserem kaufmännischen Bereich erproben wir neue digitale Projekte, die zur Effizienzsteigerung beitragen.

Die GRI Sector Disclosures for Financial Services sind auf die Geschäftstätigkeit der berlinovo Gruppe nicht anwendbar, da sie als Immobiliendienstleisterin im Kerngeschäft Leistungen des Portfolio-, Asset- und Property-Managements erbringt. Der Immobilienbestand ist in 25 geschlossenen Immobilienfonds organisiert, von denen sich 22 im Mehrheitsbesitz der berlinovo GmbH befinden.